ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO Tesis presentada como requisito previo a la obtención del grado de: INGENIERO EN FINANZAS, CONTADOR PÚBLICO AUDITOR AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AUTOR: PEDRO MANUEL PALACIOS CALDERÓN Dr. Amaro Berrones Paguay Dr. Rodrigo Aguilera V M.B.A. Director Co Director i ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUDITOR DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD Pedro Manuel Palacios Calderón DECLARO QUE: El proyecto de grado denominado “AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan el pie de las páginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía. Consecuentemente este trabajo es mi autoría. En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance científico del proyecto de grado en mención. Sangolquí, Marzo del 2011 Pedro Manuel Palacios Calderón ii ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUDITOR CERTIFICADO Dr. Amaro Berrones Paguay Dr. Rodrigo Aguilera V. MBA. CERTIFICAN Que el trabajo titulado “AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, realizado por el Sr. Pedro Manuel Palacios Calderón ha sido guiado y revisado periódicamente y cumple normas estatuarias establecidas por la ESPE, en el Reglamento de Estudiantes de la Escuela Politécnica del Ejército. Debido a que la Auditoría de Gestión al departamento de capacitación sirve como modelo para posibles exámenes de auditorías se recomienda su publicación. El mencionado trabajo consta de dos documentos empastados y dos discos compacto el cual contiene los archivos en formato portátil de Acrobat (pdf). Autorizan al Sr. Pedro Manuel Palacios Calderón que lo entregue a Ec. Juan Lara, en su calidad de Director de la Carrera. Sangolquí, Marzo del 2011 Dr. Amaro Berrones Paguay Dr. Rodrigo Aguilera V. MBA. DIRECTOR CODIRECTOR iii ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUDITOR AUTORIZACIÓN Yo, Pedro Manuel Palacios Calderón Autorizo a la Escuela Politécnica del Ejército la publicación, en la biblioteca virtual de la Institución del trabajo “AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, cuyo contenido, ideas y criterios son de mi exclusiva responsabilidad y autoría. Sangolquí, Marzo del 2011 _____________________________ Pedro Manuel Palacios Calderón iv DEDICATORIA A Dios quien con su bendición me ha guiado para ser un hombre de bien. A los padres de mis padres quienes dieron vida a dos seres maravillosos quienes me regalaron la dicha de vivir y me han apoyado incondicionalmente en el trascurso de mi vida. A mi hermana quien me ha dado las fuerzas para cumplir todos mis objetivos. A mi tía, mi segunda madre, mi ejemplo de constancia y lucha constante. A mis amigos y amigas quienes se convirtieron en mis hermanos al convivir día a día en mí querida Universidad. v AGRADECIMIENTO A mis padres, hermana y tía quienes con su cariño y su lucha diaria me han apoyado en la consecución de mis sueños. A todas las personas que de una u otra manera han permitido que este objetivo se haga realidad, un agradecimiento especial a mis docentes quienes han sido una guía importante para mi formación como profesional. ÍNDICE RESUMEN vi SUMMARY x PRESENTACIÓN xii INTRODUCCIÓN xiii CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES 1 1.1 ANTECEDENTES 1 1.1.1 Base legal 1 1.1.2 Objetivos de la Empresa 2 1.1.2.1 Objetivo general 2 1.1.2.2 Objetivos específicos 2 1.2 CORPORACIÓN FUNDECCO 3 1.2.1 Reseña Histórica 3 1.2.2 Organigramas 5 1.2.2.1 Organigrama Estructural 5 1.2.2.2 Organigrama Funcional 7 1.2.2.3 Organigrama de Personal 14 CAPÍTULO 2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 16 2.1 Misión 16 2.2 Visión 16 2.3. OBJETIVOS DE LAS ÁREAS 17 2.3.1. Planeación general 17 2.3.2. Selección de Personal 17 2.3.3. Capacitación y Desarrollo 17 2.4 Políticas 17 2.4.1. Conductas disciplinarias 18 2.4.2. Selección de personal 18 2.4.3. Presupuesto 18 2.4.4. Con los clientes 19 2.5 Estrategias 19 2.5.1. Estrategia de fidelización y ampliación de mercado. 19 2.5.1.1. Brindar un buen servicio al cliente 19 2.5.1.2. Mantener contacto con el cliente 20 2.5.1.3. Visitas a clientes 20 2.5.1.4. Publicaciones de prensa 20 2.5.2. Estrategia de crecimiento institucional y armonía con el medio ambiente. 21 2.5.2.1. Capacitación del personal 21 2.5.2.2. Armonía ambiental 21 2.6 Principios y Valores 21 2.6.1 Principios 21 2.6.2. Valores 22 CAPÍTULO 3 ANÁLISIS SITUACIONAL 24 3.1 ANÁLISIS EXTERNO 24 3.1.1. Influencias macroeconómicas 24 3.1.1.1. Factor político 24 3.1.1.2. Factor Económico 27 3.1.1.2.1. Tasa de inflación 27 3.1.1.2.2. Desempleo 30 3.1.1.3. Factor Social 33 3.1.1.4. Factor Tecnológico 34 3.1.1.5. Factor Legal 35 3.1.1.6. Cliente 36 3.1.2. Influencias microambientales 37 3.1.2.1. Proveedores 37 3.1.2.2. Competencia 39 3.1.2.3 Precios 42 3.2 ANÁLISIS INTERNO 3.2.1. Descripción de los procesos del Departamento de Capacitación 44 3.2.1.1. Departamento de capacitación 44 3.2.1.2. Planeación general 45 3.2.1.3 Selección del personal 46 3.2.1.4. Capacitación y desarrollo 47 3.2.1.5. Análisis FODA 48 CAPÍTULO 4 AUDITORÍA DE GESTIÓN 50 4.1. LA AUDITORÍA DE GESTIÓN 50 4.1.1. Introducción y evolución de la Auditoría 50 4.1.1.1. Introducción 50 4.1.1.2. Evolución de la Auditoría 50 4.1.2. Clases de Auditoría 53 4.1.3. Definiciones 57 4.1.4. Propósito y objetivos 58 4.1.4.1. Propósito 58 4.1.4.2. Objetivos 59 4.1.4.2.1. Generales 59 4.1.4.2.2. Específicos 60 4.1.5. Características 61 4.1.6. Alcance 61 4.1.7. Enfoque integral de la Auditoría de Gestión 61 4.1.8. Similitudes y diferencias con otras Auditorias 63 4.1.9. Código de ética 68 4.2. Herramientas de la Auditoría de Gestión 92 4.2.1. Equipo multidisciplinario 92 4.2.2. Control interno 93 4.2.2.1. Clases de control interno 94 4.2.3. Herramientas para evaluar el Control Interno 95 4.2.3.1. Cédulas narrativas 95 4.2.3.2. Cuestionario 97 4.2.3.3. Flujogramas 98 4.2.3.4. Matrices 101 4.2.3.5. Combinación de métodos 102 4.2.3.6. Ventajas y desventajas de la aplicación de herramientas de evaluación del Control Interno. 103 4.2.3.7. Tipo de riesgo 105 4.2.3.8. Matriz de riesgos 107 4.2.4. COSO ERM 110 4.2.4.1. Antecedentes 110 4.2.4.2. Definición 111 4.2.4.3. Objetivos 112 4.2.4.4. Responsables 114 4.2.4.5. Componentes 115 4.2.4.5.1. Entorno Interno 115 4.2.4.5.2. Definición de Objetivos 115 4.2.4.5.3. Identificación de Eventos 115 4.2.4.5.4. Valoración de Riesgos 116 4.2.4.5.5. Respuesta al Riesgo 116 4.2.4.5.6. Actividades de Control 116 4.2.4.5.7. Información y Comunicación 117 4.2.4.5.8. Monitoreo 117 4.2.5. Muestreo de la Auditoría de Gestión 117 4.2.5.1. Definición 117 4.2.5.2. Clases de muestreo 118 4.2.5.3. El riesgo de muestreo 118 4.2.5.4. El proceso de muestreo en la auditoría de gestión 119 4.2.5.4.1. Determinación de los objetivos 119 4.2.5.4.2. Determinación del universo y de la unidad de muestreo 119 4.2.5.4.3. Determinación del tamaño de la muestra 120 4.2.6. La Evidencia 121 4.2.6.1 Definición 121 4.2.6.2. Elementos de la evidencia 122 4.2.6.2.1. Evidencia suficiente 122 4.2.6.2.2. Evidencia relevante 122 4.2.6.2.3. Evidencia competente 122 4.2.6.2.4. Evidencia pertinente 123 4.2.6.3. Clases de evidencia 123 4.2.6.4. Niveles de confiabilidad 124 4.2.7. Pruebas de auditoría 4.2.7.1. Pruebas de cumplimiento 124 4.2.7.2. Pruebas sustantivas 125 4.2.8. Hallazgos en auditoría 125 4.2.8.1. Fundamentos 126 4.2.8.2. Observaciones de auditoría 126 4.2.8.3. Causas que originan las observaciones 127 4.2.8.4. Atributos 128 4.2.8.5.1. Condición 128 4.2.8.5.2. Criterio 129 4.2.8.5.3. Causa 129 4.2.8.5.4. Efecto 129 4.2.9. Técnicas de auditoría 4.2.9.1. Técnica de verificación ocular 129 4.2.9.2. Técnica de verificación verbal 130 4.2.9.3. Técnica de verificación escrita 131 4.2.9.4. Técnica de verificación documental 132 4.2.9.5. Técnica de verificación física 133 4.2.10. Papeles de Trabajo 133 4.2.10.1. Generalidades 133 4.2.10.2. Definición 133 4.2.10.3. Características 134 4.2.10.4. Objetivos 135 4.2.10.5. Aspectos básicos para la elaboración de papeles de trabajo. 136 4.2.10.6. Partes de los papeles de trabajo 138 4.2.10.7. Custodia y archivo 141 4.2.10.7.1. Clasificación del archivo 143 4.2.10.7.2. Estructura y contenido del archivo permanente 143 4.2.10.7.3. Estructura y contenido del archivo de planificación 145 4.2.10.7.4. Estructura y contenido del archivo corriente 146 4.2.10.8. Marcas de auditoría 147 4.2.10.9. Referencia cruzada 148 4.2.10.10. Índices 149 4.2.11. Parámetros e indicadores de gestión 150 4.2.11.1. Indicadores como instrumento de control de gestión 150 4.2.11.2. Uso de indicadores en Auditoría de Gestión 151 4.2.11.3. Clasificación de los indicadores de Gestión 151 4.2.11.4. Construcción de indicadores de Gestión 152 4.2.11.5. Parámetros e indicadores de gestión, de general utilización 153 4.2.11.6. Parte de un indicador 160 4.2.11.7. Los indicadores financieros 161 4.2.11.8. Diferencias y similitudes de los indicadores de gestión frente a los financieros 167 4.3. Metodología de la ejecución de la Auditoría de Gestión 168 4.3.1. Flujo del Proceso de la Auditoría de Gestión 168 4.3.2. Fases del Proceso de la Auditoría de Gestión 169 4.3.2.1. FASE I: Conocimiento preliminar 169 4.3.2.1.1. Objetivos 169 4.3.2.1.2. Actividades 169 4.3.2.1.3. Productos 170 4.3.2.1.4. Flujo de actividades 171 4.2.2.1.5. Formatos y modelos de aplicación 172 4.3.2.2. FASE II: Planificación 173 4.3.2.2.1. Generalidades 173 4.3.2.2.2. Objetivos 173 4.3.2.2.3. Actividades 173 4.3.2.2.4. Productos 175 4.2.2.2.5. Flujo de actividades 175 4.2.2.2.6. Formatos y modelos de aplicación 176 4.3.2.3. FASE III: Ejecución 179 4.3.2.3.1. Objetivos 179 4.3.2.3.2. Actividades 180 4.3.2.3.3. Productos 180 4.3.2.3.4. Flujo de actividades 181 4.2.2.3.5. Formatos y modelos de aplicación 182 4.3.2.4. FASE VI: Comunicación de resultados 186 4.3.2.4.1. Generalidades 186 4.3.2.4.1.1. Comunicación al inicio de la auditoría 186 4.3.2.4.1.2. Comunicación en el transcurso de la auditoría 187 4.3.2.4.1.3. Comunicación al término de la auditoría 189 4.3.2.4.1.4. Convocatoria a la conferencia final 190 4.3.2.4.1.5. Acta de conferencia final 190 4.3.2.4.1.6. Emisión del informe 191 4.3.2.4.2. Objetivos 191 4.3.2.4.3. Producto 191 4.3.2.4.4. Flujo de actividades 192 4.3.2.4.5. El informe de auditoría de gestión 193 4.3.2.4.5.1. Definición 193 4.3.2.4.5.2. Estructura del informe 193 4.3.2.4.5.3. Requisitos y cualidades del informe 195 4.3.2.4.5.5. Comentarios, conclusiones y recomendaciones 200 4.3.2.5. FASE V: Monitoreo 204 4.3.2.5.1. Objetivos 204 4.3.2.5.2. Actividades 204 4.3.2.5.3. Productos 204 4.3.2.5.4. Flujo de actividades 205 4.3.2.5.5. Productos 205 CAPÍTULO 5 EJERCICIO PRACTICO 207 CAPÍTULO 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 297 BIBLIOGRAFÍA 299 ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS TABLAS Tabla No. 1 Cuadro de socios 2 Tabla No. 2 Inflación 28 Tabla No. 3 Desempleo 31 Tabla No. 4 Competencias por Áreas 37 Tabla No. 5 Incidencia en el mercado 40 Tabla No. 6 Clientes por sector 42 Tabla No. 7 Análisis FODA 49 GRÁFICOS Gráfico No. 1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO 6 Gráfico No. 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO 8 Gráfico No. 3 ORGANIGRAMA PERSONAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO 15 Gráfico No. 4 EVOLUCIÓN DE LA INFLACIÓN 29 Gráfico No. 5 EVOLUCIÓN DEL DESEMPLEO 32 Gráfico No. 6 INCIDENCIA DE EL MERCADO 41 Gráfico No. 7 CLIENTES POR SECTOR 43 Gráfico No. 8 CUBO ERM 111 vi RESUMEN Corporación Fundecco es una organización sin fines del lucro que ofrece una completa gama de cursos de capacitación orientada hacia diversas áreas del conocimiento, satisfaciendo así las necesidades de sus clientes en capacitación y asesoría en los más variados temas así como el desarrollo en proyectos productivos; cuenta con amplia experiencia en el asesoramiento para la adaptación e implementación de las más importantes herramientas administrativas para el desarrollo institucional, siempre en base a los requerimientos y situación específica de cada uno de sus clientes. Corporación Fundecco atiende las necesidades tanto de instituciones públicas como privadas pertenecientes a la pequeña, mediana y gran industria de todos los sectores productivos de nuestro país. Está comprometida con la satisfacción de las necesidades de sus clientes y su consecuente progreso a través del enorme potencial que representan los empresarios y trabajadores debidamente capacitados. Corporación Fundecco es un Centro de Capacitación acreditado por el Centro Nacional de Capacitación y Formación Profesional y trabaja en conjunto con esta entidad para ofrecer atractivos planes de financiamiento. Actualmente en el mundo la capacitación es el motor fundamental en las organizaciones, esto determinará el éxito organizacional de las mismas, en el Ecuador son mas empresas las que desean capacitar al personal para llegar a ser más competitivas; brindar capacitación no es un gasto sino una inversión, porque vii otorga a los participes nuevas habilidades para el correcto desempeño de sus funciones, es por esto que en un mercado competitivo la capacitación engrandece a las organizaciones, reduce costos, inyecta conocimientos frescos para el cumplimiento de los fines organizacionales; las organizaciones exitosas brindan capacitación continua que ayuda a evitar obsolescencia en el conocimiento, gracias a esto las empresas reducen costos, optimizan recursos, son más eficientes y eficaces, y contribuyen al progreso del país. La presente Auditoría de Gestión al Proceso de Capacitación de la Corporación Fundecco se embarcará en tres áreas claves de la empresa: Planificación General, Selección de Personal y Capacitación y Desarrollo. Se iniciará el primer capítulo, con una breve descripción de los aspectos generales y antecedentes de la empresa, en lo que se enmarcará básicamente aspectos legales, historia y organigramas. Posteriormente en el segundo capítulo, se hablará del Direccionamiento Estratégico de la empresa. Fundamentalmente, se describirá la misión, visión, políticas y estrategias de la organización, entre otros aspectos. El análisis externo de las influencias macroeconómicas que afectan positiva o negativamente a la capacitación así como el análisis interno de las influencias microeconómicas relacionadas con la empresa y su impacto en la gestión del proceso de capacitación se detallará en el tercer capítulo. El amplio marco conceptual de la Auditoría de Gestión se aprecia en el capítulo cuarto. Las cinco fases de la auditoría de gestión comenzado por el conocimiento viii preliminar, la planificación estratégica, la ejecución, la comunicación de resultados y el monitoreo son fundamentadas sobre un extenso marco teórico que deja ampliamente definido el proceso para llevar adelante una auditoría de calidad. La Corporación Fundecco ha sido sujeta de la correspondiente auditoría de gestión; caso práctico que se puede apreciar en el quinto capítulo de la presente tesis. Se enlaza formalmente las cinco fases de la auditoria; producto de la aplicación de las cinco mencionadas fases, se han obtenido los hallazgos que fueron debidamente analizados y comunicados por en el Informe de Auditoría, el cual agrega conclusiones y recomendaciones que permitan una adecuada toma de decisiones por parte de la Administración con el objetivo de mejorar la gestión de la Empresa. Finalmente el capítulo sexto contiene conclusiones y recomendaciones generales de la tesis; teniendo énfasis en el aporte generoso de información por parte de la Corporación para llevar a buen término la auditoría de gestión al proceso de capacitación. Al finalizar el examen de Auditoría dispuesto al proceso de Proceso de Capacitación de la Corporación Fundecco se comprobó que la misma cuenta con un control interno aceptable para cada Área, a pesar de esto se determinaron ciertas falencias que generan desperdicios y pérdidas económicas las cuales una vez establecidas y analizadas por el equipo de Auditoría se procedió a establecer sus causas y efectos en el proceso, recomendando acciones a tomar para el mejoramiento y minimización de riesgos que afecten a su eficiente desempeño. ix SUMMARY Fundecco corporation is an organization without aims of the profit that offers one complete range of advanced training courses oriented towards diverse areas of the knowledge, satisfying therefore the necessities with its clients in qualification and consultant's office in the most varied subjects as well as the development in productive projects; it counts on ample experience in the advising for the adaptation and implementation of the most important administrative tools for the institutional development, always on the basis of the requirements and specific situation of each one of its clients. Fundecco Corporation takes care of the necessities of public institutions as much as deprived pertaining to small, the medium and great industry of all the productive sectors of our country. It is it jeopardize with the satisfaction of the necessities of its clients and their consequent progress through enormous potential who represent the industralists and workers properly enabled. Fundecco corporation is a Center of Qualification credited by the National Center of Qualification and Professional Formation and works altogether with this organization to offer attractive plans of financing. At the moment in the world the qualification is the fundamental motor in the organizations, this will determine the organizational success of the same ones, in Ecuador are but companies those that wish to enable the personnel to get to be more competitive; to offer qualification is not a cost but an investment, because it grants to you participate new abilities to them for the correct performance of his functions, is by which in a competitive market the qualification help to the organizations, reduces costs, injects fresh knowledge for the fulfillment of the organizational aims; the successful organizations offer continuous qualification that helps to avoid obsolescence in the x knowledge, thanks to this the companies reduce costs, optimize resources, they are more efficient and effective, and contribute to the progress of the country. The present Audit of Management to the Process of Qualification of the Fundecco Corporation will embark in three key areas of the company: General planning, Selection of Personnel and Qualification and Development. The first chapter will begin, with a brief description of the general and antecedent aspects of the company, in which it will basically frame legal aspects, history and organizational charts. Later in the second chapter, it will be spoken of the Strategic Address of the company. Fundamentally, one will describe the mission, vision, policies and strategies of the organization, among other aspects. The external analysis of the macroeconomic influences that affect positive or negatively to the qualification as well as the internal analysis of the microeconomic influences related to the company and its impact in the management of the qualification process will be detailed in the third chapter. The ample conceptual frame of the Audit of Management is appraised in the chapter fourth. The five phases of the audit of management begun by the preliminary knowledge, the strategic planning, the execution, the communication of results and the supervised are based on an extensive theoretical frame that leaves defined the process widely to take ahead a quality audit. xi The Fundecco Corporation has been subject of the corresponding audit of management; practical case that it is possible to be appreciated in the fifth chapter of the present thesis. One formally connects the five phases of the audit; product of the application of the five mentioned phases, the findings have been obtained that properly were analyzed and communicated by in the Report of Audit, which adds conclusions and recommendations that allow a suitable decision making on the part of the Administration with the objective to improve the management of the Company. Finally the chapter sixth contains conclusions and general recommendations of the thesis; having emphasis in the generous contribution of information on the part of the Corporation to take good xii TEMA: AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DE LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO CAPACITACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO. PRESENTACIÓN Actualmente en el mundo la capacitación es el motor fundamental en las organizaciones, esto determinará el éxito organizacional de las mismas, en el Ecuador son mas empresas las que desean capacitar al personal para llegar a ser más competitivas; brindar capacitación no es un gasto sino una inversión, porque otorga a los participes nuevas habilidades para el correcto desempeño de sus funciones, es por esto que en un mercado competitivo la capacitación engrandece a las organizaciones, reduce costos, inyecta conocimientos frescos para el cumplimiento de los fines organizacionales Las organizaciones exitosas brindan capacitación continua que ayuda a evitar obsolescencia en el conocimiento, gracias a esto las empresas reducen costos, optimizan recursos, son más eficientes y eficaces, y contribuyen al progreso del país. Para la Corporación Fundecco que su objetivo es capacitar con calidad es de suma importancia determinar la eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética del Departamento de Capacitación mediante una Auditoría de Gestión, esto permitirá alcanzar los objetivos diseñados por la Gerencia General. xiii INTRODUCCIÓN La presente Auditoría de Gestión al Proceso de Capacitación de la Corporación Fundecco se embarcará en tres áreas claves de la empresa: Planificación General, Selección de Personal y Capacitación y Desarrollo. Se iniciará el 1 capítulo, con una breve descripción de los aspectos generales y antecedentes de la empresa, en lo que se enmarcará básicamente aspectos legales, historia y organigramas. En el 2 capítulo, se hablará del Direccionamiento Estratégico de la empresa. Fundamentalmente, se describirá la misión, visión, políticas y estrategias de la organización, entre otros aspectos. En el capítulo 3, se realizará un análisis externo de las influencias macroeconómicas que afectan positiva o negativamente en la producción de leche, así como el análisis interno de las influencias microeconómicas relacionadas con la empresa y su impacto en la gestión del proceso de capacitación. La Auditoría de Gestión comienza su desarrollo en el capítulo 4, con un conocimiento conceptual de la Auditoría y de sus fases: Planificación, Ejecución y Conclusión. En cada fase, se explicará definiciones, herramientas, técnicas y procedimientos de auditoría necesarios dentro del examen. xiv Posteriormente, en el capítulo 5 se aplicará la Auditoría de Gestión a los Procesos de Capacitación de la Corporación Fundecco, mediante el examen de Auditoría a cada área, adquiriendo hallazgos que serán debidamente analizados y comunicados por medio del Informe de Auditoría, en el cual se establecerán conclusiones y recomendaciones que permitan mejorar la gestión de la Empresa. El capítulo 6, contiene conclusiones y recomendaciones generales para el Proceso de Capacitación; estas tienen como objetivo principal ayudar a tomar decisiones de acción oportunas que colaboren en la toma de decisiones y mejora continua. 1 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. ANTECEDENTES Corporación Fundecco fue creada el 2 de septiembre de 2005 mediante Acuerdo Ministerial 18-354 emitido por el Ministerio de Industrialización y Competitividad, empezando con un Capital de US$ 5,000.00, teniendo en su nomina a dos colaboradores y tres socios; en la actualidad Corporación Fundecco ha tenido un crecimiento alentador como se observa en el personal de nómina, el cual se ha incrementado desde el 2005 hasta la actualidad de dos a veinte y siete colaboradores, siendo esto muy alentador para las aspiraciones de la Corporación Fundecco. Su actual representante legal es Doctor Leonardo Palacios Riera, la Corporación Fundecco está ubicada en las calles Orbigny 121 y Av. Atahualpa. Para la Corporación Fundecco Auditoría de Gestión aplicada a los procesos Administrativos del Departamento de Capacitación es de suma importancia para mejorar la eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética de las operaciones del área mencionada. 1.1.1. Base legal Mediante Acuerdo Ministerial 18-354 emitido por el Ministerio de Industrialización y Competitividad se constituye la Corporación Fundecco domiciliada en el cantón Quito, provincia de Pichincha, como persona jurídica de derecho privado, sin fines de lucro, con patrimonio propio, duración indefinida y número de socios limitados, la cual se manejará por su Estatuto, Reglamento interno, el Reglamento para la Aprobación de 2 Estatutos, Reformas y Codificaciones previstos en el Código Civil y en las Leyes Especiales, y de ley de Mediación y Arbitraje. 1 La Corporación Fundecco presenta el siguiente cuadro de socios: TABLA No.1 CUADRO DE SOCIOS NOMBRE DEL SOCIO APORTE PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN Leonardo Palacios Riera US$ 3,000,00 60% Marcelo Palacios Vásconez US$ 1.000,00 20% Alexis Noboa US$ 1.000,00 20% TOTAL US$ 4.000,00 100% Elaborado por: Pedro Palacios C. Fuente: Corporación Fundecco 1.1.2. Objetivos de la empresa 1.1.2.1. Objetivo general Contribuir al desarrollo del sector empresarial del Ecuador brindando capacitación para conseguir el progreso de nuestro país. 1.1.2.2. Objetivos específicos a) Contribuir a la búsqueda de la solución a los problemas socio- económicos de los empresarios del País, capacitando y organizando al Sector Formal e Informal, con el fin de tener nuevas fuentes de desarrollo e ingreso; 1 Estatuto de Corporación Fundecco 3 b) Trabajar en la capacitación, educación y tecnificación de las personas que tienen empresas y fomentar a la creación de estas las que no las tienen; c) Incentivar la actividad de las denominadas empresas de producción de manufacturas de comercio o de servicios tanto a nivel del sector público urbano como rural, ayudándoles en su capacitación en temas relacionados con su desarrollo productivo, para un mejor manejo operacional e incrementar su productividad; además ayudar a las personas discapacitadas, asociaciones juveniles y de cualquier índole en la organización de empresas; d) Diseñar y ejecutar proyectos de desarrollo social para elevar el nivel de vida de los empresarios para ampliar su campo de acción y acogerse a lo que dispone la Constitución en vigencia; y, e) Se propenderá en la colaboración y capacitación para la creación de nuevas empresas para combatir el desempleo, dando prioridad a las iniciativas de las comunidades que busquen en la asociatividad un medio de resurgimiento económico social de toda actividad productiva y de todo desarrollo lícito en el país que ayude a mejorar los ingresos y el adelanto del país. 1.2. CORPORACIÓN FUNDECCO 1.2.1. Reseña histórica El sueño de un joven emprendedor nace el 2 de mayo del 2005, tras asistir a una conferencia sobre administración la cual no cumple con las expectativas planteadas, tras esto nace la firme convicción de crear una 4 empresa que ayude al progreso del país, dando empleo a profesionales y brindando servicios de capacitación a las empresas del Ecuador. La Corporación Fundecco empieza su organización como tal en el hogar de Leonardo Palacios, siendo esta su oficina durante un mes, mientras se realizó los trámites para su funcionamiento. Sus primeros clientes fueron la Junta de Defensa del Artesano y la Corporación para las Importaciones y Exportaciones; teniendo como objetivos cinco estudios de mercado orientados a mejorar la manera los procesos productivos del tallado de madera, la elaboración de sombreros de paja toquilla, la confección de zapatos, joyería y modistería, para lo cual viajaron por las provincias de Manabí, Cañar, Azuay e Imbabura; siendo este un tema nuevo para la Corporación realizaron se capacitaron para comprender los procesos productivos mencionados; no todas la capacitaciones las encontraron en libros, la gran mayoría necesitaron una experiencia in situ para comprender los procesos que conlleva cada tema. Tras estos primeros clientes, comienza el crecimiento de la Corporación Fundecco, ganando firmeza en el mercado con otros clientes como la SENACYT, la cual a es un organismo del Estado que dirige y coordina el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología, Innovación y Saberes Ancestrales, este organismo apoya el desarrollo socioeconómico de las regiones, de acuerdo con sus necesidades y potencialidades. Así empieza el crecimiento de la Corporación Fundecco, consolidándose en el mercado con servicios de calidad, acreditándose con el Consejo Nacional de Capacitación y Formación Profesional para poder brindar capacitación a empresas quienes aportan a la seguridad social del país y finalmente con Acuerdo Ministerial 18-354 emitido por el Ministerio de Industrialización y Competitividad se constituye legalmente la Corporación Fundecco. 5 1.2.2. Organigramas Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. 1.2.2.1. Organigrama estructural Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas. A continuación el organigrama estructural vigente: 6 GRÁFICO No.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco DIRECTORIO DIRECTOR EJECUTIVO ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD ASISTENTE DE DIRECCIÓN CAPACITACIÓN PLANEACIÓN GENERAL SELECCIÓN DE PERSONAL CAPACITACIÓN Y DESARROLLO INFORMÁTICA TECNOLOGÍA INFORMATICA 7 1.2.2.2. Organigrama funcional Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades. 8 GRÁFICO No.2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco DIRECTORIO 1. -Cumplir y hacer cumplir la normartiva de la Corporaciòn. -Conocer y resolver los asuntos de la Corporación. DIRECTOR EJECUTIVO 2. -Representar judiacial y extrajudiacialmente a la - Corporación. -Autorizar gastos del presupuesto ADMINISTRACIÓN 3. -Preveer, controlar las actividades. -Control sobre los suministro de oficina y materiales. CONTABILIDAD 3.1 -Manejo de todo el proceso contable. -Elaboraciòn de cheques. ASISTENTE DE DIRECCIÓN 3.2 -Realizar tele mercadeo. -Evaluar desempeño de capacitadores. CAPACITACIÓN 4. -Autorizar al personal adecuado para la capacitación. -Planificar tiempos de cada capacitación. PLANEACIÓN GENERAL 4.1 -Revisar todo lo referente a la capacitación. -Preparar equipos y materiales. SELECCIÓN DE PERSONAL 4.2 -Analizar el perfil solicitado. -Preseleccionar a los posibles candidattos. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO 4.3 -Desarrollar el material por emplear en el curso. -Vincular temas afines como valor agregado para los cliente. INFORMÁTICA 5. -Actualización de equipos. -Instalación de redes y sistemas de información. TECNOLOGÍA INFORMATICA 5.1 -Instalación de software. -Mantenimiento de ordenadores. 9 1. DIRECTORIO  Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, los reglamentos de la Corporación y las resoluciones de la Asamblea;  Conocer y resolver todos los asuntos relativos a la Corporación, particularmente los aspectos técnicos, académicos, administrativos y económicos, previstos en el Estatuto y reglamentos;  Supervisar la ejecución del plan general de actividades y del presupuesto;  Dirigir, administrar y evaluar a la Corporación Fundecco;  Aprobar el presupuesto de la Corporación Fundecco;  Evaluar proyectos para la mejora y crecimiento de la Corporación;  Evaluar el ambiente organizacional, capacitación del personal y desempeño; y,  Promover programas de apoyo y cooperación entre las diferentes instituciones públicas y privadas necesarios para la realización de sus fines sociales. 2. DIRECTOR EJECUTIVO  Representar judicial y extrajudicial a la Corporación;  Presentar anualmente al directorio el presupuesto;  Administrar la Corporación;  Autorizar gastos del presupuesto aprobado y por el monto que señale el mismo;  Gestionar la obtención de recursos para la Corporación;  Aprobación de requerimientos de suministros de oficina para la Corporación; 10  Presentar informes administrativos, técnicos y financieros al directorio;  Presentar a consideración del directorio programas y acuerdos de la Corporación; y,  Actuar como secretario del directorio. 3. ADMINISTRACIÓN  Prever, controlar y dirigir las actividades planificadas de la organización;  Ejecutar las actividades planeadas respetando tiempos de entrega;  Recibir y analizar los informes emitidos por el Departamento de Contabilidad;  Mantener un control sobre los suministros de oficina y materiales;  Recepción de requerimientos de materiales para los departamentos de la Corporación Fundecco; y,  Revisar y autorizar cheques. 3.1. CONTABILIDAD  Recibir documentos para pagos;  Revisar trámite correspondientes para los pagos respectivos;  Hacer cumplir el presupuesto aprobado por el Directorio;  Registrar las transacciones en sistemas contable;  Elaborar cheque y/o nota de depósito;  Pagar a los proveedores;  Receptar y verificar documentación contable; 11  Realizar ajustes contables;  Actualizar las cuentas bancarias, realizar cruce de información bancaria con información en libros;  Elaborar estados financieros;  Respaldar estados financieros; y,  Elaborar el presupuesto de la capacitación por dictar. 3.2. ASISTENTE DE DIRECCIÓN  Visitar a potenciales clientes y exponer los servicios de Corporación;  Realizar tele mercadeo a los clientes;  Realizar seguimiento de los cursos otorgados a los clientes;  Asistir a los cursos de capacitación para observar el cumplimiento de los mismos;  Evaluar el desempeño de los capacitadores; y.  Elaborar informes de desempeño y objetivos logrados. 4. CAPACITACIÓN  Analizar y autorizar la planificación de la capacitación por dictar;  Autorizar al personal adecuado acorde a los requerimientos de la capacitación;  Planificar los tiempos máximos de cada capacitación;  Dar seguimiento al personal que está dictando el curso; y,  Revisar y evaluar los informes del departamento de capacitación y desarrollo. 12 4.1. PLANEACIÓN DE GENERAL  Revisar todo lo referente a la capacitación solicitada;  Realizar la planificación preliminar de capacitación por realizar, tomando en cuenta tiempos estimados, materiales, disponibilidad del cliente, lugar donde se realizara la capacitación, número de asistentes a la capacitación, dinámicas, refrigerios;  Alistar los equipos y materiales para los cursos por dictar; y,  Realizar un perfil del personal a dictar el curso dependiendo de la naturaleza del mismo. 4.2. SELECCIÓN DEL PERSONAL  Analizar el perfil solicitado;  Observar la disponibilidad del personal;  Preseleccionar a los posibles candidatos a dictar el curso;  Brindar una pequeña inducción del curso a dictar a los preseleccionados;  Realizar una retroalimentación de la inducción del curso programado; y,  Seleccionar al personal que se adapte al perfil solicitado en la planificación general. 13 4.3. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO  Revisar y planificar detalladamente la capacitación por dictar;  Investigar y revisar los temas del curso encomendado;  Definir la metodología de aprendizaje para la correspondiente capacitación;  Desarrollar el material por emplear en el curso;  Ajustar tiempos estimados con los planificados en la planificación general;  Vincular temas afines como valor agregado para los clientes;  Desarrollar dinámicas que ayuden al aprendizaje e integren a los participes;  Realizar evaluaciones a los asistentes al curso; y,  Realizar informes del progreso de los cursos dictados. 5. INFORMÁTICA  Actualizar las maquinas cada vez que sea necesario;  Revisar el estado de las maquinas antes de entregar a los capacitadores;  Instalación de redes y sistemas de información; y,  Capacitación sobre nuevo software. 5.1. TECNOLOGÍA INFORMÁTICA  Instalar el nuevos software;  Dar capacitación de nuevos software;  Instalación de nuevo hardware; y,  Mantenimiento de los ordenadores. 14 1.2.2.3. Organigrama personal Ofrece mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. 15 GRÁFICO No.3 ORGANIGRAMA PERSONAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco DIRECTORIO Dr. Leonardo Palacios Abo. Alexis Noboa Ing.Marcelo Palacios DIRECTOR EJECUTIVO Dr. Leonardo Palacios ADMINISTRACIÓN Ing. Valeria Pazmiño CONTABILIDAD Lic. Lorena Mafla ASISTENTE DE DIRECCIÓN Carla Castello CAPACITACIÓN Lic.José Ponce PLANEACIÓN GENERAL Ing. Carlos Gómez SELECCIÓN DE PERSONAL Sergio Herrera CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Dr. Andres Sanchez INFORMÁTICA Ing. Luis Vallejo TECNOLOGÍA INFORMATICA Ing. Luis Vallejo 16 CAPITULO II DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 2.1. MISIÓN Misión es la razón de ser de la empresa, a lo que se dedica, lo que hace, a quien sirve su funcionamiento. La misión nos brinda el concepto genérico del producto que vende. 2.2. VISIÓN Visión es lo que la empresa espera ser en un futuro, hacia donde ella quiere llegar. La visión se alimente de las metas y logros planteados por la organización. “Capacitar de manera profesional al sector formal e informal del Ecuador, para responder a las necesidades laborales de nuestros clientes, utilizando técnicas y tecnología actualizada que satisfaga sus expectativas, con valores morales, éticos y cívicos para ser elementos de cambio de la sociedad ecuatoriana”. “Consolidarnos como líderes en la capacitación del país, con el mayor número de participantes a diciembre de 2013”. 17 2.3. OBJETIVOS DE LAS ÁREAS Los objetivos de las áreas permiten enfocar la finalidad que deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos. 2.3.1. Planeación general  Observar si los procesos referentes a la planificación de la Corporación Fundecco son los indicados, para cumplir con los objetivos, tiempos y metas establecidas de una manera eficaz y eficiente. 2.3.2. Selección de Personal  Determinar si la selección del personal es el adecuado, siendo estos capacitadores aptos para cumplir con las capacitaciones contratadas. 2.3.3. Capacitación y Desarrollo  Determinar si el proceso de capacitación cumple eficaz, eficiente y económicamente con los cursos dictados por de la Corporación Fundecco hacia sus clientes. 2.4. POLÍTICAS Las políticas son las vías para hacer operativa la una estrategia; estas se aplican a través de los niveles jerárquicos de la empresa. 18 Las políticas de la Corporación Fundecco están orientadas a satisfacer las múltiples necesidades de sus clientes las cuales son: 2.4.1. Conductas disciplinarias  Fomentar la honestidad, puntualidad, compromiso, respeto y compañerismo; y,  Cumplir con las normas y disposiciones dispuestas por las autoridades, estas se las debe cumplir sin importar el cargo que ocupe el personal. 2.4.2. Selección de personal  Realizar un perfil de puesto, tomando en cuenta los requerimientos de la vacante;  Publicar el perfil vacante en periódicos;  Receptar las hojas de vida;  Analizar las hojas de vida;  Comunicarse con los postulantes;  Aplicar pruebas de conocimiento y entrevistas; y,  Contratar al postulante que cumpla con los requerimientos del perfil. 2.4.3. Presupuesto  Receptar los requerimientos de cada departamento;  Realizar la partida presupuestaria junto al Directorio de la Corporación; y,  Aprobara el presupuesto por medio del Directorio y se lo mantendrá por todo el año, si se necesitara modificar el mismo se llamará al Directorio de la Corporación. 19 2.4.4. Con los clientes  Satisfacer las necesidades del cliente dando valor agregado a la capacitación;  Hacer dinámicas las capacitaciones sin dejar a un lado el objetivo de las mismas;  Dar seguimiento después de capacitación para mejorar en futuras capacitaciones; y,  Fidelizar al cliente con cumplimiento, honestidad, puntualidad, veracidad, amabilidad a fin de que nos recomienden en el mercado. 2.5. ESTRATEGIAS Las estrategias son en el camino por el cual la organización se guiará para la consecución de sus objetivos. A través de una Planificación Estratégica (2008 – 2013), la Corporación Fundecco traza su camino para el cumplimiento de los objetivos planteados. Las estrategias de la Corporación Fundecco, se basan en la fidelización del cliente y ampliación de mercado, crecimiento institucional y armonía con el medio ambiente. Así podemos identificar las siguientes estrategias: 2.5.1. Estrategia de fidelización y ampliación de mercado. 2.5.1.1. Brindar un buen servicio al cliente Brindar un buen servicio al cliente significa brindar una buena atención, un trato amable, un ambiente agradable, saludar, sonreír, hacer sentir importante, solucionar sus inquietudes. 20 Un buen servicio al cliente, permitirá ganar la confianza y preferencia de ellos para nosotros, esto logrará que vuelva y que muy probablemente nos recomiende. 2.5.1.2. Mantener contacto con el cliente Para mantener contacto con el cliente es necesario conseguir sus datos personales (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, fecha de cumpleaños). Una vez teniendo sus datos, los utilizamos para preguntarle que tal les va con la capacitación otorgada, o, enviarle tarjetas de saludos por alguna festividad. El mantener contacto con el cliente, nos permite hacerle sentir que nos preocupamos por él, y además nos permite hacerle saber de nuestros nuevos productos, ofertas y promociones; por ejemplo, al enviarle folletos o boletines impresos o electrónicos sobre dichas ofertas y promociones (siempre procurando que ello no sea una molestia para él). 2.5.1.3. Visitas a clientes Por medio de visitas a empresas se habla sobre la gama de capacitaciones que la Corporación ha realizado, el giro del negocio de los clientes. 2.5.1.4. Publicaciones de prensa Una vez por mes se realizan publicaciones de los servicios de la Corporación, en el diario de mayor circulación del Ecuador. 21 2.5.2. Estrategia de crecimiento institucional y armonía con el medio ambiente. 2.5.2.1. Capacitación del personal Al personal de capacitación se instruye con temas nuevos para ampliar la cobertura de los cursos por dictar. 2.5.2.2. Armonía ambiental Todo el personal de la Corporación, realiza las siguientes prácticas para mejorar la armonía ambiental:  Uso de hojas.- Se imprime de los dos lados para evitar el abuso de hojas,  Desechos.- Los desechos se los clasifica en plásticos, papel y degradables; y,  Reciclar.- Todo documento que ya sea improductivo se lo reciclara. 2.6. PRINCIPIOS Y VALORES Los principios son reglas o normas de conducta que orientan a un ser humano; Los principios apoyan la necesidad de desarrollo y felicidad en sociedad, estos son universales. 2.6.1. Principios Los principios se justifican en razón de su capacidad de articular y orientar las actuaciones del ser humano para una vida en plenitud; ningún principio es más importante que otro. 22 Los principios que promulga la Corporación Fundecco son:  Una empresa orientada a la satisfacción del cliente  Brindar mayor variedad en servicios de capacitación que otras empresas similares  Lealtad y compromiso de la Corporación para los clientes  Responsabilidad eficiencia, eficacia y economía en todos los departamentos  Capacitación continuamente a los colaboradores para satisfacer las necesidades de nuestros clientes  Descentralización y equidad en las actividades internas  Fomentar en cada uno de los empleados el compromiso de solidaridad con los compañeros y la sociedad  Disciplina, compromiso y mejoramiento continuo en búsqueda de la excelencia 2.6.2. Valores Los valores son la expresión que definen el crecimiento de dignidad de una persona, estos valores facilitan la convivencia de los seres racionales, estos perfeccionan al hombre en lo más íntimamente humano, haciéndolo más humano, con mayor calidad como persona.  La honestidad.- Es un valor que demuestra la calidad humana, está directamente relacionada con la verdad y la justicia, una persona honesta siempre va a honrar verdad y va actuar con justicia; La honestidad inspira confianza con el entorno y es una conducta que rige al hombre como sociedad; 23  Puntualidad.- Capacidad de una persona para realizar sus actividades en horario, una persona puntual es una persona ordenada en sus conductas diarias;  Compromiso.- Es sentir el trabajo como un reto, hacerlo parte de uno, con esfuerzo, entrega tiendo como único objetivo cumplir las metas trazadas; y,  Respeto.- Es aceptar y entender tal y como son los demás, sin discriminar su forma de pensar, aunque no sea igual que la nuestra. 24 CAPÍTULO III ANÁLISIS SITUACIONAL 3.1. ANÁLISIS EXTERNO 3.1.1. Influencias macroeconómicas El entorno macroeconómico tiene influencia directa con fuerzas como la política, económica, social, tecnológica y legal, las misma que son fundamentales para la organización ya que de una u otra manera influencian directamente al desempeño de la Corporación. Las influencias macroeconómicas no pueden ser controladas por la corporación, estas dependen mucho de factores como por ejemplo políticos, la inestabilidad de un gobierno que aumenta el riesgo país, este es muy representativo para el análisis de los inversionistas, ya que si el mismo es alto, estos asumen el riego de perder o no tener una rentabilidad sobre su inversión, por lo que al ser el mismo alto, se disminuirán los inversores; así como este, existen varios factores que no se puede intervenir. 3.1.1.1. Factor político Rafael Correa Delgado descendiente del político chileno Rafael Correa de Saa y Lazón, nació un 6 de abril de 1963, en un hogar de clase media en el centro de Guayaquil. Su padre fue Rafael Correa Icaza, nacido en la provincia de Los Ríos, Ecuador, el 23 de marzo de 1934 y fallecido el 10 de junio de 1995; y su madre es Norma Delgado Rendón, nacida el 1 de septiembre de 1939. 25 Realizó sus estudios primarios y secundarios en el colegio San José-La Salle, de la ciudad de Guayaquil, en esta etapa de su vida formó parte y dirigió grupos de Scouts de la Asociación de Scouts del Ecuador. Tras culminar la secundaria y gracias a sus calificaciones, obtuvo una beca para estudiar en la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil, obteniendo su titulo de economista en 1987. Después de su graduación, fue voluntario durante un año en una misión salesiana en Zumbahua (Provincia de Cotopaxi), poblado rural de extrema pobreza, en donde, prestó labores de alfabetización de indígenas y desarrollo de microempresas. Durante este tiempo adquirió sus conocimientos de kichwa, principal lengua indígena del Ecuador. En el año 1988 recibió otra beca, para realizar una Maestría de Economía en Europa específicamente en Bélgica. Mediante un intercambio académico auspiciado por la Universidad San Francisco de Quito, estudia en la Universidad de Illinois en Urbana- Champaign, Estados Unidos hasta obtener el grado de PhD en 2001. Es un político de ideología de Izquierda, nacionalista y bolivariana, en la línea del denominado Socialismo del siglo XXI, el cual es un socialismo revolucionario que bebe directamente de la filosofía y la economía marxista, y que se sustenta en cuatro ejes: el desarrollismo democrático regional, la economía de equivalencias, la democracia participativa y protagónica y las organizaciones de base; resumiendo, el socialismo del siglo XXI supone que es necesario un reforzamiento radical del poder estatal democráticamente controlado por la sociedad para avanzar el desarrollo. A nivel de Sudamérica este modelo es aplicado por Hugo Chávez y Evo Morales 26 El 20 de abril de 2005, durante la presidencia de su predecesor, Alfredo Palacio, fue nombrado Ministro de Economía, durando en el cargo hasta el 8 de agosto de 2005, debido a discrepancias. “A inicios de la campaña presidencial en 2006, Rafael Correa fundó el movimiento Patria Altiva y Soberana (PAIS). Movimiento político con el cual, se consignó presidente, y tras modificar la constitución del año 1998, en el año del 2008 logró mayoría política en la asamblea ecuatoriana.2 Correa ha sido electo Presidente de Ecuador en dos ocasiones: La primera, después de superar en las elecciones presidenciales, en la segunda vuelta electoral el 26 de noviembre de 2006 al candidato Álvaro Noboa, con el 57% de los votos; y la segunda ocasión, en una sola vuelta, en las elecciones presidenciales el 26 de abril de 2009, con el 51.9% de votos contables. Su primer mandato debía concluir el 15 de enero de 2011, pero la nueva Constitución redactada por la Asamblea Nacional ordenó adelantar los comicios para todas las dignidades del país, por lo que su segundo mandato inició el 10 de agosto de 2009, el mismo día del bicentenario del Primer Grito de Independencia y concluiría el 10 de agosto de 2013. En su discurso de toma de posesión, Correa se refirió a la necesidad de "la lucha por una Revolución Ciudadana, consistente en el cambio radical, profundo y rápido del sistema político, económico y social vigente,"3 Rafael Correa Delgado, Presidente electo de la República del Ecuador es uno de los precursores de la capacitación, como ocurrió en el año 2009 cuando se evaluó a los maestros utilizando la estrategia de evaluar los conocimientos de los estudiantes mediante el Sistema de Evaluación y Rendición Social de Cuentas de la Educación (SER); este programa de evaluación comprendió a los estudiantes de cuartos, séptimos y décimos años de educación básica, así como los de tercer año de bachillerato, en las áreas de lenguaje y comunicación y matemática; el fin de estas 2 http://es.wikipedia.org/wiki/Rafael_Correa 3 http://es.wikipedia.org/wiki/Rafael_Correa 27 evaluaciones fue generar indicadores que permitirán observar la necesidad de capacitación a los docentes. Los docentes que se ubiquen en el nivel insatisfactorio, es decir, que tengan un puntaje final menor al 60% de la calificación total, recibirán un programa intensivo gratuito de perfeccionamiento profesional de un año, ajustado a sus necesidades según los resultados que arroje la evaluación. Solo quienes luego de esa segunda oportunidad de evaluación y del curso intensivo vuelvan a reprobar serán separados del magisterio, aplicando el artículo 38, literal a), de la Ley de Carrera Docente. Este interés que ha demostrado el Gobierno de Rafael Correa Delgado por la educación es alentador para las aspiraciones de la Corporación Fundecco. 3.1.1.2. Factor Económico Los factores económicos tienen una incidencia directa con la empresa, con el análisis de estos factores analizamos la situación económica por la que el país está atravesando; de igual forma ayuda al momento de determinar costos del negocio en el país y también al determinar si estas variables son oportunidades o amenazas para la empresa. Para la Corporación Fundecco las variables críticas son:  Tasa de inflación  Desempleo 3.1.1.2.1. Tasa de inflación “La inflación, en economía, es el aumento sostenido y generalizado de los precios de los bienes y servicios. Las causas que la provocan son variadas, aunque destacan el crecimiento del dinero en circulación, que favorece una mayor demanda, o del coste de los factores de la 28 producción (materias primas, energía, salario, entre otros). Si se produce una baja continuada de los precios se denomina deflación”.4 A continuación observamos la inflación promedio obtenido en el Ecuador: Tabla No. 2 Inflación Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Banco Central del Ecuador 4 http://es.wikipedia.org/wiki/Inflaci%C3%B3n Promedio Acumulado 2000 60.38 2001 15.60 2002 6.21 2003 4.82 2004 1.53 2005 1.76 2006 1.92 2007 1.33 2008 6.31 2009 2.73 2010 1.11 AÑOS El año 2000 se dió una alta inflación que se caracterizó por la importación de mayor cantidad de bienes de consumo debido a que la industria nacional aún no tiene los mecanismos para ser eficientes en cuanto a su producción; y también el Ecuador con la dolarización no puede devaluar su moneda contrariamente a lo que sucede con los países vecinos. En el 2001 la inflación tuvo una tendencia decreciente pasando del 60,38% al 15,60% en función de que el esquema de dolarización había ganado confianza, esto sumado al aumento de exportaciones y estabilización de la producción nacional, la tasa de crecimiento económico de Ecuador . Además se puede mencionar que las medidas económicas del Gobierno, el redondeo en los precios, la sequía y la alerta de erupción del volcán Tungurahua, incidieron en la inflación de este año., ya que provocaron que el atraso de las siembras provocando que se exista un desabastecimiento en el país, y porvocando que los precios suban abruptamente. En el año 2002 A diciembre del año 2002, el nivel general de precios registró una variación acumulada de 9.4%, cifra significativamente inferior a la tasa de inflación con que finalizó el año 2001, 22.4%. Esta variación anual del IPC es la más baja observada desde noviembre de 1979. La inflación es una medida económica , la cual estadistica 29 Gráfico No. 5 Evolución de inflación Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Banco Central del Ecuador Análisis: En el 2001 la inflación tuvo una tendencia decreciente pasando del 60,38% al 15,60% debido a la que la dolarización había ganado confianza, en este año se observo un notable aumento de exportaciones que junto a la estabilización de la producción nacional y la tasa de crecimiento económico de Ecuador . Desde el año 2002 al 2007, se torna una diminución en la inflación, pero aún así para el año 2008 los precios se incrementan principalmente en los precios de los alimentos, petróleo y otras materias primas a nivel internacional han repercutido negativamente en el nivel de precios del Ecuador. La inflación del Ecuador está tres puntos porcentuales por debajo de la media de América Latina, pero supera a la de los países de la CAN, y muy próxima a la media mundial. El rubro de los alimentos fue el más afectado. 30 Para el año 2009 y primer trimestre de 2010 en función de la evolución negativa en la balanza comercial, el gobierno ecuatoriano, a inicios del años 2009, se ha visto forzado a tomar medidas dirigidas a frenar las importaciones de productos de consumo, principalmente suntuarios promoviendo en su lugar el consumo nacional y las exportaciones para garantizar la estabilidad monetaria del país y equilibrio en la balanza de pagos. La inflación para la Corporación Fundecco es un factor externo importante debido a que las empresas al no tener los suficientes recursos no van a capacitar al personal, es por esto que la disminución de la inflación nos beneficia y ayuda al talento humano a tener la oportunidad de capacitarse. 3.1.1.2.2. Desempleo Las cifras sobre el trabajo y el desempleo se encuentran entre los datos económicos más minuciosos y más amplios de un país. Se obtienen mensualmente mediante un procedimiento conocido con el nombre de encuesta de población activa. Todos los meses se encuesta a unos hogares con preguntas referentes a su historia laboral reciente. La encuesta divide a la población de 16 años o más años en cuatro grupos:  Ocupados. Son las personas que están realizando trabajo remunerado, así como las que tienen empleo pero están ausentes por enfermedad, huelgas o vacaciones;  Desempleados. Son las personas que no están ocupadas, pero que han buscado trabajo activamente o están esperando volver a trabajar. Más exactamente, una persona está desempleada si no está trabajando y ha realizado esfuerzos específicos por encontrar empleo durante las cuatro últimas semanas, ha sido suspendida de 31 empleo y está esperando a ser llamada nuevo o está esperando a ocupar un trabajo el mes siguiente. Además debe declarar que ha hecho un esfuerzo concreto (como acudir a empresas locales responder a anuncios de ofertas de trabajo) por encontrar un empleo;  Inactivos. Esta categoría comprende el porcentaje de la población adulta que está estudiando, realizan tareas domésticas, jubilada, demasiado enferma para trabajar o que simplemente no está buscando trabajo; y,  Población activa. Comprende las personas que están ocupadas y las desempleadas.5 A continuación observamos el desempleo promedio obtenido en el Ecuador: Tabla No. 3 Desempleo AÑOS PROMEDIO 2007 7.35 2008 7.28 2009 8.67 2010 8.08 Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Banco Central del Ecuador 5 http://es.wikipedia.org/wiki/Desempleo#Tasa_de_desempleo 32 Gráfico No. 6 Evolución desempleo Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Banco Central del Ecuador Análisis: Uno de los problemas que el país ha tenido es el desempleo, este es uno de los factores de mayor incidencia en la economía del mismo, en el gráfico No. 6 se puede observar para el año 2009 se dio una alza esto se debe a que en este año el mundo entero sufrió una crisis la cual se vio afectada en el Ecuador, para el 2010 específicamente en el mes de septiembre el desempleo que en promedio nacional es del 9.80%, teniendo como principales ciudades a Guayaquil y Machala con mayor porcentaje de desempleo. Para la Corporación Fundecco es un factor externo importante debido a que las personas al experimentar el fenómeno de disminución de plazas de trabajo, tratan de obtener un valor agregado curricular, para diferenciarse y obtener un empleo, es por esto que buscan capacitarse 6 7 8 9 2007 2008 2009 2010 P ro m e d io 33 para mejorar sus competencias, lo cual es alentador para las aspiraciones de la Corporación. 3.1.1.3. Factor Social El Ecuador es una comunidad histórica dueña de una gran riqueza cultural. La interacción de pueblos que han convivido y desarrollado en ambientes diversos, como la Costa, la Sierra andina, la Amazonía y Región Insular, permitió que sus contribuciones sociales, tecnológicas, económicas y culturales sean variadas y en sus encuentros y desencuentros fortalezcan sus experiencias como pueblos. Los problemas de la sociedad se dimensionan con fuerza y toman sentido desde una valoración política, esto quiere decir que las situaciones sociales y hacen distintos tratamientos teniendo en cuenta la realidad social del Ecuador. Los problemas sociales del país nacen del conjunto de males que aflige a ciertos sectores de la sociedad, lo cual evoca en la lucha de clases entre pobres y ricos; para ellos el conflicto es con quienes poco o nada tienen y aquellos que cuentan con algo o mucho más. De esta pugna de intereses y poderes surge los que se denomina como Problema Social, en la cual existen diferencias, oposiciones, rivalidades, conflictos y choques de carácter económico, político y hasta cultural. Estos problemas para los pobres dan como resultado:  El desempleo  La delincuencia  La prostitución  Las violaciones 34  Los asaltos  Los asesinatos  El alcoholismo  La pobreza Al analizar estos precedentes podemos mencionar que la sociedad ecuatoriana tiene resistencia al cambio, esto se debe principalmente a que no se ha sembrado la semilla del nuevo conocimiento mediante la capacitación, ya que de una u otra manera a la lucha entre clases, y que años atrás no se ha pensado en la clase pobre, abandonándolos sin brindar nuevos conocimientos para mejorar de una u otra forma su vivir. Según Douglas Smith la ignorancia sobre la íntima naturaleza de nuestra resistencia a cambiar es lo que mata el cambio, y no la resistencia en sí misma, existen personas que por el hecho de no aceptar cambios y preferir practicas obsoletas, suelen ser despidos o no son ascendidos manteniendo su salario estancado por toda su carrera laboral. La capacitación ayuda a evitar la resistencia al cambio, esto se reflejará en el aumento de salarios, mejoras en la eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética de los procesos administrativos, comerciales, productivos de la organización. 3.1.1.4. Factor Tecnológico La capacitación en línea es un factor tecnológico brinda una gama de facilidades como son:  Una modalidad que propicia un aprendizaje autónomo, flexible y colaborativo haciendo uso de un sistema tecnológico de comunicación bidireccional o multidireccional;  Una acción sistemática dirigida a lograr un aprendizaje significativo y una motivación permanente; y, 35  Utiliza recursos didácticos para la capacitación en lectura y escritura y se apoya en una organización y un equipo de tutores. Pero estas a su vez generan falencias como son:  No todos asumen debidamente su compromiso;  No desarrollaron habilidades de comunicación y mediación requeridas; y,  Mala retroalimentación, desmotivación. Esto da la pauta a que la capacitación de forma personal es más precisa para los clientes. 3.1.1.5. Factor Legal El Ecuador tiene en su Constitución amparada a la capacitación, como podemos observar en el artículo 329 que dice: El Estado impulsara la formación y capacitación para mejorar el acceso y calidad del empleo las iniciativas del trabajo autónomo. Es por esto que en el artículo 77 de la Ley de Educación Superior habla sobre la prioridad de la capacitación a docentes e investigadores utilizando el Fondo de Desarrollo Académico Institucional con el quince por ciento (15%) de las rentas establecidas en el Fondo Permanente de Desarrollo Universitario y Politécnico (FOPEDEUPO). El desconocimiento de la ley o falta de voluntad por capacitar a los colaboradores de la organización provoca que este aporte no se lo ocupe. Además el artículo 5 del Reglamento para la Asignación de Recursos para el Financiamiento de la Capacitación y Formación Profesional habla sobre la asignación del 0.5% a favor del Consejo Nacional de Capacitación y Formación Profesional, para capacitación. 36 3.1.1.6. Cliente Los principales clientes de la Corporación Fundecco han sido empresas que han deseado capacitar a sus colaborados las áreas de; Administración  Administración Empresarial  Administración y Supervisión del Personal  Liderazgo  Motivación y Trabajo en Equipo Comercialización, Marketing y Ventas  Comercialización y Ventas  Marketing Comercio y Servicios Financieros  Contabilidad, Auditoría y Afines  Crédito y Cobranzas  Finanzas y Elaboración de Proyectos  Presupuesto y Flujo de Caja Procesos Industriales  Administración de la Producción  Higiene Industrial  Seguridad y Prevención de Riesgos Actualmente la Corporación Fundecco respalda su experiencia y la calidad de sus servicios en más de 45 empresas atendidas a lo largo de su trayectoria. El staff de capacitadores está conformado por un equipo de alto nivel. Entre los principales clientes que la Corporación Fundecco tiene son: 37 - Junta Nacional de Defensa del Artesano - MICELLE DFK - SENACYD - Bebemundo - Ingeval - Santos CMI - Agora, entre otras Las capacitaciones se han realizado en las instalaciones de la Corporación o en las del cliente, con empresas privadas y públicas, siendo las empresas privadas su mayor cliente. En este año su cliente estrella fueron personas no videntes, los cuales fueron capacitados en atención al cliente, obteniendo un rotundo éxito. 3.1.2. Influencias microambientales 3.1.2.1. Proveedores Los principales proveedores para la Corporación Fundecco, son los capacitadores estos son el motor de la misión está, por lo que deben cumplir las siguientes competencias por áreas. 38 Tabla No. 3 Competencias por Áreas ÁREA COMPETENCIAS TITULO Administración Conocimientos en administración de empresas, motivación de personal, liderazgo; experiencia en docencia de dos años. Ingeniero en Administración de Empresas - Ingeniero Comercial Comercialización, Marketing y Ventas Conocimientos de planificación estratégica, estadística, marketing. Un año mínimo de experiencia. Ingeniero en Marketing Comercio y Servicios Financieros Conocimientos en contabilidad y tributación. Dos años de experiencia. Ingeniero en Finanzas - C.P.A.-Licenciados o Doctores en Contabilidad Procesos Industriales Conocimientos en administración, experiencia en seguridad industrial, procesos. Ingeniero en Seguridad - Ingeniero en Procesos. Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco. Cabe recalcar que estos son los aspectos mínimos requeridos por áreas, en el proceso de selección, toman en cuenta aspectos complementarios como postgrados, seminarios, talleres entre otros. 39 3.1.2.2. Competencia Para la Corporación Fundecco los principales competidores son:  S.E.C.A.P.- Creado el 3 de octubre de 1966, por Decreto 1207, tiene como objetivo principal formar, capacitar, perfeccionar, certificar y titular a la población económicamente activa del país o en capacidad de integrarse a la misma, para satisfacer con efectividad las expectativas y exigencias de formación profesional integral para el trabajo. Las actividades del SECAP se dirigen a la capacitación del personal en servicio o en aptitud de incorporarse al mismo y se orientan al desarrollo de habilidades y destrezas para el eficiente desempeño de trabajos concretos en los sectores anteriormente mencionados. El S.E.C.A.P. forma, capacita, perfecciona, titula y certifica profesionalmente el talento humano del Ecuador en los sectores económicos: primario (agrícola, forestal y minero), secundario (industrial y manufacturero) y terciario (comercio y servicios). el S.E.C.A.P. pone a disposición cursos de formación en los diferentes centros operativos a nivel nacional.6  C.E.I.M.S.- El CEIMS-GMS, oferta cursos de capacitación continua en las áreas de la informática, mecánica y electricidad; en las modalidades de estudio presencial y virtual. La modalidad virtual está disponible por el momento únicamente para el área de la informática, gracias a esta novedosa forma de 6 http://www.secap.gob.ec/secap_cursos.php 40 capacitarse podemos llegar con nuestros programas a cualquier lugar del mundo.7  CENTRO DE EXPANSION DE NEGOCIOS.- Es una empresa grande en el mercado la cual brinda servicios de capacitación vinculados a incrementar la rentabilidad, crecimiento económico y expansión de las empresas; esta posee una alianza estratégica con WISE internacional que es una empresa dedicada a brindar soluciones efectivas a todos los problemas laborales. El mercado que estas acogen en el mercado lo podemos observar en el siguiente gráfico: Tabla No. 4 Incidencia en el mercado Empresa Número de cursos dictados Porcentaje de cursos dictados S.E.C.A.P. 7.500,00 80% C.E.I.M.S 500,00* 5%* Centro de expansión de negocios 1.200,00* 13%* Corporación Fundecco 210,00 2% Total de cursos dictados 9.410,00 100% * Datos proyectados para el 2010 Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco. 7 http://www.ceims.edu.ec/ 41 Gráfico No. 7 Incidencia en el mercado Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco. Análisis: Como podemos observar en el gráfico quien lidera en el mercado de la capacitación es S.E.C.A.P. con un 80% del mercado, distantemente seguido por el Centro de Expansión de Negocios con un 13%. S.E.C.A.P. es el líder nacional debido a los centros de capacitación a nivel nacional que dispone brindando todo tipo de capacitación; este es una entidad pública con experiencia de cuarenta y cuatro años y actualmente es pionero de la capacitación en el Ecuador Para la corporación Fundecco el competidor directo con similares características es C.E.I.M.S, para lo cual deben tomar las medidas correspondientes para lograr una diferenciación y poder posesionarse en el mercado. 80% 5% 13% 2% Incidencia en el mercado S.E.C.A.P. C.E.I.M.S Centro de expansión de negocios Corporación Fundecco 42 3.1.2.3 Precios Los precios para cada curso varían dependiendo de la cantidad de personas a tomar el mismo, para el financiamiento del mismo el Consejo Nacional de Capacitación y Formación Profesional (CNCF) puede costear del 80% al 95% del valor de los cursos de capacitación que una empresa haya adquirido en los centros de capacitación acreditados. El único requisito que deben cumplir las compañías interesadas es aportar al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ya que el rubro de aporte al SECAP, correspondiente al CNCF, se recauda mensualmente a través de la planilla de aportes del IESS. Cada empresa tiene un cupo anual de financiamiento no acumulable, el cual consiste en cinco veces el monto de aportación anual al SECAP. Si la empresa no utiliza este cupo, el 31 de diciembre de cada año lo habrá perdido. Para la Corporación Fundecco en los últimos años su principal cliente es el sector privado como podemos observar: Tabla No. 5 Clientes por sector Sector Año Público Privado 2008 5 110 2009 5 170 2010 3 207 TOTAL 13 487 Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco. 43 Gráfico No. 8 Clientes por sector Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Corporación Fundecco. Análisis: Para la Corporación Fundecco su nicho de mercado es el sector privado debido a que las entidades públicas trabajan en la mayoría de ocasiones con el S.E.C.A.P. por lo cual es una oportunidad de ingresar a este sector, brindando capacitaciones nuevas que no brinden otras empresas. - 50 100 150 200 250 2008 2009 2010 Clientes por sector Público Privado 44 3.2. ANÁLISIS INTERNO 3.2.1. Descripción de los procesos del Departamento de Capacitación 3.2.1.1. Departamento de capacitación DEPARTAMENTO: Capacitación PROCESO: Capacitación OBJETIVO: Planificar e instruir todo lo referente a la capacitación de manera eficiente y eficaz Procesos:  Analizar y autorizar la planificación de la capacitación por dictar;  Autorizar al personal adecuado acorde a los requerimientos de la capacitación;  Planificar los tiempos máximos de cada capacitación;  Dar seguimiento al personal que está dictando el curso; y,  Revisar y evaluar los informes del departamento de capacitación y desarrollo. 45 3.2.1.2. Planeación general DEPARTAMENTO: Capacitación PROCESO: Planeación general OBJETIVO: Planificar todo lo referente a la capacitación, prever todo lo que infiera en el proceso de capacitación, así como el perfil del capacitador del curso. Procesos:  Revisar todo lo referente a la capacitación solicitada;  Realizar la planificación preliminar de capacitación por realizar, tomando en cuenta tiempos estimados, materiales, disponibilidad del cliente, lugar donde se realizara la capacitación, número de asistentes a la capacitación, dinámicas, refrigerios;  Alistar los equipos y materiales para los cursos por dictar; y,  Realizar un perfil del personal a dictar el curso dependiendo de la naturaleza del mismo. 46 3.2.1.3 Selección del personal DEPARTAMENTO: Capacitación PROCESO: Selección del personal OBJETIVO: Seleccionar el personal adecuado para cumplir con la capacitación, respetando el perfil preseleccionado y las condiciones prescritas para la capacitación por dictar. Procesos:  Analizar el perfil solicitado;  Observar la disponibilidad del personal;  Preseleccionar a los posibles candidatos a dictar el curso;  Brindar una pequeña inducción del curso a dictar a los preseleccionados;  Realizar una retroalimentación de la inducción del curso programado; y,  Seleccionar al personal que se adapte al perfil solicitado en la planificación general. 47 3.2.1.4. Capacitación y desarrollo DEPARTAMENTO: Capacitación PROCESO: Capacitación y desarrollo OBJETIVO: Analizar y revisar la detalladamente el tema de la capacitación, desarrollar el material, prever tiempos, metodología para cumplir de manera eficiente, eficaz y económica el curso por dictar. Procesos:  Revisar y planificar detalladamente la capacitación por dictar;  Investigar y revisar los temas del curso encomendado;  Definir la metodología de aprendizaje para la correspondiente capacitación;  Desarrollar el material por emplear en el curso;  Ajustar tiempos estimados con los planificados en la planificación general;  Vincular temas afines como valor agregado para los clientes;  Desarrollar dinámicas que ayuden al aprendizaje e integren a los participes;  Realizar evaluaciones a los asistentes al curso; y,  Realizar informes del progreso de los cursos dictados. 48 3.2.1.5. Análisis FODA FODA es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, . Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, podrán serle de gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñé y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. 49 Tabla No. 6 Análisis FODA Fortalezas  La constitución del Ecuador menciona la formación de planes de educacionales y de formación y capacitación;  Experiencia de 5 años en el mercado nacional;  Instalaciones amplias, con tecnología de última generación;  Capacitadores profesionales aptos y proactivos; y,  Clientes fieles a la Corporación. Oportunidades  Aporte del 0.5% de los afiliados del IESS;  Capacitaciones para fomentar el crecimiento empresarial y disminuir el desempleo;  Apertura de centros de capacitación a nivel nacional;  Alianzas estratégicas con empresas afines para consolidarse en el mercado; y,  Apertura de nuevos segmentos de capacitación, nuevos en el medio. Debilidades  Poca variedad de cursos por dictar;  Muchos demandantes para la capacidad de la Corporación;  Poca experiencia en temas de capacitación nuevos;  Disponibilidad de recursos económicos insuficientes; y,  Dificultad de captar capacitadores con el perfil que desea la Corporación. Amenazas  Cambios en el gobierno de turno, cambios en la constitución;  Empleadores sin compromiso social, resistencia al cambio;  Competidores de mayor experiencia en el mercado;  Crecimiento de nuevas empresas con la misma misión; y,  Competencia desleal, con precios de capacitaciones muy bajos. Elaborado por: Pedro Palacios Fuente: Varios 50 CAPITULO IV AUDITORÍA DE GESTIÓN 4.1. LA AUDITORÍA DE GESTIÓN 4.1.1. Introducción y evolución de la Auditoría 4.1.1.1. Introducción El ser humano se vio en la necesidad de escuchar y comunicar determinadas situaciones fundamentales para la vida cotidiana que no era otra cosa que satisfacer sus necesidades primarias entre las que se encontró la necesidad de ahorrar o almacenar hoy para el mañana. En ese momento en el cual se lleva esta acción surge un modo comportamental definido hacia la reflexión, el análisis, la observación, la fundamentación y la elección de la mejor opción. Cuando se lleva a cabo este proceso, ya se está, de alguna manera, auditando, es decir, diagnosticando, revisando, evaluando, controlando y recomendando la estrategia a seguir para alcanzar el bienestar en una organización en este caso primitiva. 4.1.12. Evolución de la Auditoría La Auditoría moderna nació en Inglaterra, la fecha exacta se desconoce, pero se han hallado datos y documentos que permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del siglo XIV ya se auditaban las operaciones de algunas actividades privadas y las gestiones de algunos funcionarios públicos que tenían a su cargo los fondos del Estado. Como elemento de análisis, control financiero y operacional la Auditoría surge como consecuencia del desarrollo producido por la Revolución 51 Industrial del siglo XIX. La primera asociación de auditores se crea en Venecia en el año 1851 y posteriormente en ese mismo siglo se produjeron eventos que propiciaron el desarrollo de la profesión, así en 1862 se reconoció en Inglaterra la auditoría como profesión independiente. En 1867 se aprobó en Francia la Ley de Sociedades que reconocía al Comisario de Cuentas o auditor. En 1879 en Inglaterra se estableció la obligación de realizar Auditorías independientes a los bancos. En 1880 se legalizó en Inglaterra el título de Charretera Accountants o Contadores Autorizados o Certificados. En 1882 se incluyó en Italia en el Código de Comercio la función de los auditores y en 1896 el Estado de New York había designado como Contadores Públicos Certificados, a aquellas personas que habían cumplido las regulaciones estatales en cuanto a la educación, entrenamiento y experiencia adecuados para ejecutar las funciones del auditor. Debido al mayor desarrollo de la auditoría en Inglaterra, a fines del siglo XIX e inicios del siglo XX se trasladaron hacia los Estados Unidos de Norte América muchos auditores ingleses que venían a auditar y revisar los diferentes intereses en este país de las compañías inglesas, dando así lugar al desarrollo de la profesión en Norte América, creándose en los primeros años de ese siglo el American Institute of Accountants (Instituto Americano de Contadores). Es conveniente considerar que la Contabilidad y la Auditoría que se realizaban en el siglo XIX y a principios del siglo XX no estaban sujetas a Normas de Auditoría o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por lo que la dificultad para ejecutarlos e interpretarlos generó en el primer cuarto del siglo XX una tendencia hacia la unificación o estandarización de los procedimientos contables y de auditoría, un ejemplo de esta aspiración son los folletos mencionados anteriormente que emitió el Instituto Americano de Contadores, así como el Sistema Uniforme de Contabilidad Hotelera emitido por la Asociación Hotelera del Estado de New York. 52 En 1917 el ya creado Instituto Americano de Contadores preparó a solicitud de la Comisión Federal de Comercio de Estados Unidos un "Memorandum sobre las auditorías de Balance General" que fue aprobado por la Comisión, publicado en el Boletín de la Reserva Federal y distribuido en forma de folleto a los intereses bancarios y de negocios y a los contadores de ese país bajo el nombre de: "Contabilidad Uniforme, Propuesta presentada por el Comité de la Reserva Federal". Este folleto fue reeditado en 1918 bajo un nuevo título, "Métodos Aprobados para la Preparación de Estados de Balance General", indicando tal vez el cambio de nombre a una realización del enfoque utópico de la "contabilidad uniforme". En 1929, el folleto fue revisado a la luz de la experiencia de la década transcurrida. En adición a un cambio del título, (que se convirtió en "Verificación de Estados Financieros" como evidencia de la creciente toma de conciencia acerca de la importancia del Estado de Resultado), la revisión contenía la significativa declaración de que "la responsabilidad por la extensión del trabajo requerido debe ser asumida por el auditor". En 1936, el Instituto como vocero de una profesión que ya en esa fecha estaba bien establecida, revisó los folletos previos y emitió de forma independiente bajo su propia responsabilidad un folleto titulado: "Examen de Estados Financieros por Contadores Públicos Independientes", aparecieron dos interesantes desarrollos de la profesión:  Primero, que la palabra "verificación" utilizada en el título del folleto anterior, no es una representación exacta de la función del auditor independiente en el examen de los Estados Financieros de una entidad. 53  Segundo, la aceptación por el Instituto de la responsabilidad de la determinación y publicación de las normas y procedimientos de Contabilidad y Auditoría. El aprovechamiento del trabajo de los auditores internos como parte del proceso de revisión de las Auditorías de Estados Financieros ha sido específicamente normado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados. El origen etimológico de la palabra auditoría es el verbo latino "Audire", que significa "oír", de aquí viene su origen histórico, ya que los primeros auditores ejercían su función juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación principalmente oyendo. Auditoría es un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico y/o administrativos, para determinar la relación existente entre estas afirmaciones y criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Auditoría de Gestión 4.1.2. Clases de Auditoría Hay varias clasificaciones; las más importantes son: En función de la persona que la realiza: Interna: Empleado de la empresa. Externa: Profesional cualificado independiente. En el primer caso se trata del examen detallado de un sistema de información perteneciente a una unidad económica, que se lleva a cabo por un profesional utilizando diferentes técnicas con el objeto de formular sugerencias para una mejora de la misma. 54 La auditoría interna es hecha por personal de la misma empresa denominado auditor interno, y el mismo tiene bajo su cargo una supervisión constante sobre el control de las operaciones financieras que se realice; se preocupa por el mejoramiento de los procedimientos mediante los cuales se puedan llevar a cabo los controles internos que suelen derivar a una operación mucho más eficaz. Según su obligatoriedad Obligatoria: puede serlo por:  Disposición en función de lo establecido en leyes y/o órganos de regulación.  En función de su tamaño, las que cumplan dos de estos tres requisitos durante dos ejercicios consecutivos (para dejar de auditar también deben dejar de darse durante dos años seguidos): Voluntaria Según la profundidad:  Completa.- Se aplican todos los procedimientos previstos legalmente.  Revisión limitada.- Como su nombre indica, no se trata de una auditoría sino de un examen especial. Según su extensión Total este examen abarca la totalidad de las cuentas anuales. Parcial quiere decir sólo una parte. Según el proceso Sintética o General Analítica: este tipo es más exhaustiva en algunos puntos concretos por motivos específicos. 55 Según su naturaleza: Normal quiere decir que se realiza en situaciones lúcidas. Especial se realiza para cuestiones muy concretas. Existen diferentes tipos de auditoría más específicos como los siguientes: Según los objetivos que persigue:  Financiera o Contable: ver si la contabilidad refleja la imagen fiel.  Operativa o de Gestión: ver si las decisiones son tomadas por las personas capacitadas para ello, si efectivamente se han ejecutado, si existe un justificante de su realización, y su éxito o no.  Auditoría Financiera: es el examen de los estados financieros de una empresa, con la finalidad de emitir una opinión profesional sobre los estados financieros en su conjunto, es decir que presentan o no razonablemente la posición financiera de la empresa y sus resultados de sus operaciones.  Auditoría Operativa: es el examen en la cual una empresa o parte de ella con la finalidad de evaluar deficiencia, efectividad y economía de sus actividades en función de los objetivos o metas trazadas, comprendiendo básicamente las evaluaciones de los controles administrativos.  Auditoría Gubernamental: es aquella que se aplica en las entidades públicas y es efectuada por la Contraloría General del Estado y otros organismos u oficinas de Auditoría Interna, su objetivo principal es la de valuar los recursos humanos y financieros de acuerdo a los objetivos vigentes. 56  Auditoría Fiscal: consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista del físico.  Auditoría de Sistemas: consiste en la verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.  Auditoría Forense: es aquella labor de auditoría que se enfoca en la prevención y detección del fraude; por ello, generalmente los resultados del trabajo del auditor forense son puestos a consideración de la justicia, que se encargará de analizar, juzgar y sentenciar los delitos cometidos (corrupción financiera, pública o privada).  Auditoria de Calidad: es un proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuáles actividades específicas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoría, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente.  Auditoría Administrativa: abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; las funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o parte de ella.  Auditoría de Gestión: es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de objetivos previstos en una organización y con los cuales se ha procedido a manejar los recursos. Tiene como propósito examinar la gestión de una empresa con el fin de evaluar la eficacia en sus resultados con respecto a metras previstas, recursos humanos, financieros y técnicos empleados; la 57 organización y coordinación de recursos así como de los controles ejercidos sobre los mismos. Constituye un apoyo efectivo en la gestión empresarial, en cuanto permite conocer las variables y los sistemas de control que se deben levar a cabo puesto que permiten reconocer y valorar su importancia como elementos que repercuten en la competitividad de la organización. 4.1.3. Definiciones A continuación definiciones importantes: Norbeck nos dice que “La Auditoría de gestión es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”. William P. Leonard nos dice “La Auditoría de gestión puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”. E. Hefferon menciona que la Auditoría de Gestión “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”. “La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como, la eficiencia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía, efectividad y 58 eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la afectación ecológica y medir la calidad de los servicios , obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico vinculado de sus actividades”8. Se concluye que la auditoría de gestión es el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de eficiencia, eficacia, economía, en la planificación, control y uso de los recursos para comprobar el cumplimiento de las disposiciones establecidas para verificar la utilización de los recursos. 4.1.4. Propósito y objetivos 4.1.4.1. Propósito  Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias sobre formas más económicas de obtenerlos.  Determinar lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas adecuadas; la existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.  Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.  Conocer las causas de ineficiencias o practicas antieconómicas. 8 Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General del Estado, 2010 59 4.1.4.2. Objetivos 4.1.4.2.1. Generales Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:  De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.  De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.  De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.  De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.  De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.  De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.  De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.  De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización. 60 4.1.4.2.2. Específicos Los objetivos específicos tenemos los siguientes:  Determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o actividad pertinente.  Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.  Determinar si la entidad, programa o actividad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.  Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.  Revisar y evaluar la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros.  Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.  Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de éstos por parte del ente.  Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración del la entidad que se encuentra a disposición de los organismos del estado y de la comunidad en general.  Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.  Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos.  Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. 61 4.1.5. Características Su objetivo es evaluar el grado de eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética en el manejo de los recursos públicas , así como el desempeño de los servidores y funcionarios del estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas; la Auditoría de Gestión emplea indicadores para su desempeño, esto ayuda a la toma de decisiones; Su objetivo es evaluar el grado de eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética en el manejo de los recursos, así como el desempeño de los trabajadores, respecto al cumplimiento de las metas programadas. 4.1.6. Alcance En la Auditoría de Gestión tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditoría incluye una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance de debe tener presente:  Satisfacción de los objetivos institucionales.  Nivel jerárquico de la empresa.  La participación individual de los integrantes de la institución.  De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del objetivo de esta revisión:  Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos por los órganos y organismos estatales.  Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para 62 obtener máximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.  Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos.  Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones absolencia y uso indebido.  Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera. Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como:  Procedimientos que son ineficaces o más costosos de los justificables  Duplicación de esfuerzos de empleados u organismos  Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización de procesos manuales.  Exceso de personal con relación al trabajo a efectuar  Fallos en el sistema de compras y acumulación de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros. En la etapa de exploración y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditoría, y éste, en buena medida, podrá delimitar el tamaño de las pruebas, por tanto la selección de la muestra en buena medida, podrá delimitar el tema que someta el auditor. 4.1.7. Enfoque integral de la Auditoría de Gestión Involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación a determinados objetivos y metas, respecto a la utilización 63 eficiente y económica de los recursos. Su propósito general puede verse seguidamente:  Identificación de las oportunidades de mejoras.  Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas; y.  Evaluación del desempeño (rendimiento). 4.1.8. Similitudes y diferencias con otras Auditorias La Auditoría de Gestión se asemeja con las demás auditorias ya que cumplen con la planificación, la ejecución y la elaboración del informe de auditoría; además de definir un alcance y tener objetivos. Su importancia es la misma sin importar el tipo de auditoría que fuere, el personal que lo realiza debe ser una persona que tenga independencia, que tenga las aptitudes correspondientes sea cual sea el examen a realizar. A continuación podemos observar las diferencias entre la Auditoría de Gestión con otros tipos de Auditorías. 64 DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y LA AUDITORÍA OPERACIONAL En Cuanto a: Financiera Gestión Objetivo Emitir opinión o dictamen sobre la razonabilidad de la situación financiera de una entidad a una fecha dada, así como sobre el resultado de sus operaciones financieras y el flujo de fondos para el periodo que termina en dicha fecha. Proporcionar un grado de confiabilidad de dichos estados para usarlos en la toma de decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de dar cuenta de la gestión. Determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones para corregir deficiencias o para mejorar dicho grado de eficacia, economía y eficiencia. Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la empresa o entidad. Alcance Limitado a las operaciones financieras Ilimitado. Puede cubrir todas las operaciones o actividades que realiza un organismo, entidad o empresa. 65 En Cuanto a: Financiera Gestión Medición Principios de contabilidad generalmente aceptados. No existen aún criterios de medición de aceptación general. Método Las normas de auditoría generalmente aceptadas. No existen todavía normas de auditoría operacional generalmente aceptadas. El método se determina de acuerdo al criterio del auditor operacional. Pueden adaptarse normas de auditoría financiera generalmente aceptadas. Interesados Principalmente externos: Accionistas, Gobierno, Bancos; Entidades de Crédito e Inversiones potenciales. Desde el punto de vista interno: la alta dirección. Desde el punto de vista externo los accionistas y el gobierno y la comunidad cuando se trata de una entidad del sector público. Quienes la Ejecutan Los contadores públicos con personal de apoyo de la misma profesión Contadores públicos con participación del personal de la misma profesión y de profesionales de otras disciplinas. 66 En Cuanto a: Financiera Gestión Objetivo de la Evaluación del control Interno Determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría financiera a emplear. Determinar las áreas débiles o críticas más importantes para hacia ellas orientar todos los esfuerzos de auditoría operacional. Historia Larga existencia Reciente. Aún se encuentra es su etapa de formulación teórica y de experimentación. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA GESTIÓN Y LA AUDITORÍA OPERACIONAL En Cuanto a: Gestión Operacional Objetivo Evaluar la eficacia de los objetivos y metas propuestas definir el grado de economía, eficiencia, ética y ecología. Evalúa las actividades para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de sus operaciones Alcance Examina a una entidad a una actividad, programa o proyecto se interesa de los componentes escogidos de los resultados positivos y negativos. Examina a una entidad a una actividad, programa o proyecto se centra en áreas críticas. 67 En Cuanto a: Gestión Operacional Orientación La auditoría está enfocada hacia la eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología de la gestión de la gerencia La auditoría está enfocada hacia la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones Fases Evalúa el control interno sin énfasis Evalúa el control interno con énfasis. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA GESTIÓN Y LA AUDITORÍA INFORMÁTICA En Cuanto a: Gestión Informática Objetivo Evaluar la eficacia de los objetivos y metas propuestas definir el grado de economía, eficiencia, ética y ecología. Evalúa las actividades para el grado de confiabilidad de la información. Alcance Examina a una entidad a una actividad, programa o proyecto se interesa de los componentes escogidos de los resultados positivos y negativos. Examina todo lo referente al medio informático de una entidad. 68 En Cuanto a: Gestión Informática Orientación La auditoría está enfocada hacia la eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología de la gestión de la gerencia La auditoría está enfocada hacia a la calidad de información procesada Fases Evalúa el control interno sin énfasis Evalúa el control interno de donde se genera la información. Elaborado por: Pedro Palacios 4.1.9. Código de ética La ética se basa en el estudio del juicio moral y normas de conducta, las mismas que difieren en cada persona, pero se puede llegar a un acuerdo sobre lo que se consideran los comportamientos ético y no ético. Según el Instituto Americano de Contadores Públicos AICPA tenemos la siguiente conducta de ética: Código de Conducta AICPA El Código de Conducta Profesional del AICPA está diseñado para proporcionar un marco de referencia para los servicios profesionales en expansión y para responder a otros cambios en la profesión, como un entorno cada vez más competitivo. Este consta de dos secciones: la primera sección, los principios, es un análisis orientado hacia metas, que 69 expresa positivamente las responsabilidades de la profesión con el público, los clientes y los colegas profesionales. Los principios proporcionan el marco de referencia para las reglas, la segunda sección del Código. Las reglas son aplicaciones de cumplimiento obligatorio de los principios. Estas definen la conducta aceptable e identifican fuentes de autoridad de las normas de desempeño. Para proporcionar las guías para el alcance y la aplicación de las reglas el AICPA emite las interpretaciones .Los Comités Técnicos senior del AICPA, como la Junta de Normas de Auditoría, interpretan las reglas que se aplican a su área de responsabilidad; el Comité Ejecutivo de ética Profesional emite las interpretaciones que se aplican a todas las actividades profesionales. El AICPA emite también las regulaciones de ética que explican la aplicación de las reglas y las interpretaciones a circunstancias de hechos concretos específicos que involucran al ética profesional. PRINCIPIOS Responsabilidad Al cumplir sus responsabilidades como profesionales, los miembros deben ejecutar juicios morales y profesionales sensibles en todas sus actividades. Como profesionales, los contadores públicos certificados desempeñan un papel esencial en la sociedad. Consecuente con ese papel, los miembros del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados tienen responsabilidades con todos aquellos que utilizan sus servicios profesionales. Los miembros también tienen la responsabilidad permanente de cooperar entre sí para mejorar el arte de contabilizar, mantener la confianza del público y cumplir con la autonomía las responsabilidades especiales de la profesión. Para mantener y aumentar 70 las tradiciones de la profesión, se requieren esfuerzos colectivos de todos los miembros Del interés público Los miembros deben aceptar la obligación de actuar de modo que estén al servicio del interés público, honren la confianza del público y demuestren un compromiso con la profesión. El interés público se definió como el bienestar colectivo de la comunidad de personas e instituciones a las cuales presta servicios la profesión, a cambio de la confianza que el público deposita en ellos, el profesional debe demostrar continuamente su dedicación a la excelencia profesional. Integridad Para mantener y ampliar la confianza del público, los miembros deben desempeñar todas las responsabilidades profesionales con el más alto sentido de integridad. Debemos realizar las actividades con la mayor ética y profesionalismo de manera que generemos confianza en nuestros clientes y en el público en general. Objetividad e Independencia Debido cuidado profesional Objetividad e Independencia Debido cuidado profesional Mantener objetividad Quedar libre de conflictos de interés Ejercicio independiente, en hecho y apariencia Proporcionar auditorías Observar las normas éticas y técnicas de la profesión Buscar el mejoramiento continuo Cumplir responsabilidad del servicio 71 Alcance y naturaleza de los servicios En el ejercicio público el miembro debe observar los principios del Código de Conducta Profesional al determinar el alcance y la naturaleza de los servicios que deben proporcionarse. Pueden representar una limitación global sobre los servicios diferentes de la auditoría que podrían ser ofrecidos a un cliente específico. Con el fin de lograr esto, los miembros deben:  Ejercer en firmas que aplican procedimientos internos de control de calidad para asegurar que los servicios se entregan en forma competente.  Determinar si a su juicio el alcance y la naturaleza de otros servicios proporcionados a un cliente crearían un conflicto de interés en el desempeño de la función de auditoría para este cliente.  Evaluar si a su juicio una actividad es consecuente con su papel como profesional. REGLAS Independencia Según lo requerido por las normas promulgadas por los organismos designados por el Consejo, un miembro debe ser independiente al desempeñar sus servicios profesionales. Así, se puede encontrar ejemplos de transacciones, intereses y relaciones afectadas por la falta de independencia, tales como: la existencia de un compromiso de adquirir cualquier interés financiero material directo o indirecto en la empresa por parte del CPA durante un período de un 72 contrato profesional al expresar una opinión; así mismo en el caso de que éste fuese fideicomisario de algún fideicomiso, ejecutor o administrador de alguna herencia, en el caso de que fueran comprometidos a adquirir intereses similares a los anteriores. Además tentará contra esta regla si posee alguna inversión conjunta de negocios con la empresa o algún miembro que era importante y representativa en relación con el patrimonio del CPA. Integridad y objetividad Cualquier persona que brinde sus servicios personales deberá aplicar sus conocimientos para obtener los mejores resultados e interpretar los mismos de manera personal y sin que la opinión de otras personas influya, además de no tergiversar esta información y mucho menos usarla en beneficio propio. Análisis de Objetividad e Integridad La integridad de un CPA se basa en su buen juicio y en su criterio, la objetividad es difícil de determinar, pues se debe recabar los hechos y fijar la responsabilidad y conocimiento previo de la información que tuvo a cargo el CPA. Normas generales Un miembro debe ajustarse a las siguientes normas y a las interpretaciones que de allí surjan por parte de los órganos designados por el Consejo. a. Competencia profesional: emprender solamente aquellos servicios profesionales que el miembro o la firma del miembro puedan esperar terminar razonablemente con competencia profesional. 73 b. Debido cuidado profesional: ejercer debido cuidado profesional en el desempeño de los servicios profesionales. c. Información suficiente pertinente: obtener información suficiente y pertinente para ofrecer una base razonable para las conclusiones o recomendaciones con relación a los servicios profesionales prestados. Cumplimiento de las normas Un miembro que realiza servicios de auditoría, revisión, recopilación, consultaría gerencial, tributarios u otros servicios profesionales, debe cumplir las normas promulgadas por los órganos u organizaciones nombrados por el Consejo. Análisis del cumplimiento de las normas. Los CPA y a las personas encargadas de la realización de los procesos de auditoría deben cumplir las normas, dictámenes, y mandatos elaborados y emitidas por las instituciones legales del gobierno creadas para este fin. En el caso del Ecuador el control de estas actividades y del cumplimiento de estas normas está regulado por las Superintendencias en el sector publico la Contraloría General del Estado, que con sus diferentes dependencias se encarga de fiscalizar la labor de las personas mencionadas, además es conveniente mencionar que además de los establecido es necesario otros requisitos para este tipo de contratos:  Interés del cliente. El profesional auditor debe encaminar su esfuerzo en línea con los objetivos y el cumplimiento de estos en la empresa.  Entendimiento del cliente. El cliente debe tener claro los objetivos, alcance, limitaciones y en si todo lo que convenga al contrato de auditoría, información que 74 debe ser expuesta de la forma más clara posible por parte del profesional.  Comunicación con el cliente. El auditor tiene la obligación de informar al cliente sobre: 1. Conflictos de interés que pueden ocurrir en el contrato o en la ejecución de este. 2. Alguna reserva que pueda ocurrir en cuanto al alcance del contrato o sus beneficios. Todo hallazgo o evento significativo que encuentre o determine el profesional y afecte a el cliente. Información confidencial del cliente Un miembro en ejercicio público no deberá revelar información confidencial alguna del cliente, sin el consentimiento específico de éste. Honorarios condicionados Los honorarios condicionados son una tarifa establecida para el desarrollo de cualquier servicio en cumplimiento de un acuerdo, en el cual no se cobrara honorario alguno, a menos que se logre un hallazgo o resultado determinado, o en el cual la cuantía de los honorarios dependa de otra forma del hallazgo o resultado de ese servicio. Los honorarios varían según la complejidad de los servicios prestados. Un miembro en ejercicio público no debe realizar: 1. Prestar mediante honorario condicionado servicio profesional: o recibir esa tarifa de un cliente cuando el miembro o la firma realiza: 75  Auditoria o revisión de los estados financieros.  Una recopilación de unos estados financieros cuando el miembro espera, o podría esperar que un tercero utilizara los estados financieros y que el informe de recopilación del miembro no revela una falta de independencia  Examen anticipado de información financiera. 2. Preparar una declaración original o una corrección del impuesto sobre la renta o un reclamo de devolución de impuestos por unos honorarios condicionados para cualquier cliente. Actos deshonrosos Indica que ningún miembro deberá cometer actos que desacrediten la profesión y mucho menos a la empresa que estén prestando sus servicios debido a que este no indica que son actos deshonrosos pero están sujetos a interpretación como es la de una firma o declaratoria de opinión falsa o engañosa también la comisión de un delito grave La practica más frecuente que si es deshonrosa es la de no devolver los registros a los clientes cuando el CPA ha sido despedido y no ha cobrado su comisión la forma que esperan recuperar es no devolver los papeles de trabajo ya que conocen que es la única sustentación de los asiento financieros del cliente, debido a que este acto no viola la regla se benefician de él pero se debe tomar en cuenta que cuando la deuda ha sido cancelada debe devolver obligatoriamente los registros. Publicidad y otras formas de ofertas de servicios Un miembro en ejercicio público no debe buscar clientes mediante la publicidad u otras formas de oferta de servicios en una forma que sea falsa, aparente o engañosa. Está prohibida la oferta de servicios mediante 76 el uso de la coacción, las contrataciones muy ambiciosas o una conducta de hostilidad Comisiones y honorarios por referencias 1. Comisiones prohibidas: Un miembro en ejercicio público no debe recomendar a un cliente productos o servicios, a cambio de una comisión, cuando este miembro o su firma realiza para ese cliente: a. Una auditoria o revisión de sus estados financieros. b. Una recopilación de estados financieros. c. Un examen de información financiera anticipado. 2. Revelación de comisiones permitidas: Un miembro en ejercicio público al que no se le ha prohibido la prestación de servicios o recibir una comisión, según esta regla, deberá revelar ese hecho a cualquier persona o entidad a la cual el miembro recomienda o refiere un producto o servicio con el cual se relaciona la comisión. 3. Comisiones por referencias: Cualquier miembro que acepta honorarios por referencia por recomendar o referir cualquier servicio de un CPA o cualquier persona o entidad que paga una comisión por referencia para obtener un cliente, debe revelar al cliente esa aceptación de pago. Forma y nombre de la organización El auditor puede desarrollar su profesión bajo una organización que conservará las características establecidas por ley, debiendo estar amparado, resguardado y vigilado por la legislación vigente en el país. El 77 nombre bajo el cual se constituya la misma deberá ser claro y no dar lugar a confusiones o dudas. En caso de que la organización tuviese dueños en el pasado, estos pueden estar tomados en cuenta para el nombre actual de la misma, además si uno de ellos estuviese vivo y no se hubiera retirado, puede continuar laborando bajo el nombre anterior hasta 2 años posteriores a desarrollar individualmente la profesión. Esta organización podrá nombrarse “Miembro del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados” solo si sus propietarios pertenecen. Normas Internacionales de Auditoría Las normas Internacionales de Auditoría nos dicen: No. NOMBRE PROPÓSITO 1 Objetivo y Principios Generales que Gobiernan una Auditoría de Estados Financieros El objetivo de una auditoría de estados financieros es hacer posible al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo sustancial, de acuerdo con un marco de referencias para informes financieros identificado 78 2 Términos de los Trabajos de Auditoría Esta NIA pretende ayudar al auditor en la preparación de cartas compromiso relativo a auditorías de estados financieros. Los lineamientos son también aplicables a servicios relacionados. Cuando se ha de prestar otros servicios como servicios de asesoría sobre impuestos, contabilidad, o administración, puede ser apropiado emitir cartas por separado. 3 Principios básicos que rigen una auditoría Esta Norma describe los principios básicos que gobiernan la responsabilidad profesional del auditor, que deben tenerse en cuenta cuando se lleva a cabo una auditoría. Son los de integridad, objetividad e independencia, secreto profesional, aptitudes y competencia, trabajo realizado por otros, documentación, planificación, obtención de evidencia de auditoría, revisión de los sistemas contables y de control interno, revisión de las conclusiones obtenidas y elaboración del informe. 4 Planeación “Planeación” significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance 79 esperados de la auditoría. El auditor planea desempeñar la auditoría de manera eficiente y oportuna. 5 Uso del Trabajo de Otro Auditor Establece normas y proporcionar lineamientos cuando un auditor, que dictamina sobre los estados financieros de una entidad, utiliza el trabajo de otro auditor en la información financiera de uno o más componentes incluidos en los estados financieros de la entidad. 6 Evaluación de Riesgo y Control Interno Obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor debería usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo. 7 Control de Calidad para el Trabajo de Auditoría Las políticas y procedimientos de control de calidad deberán implementarse tanto al nivel de la firma de auditoría como en las auditorías en particular. 8 Evidencia de Auditoría Establece normas y lineamientos sobre la cantidad y calidad de 80 evidencia de auditoría que se tiene que obtener cuando se auditan estados financieros, y los procedimientos para obtener dicha evidencia de auditoría. 9 Documentación El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoría y dar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría. 10 Consideración del Trabajo de Auditoría Interna El auditor externo deberá considerar las actividades de auditoría interna y su efecto, si lo hay, sobre los procedimientos de auditoría externa. 11 Fraude y Error Planificar y efectuar procedimientos de auditoría y al evaluar y reportar los consiguientes resultados, el auditor debería considerar el riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa en los estados financieros, resultantes de fraude o error. 12 Procedimientos Analíticos El auditor deberá aplicar procedimientos analíticos en las 81 etapas de planeación y de revisión global de la auditoría. 13 El Dictamen del Auditor sobre los Estados Financieros El auditor deberá analizar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida como base para la expresión de una opinión sobre los estados financieros. 14 Otra Información en Documentos que Contienen Estados Financieros Auditados El auditor deberá leer la otra información para identificar las inconsistencias de importancia relativa con los estados financieros auditados. 15 Auditoría en un Ambiente de Sistemas de Información por Computadora Los procedimientos seguidos por un auditor para obtener una comprensión suficiente de los sistemas de contabilidad y de control interno. La consideración del riesgo inherente y del riesgo de control a través de la cual el auditor llega a la evaluación del riesgo. 16 Técnicas de Auditoría con Ayuda de Computadora Habla sobre el entorno de sistemas de información por computadora”; sin embargo, la aplicación de procedimientos de auditoría puede requerir que el auditor considere técnicas que usen la computadora como una herramienta de auditoría. Estos diversos usos de la computadora son conocidos 82 como Técnicas de Auditoría con Ayuda de Computadora (TAACs). 17 Partes Relacionadas Desempeñar procedimientos de auditoría diseñados para obtener una evidencia suficiente apropiada de auditoría respecto de la identificación y revelación por la administración, de las partes relacionadas y el efecto de las transacciones de partes relacionadas que sean de importancia relativa para los estados financieros. 18 Uso del Trabajo de un Experto Cuando use el trabajo desempeñado por un experto, el auditor deberá obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría de que dicho trabajo es adecuado para los fines de la auditoría. 19 Muestreo de Auditoría El auditor debería diseñar y seleccionar una muestra de auditoría, desempeñar procedimientos de auditoría a partir de ahí y evaluar los resultados de la muestra a modo de proporcionar una suficiente evidencia apropiada de auditoría. 20 Efectos de la existencia de un contexto informatizado sobre el estudio y evaluación del sistema contable y de su Esta Norma aborda el estudio y evaluación del sistema contable y del correspondiente sistema de control interno en un contexto informatizado; Estudio y evaluación 83 correspondiente control interno del sistema contable y de su correspondiente control interno en relación con la auditoría. 21 Hechos Posteriores Se usa para referirse tanto a los hechos que ocurren entre el final del período y la fecha del dictamen del auditor, así como a los hechos descubiertos después de la fecha del dictamen del auditor. 22 Representaciones de la Administración Obtener evidencia que la administración reconozca su responsabilidad por la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con el Marco de Referencia relevante para informes financieros, y que ha aprobado los estados financieros. 23 Negocio en Marcha Al planear y desempeñar los procedimientos de auditoría y al evaluar los resultados consecuentes, el auditor debería considerar la propiedad del supuesto de negocio en marcha que subyace la preparación de los estados financieros. 24 El Dictamen del Auditor sobre los Trabajos de Auditoría con Propósito Especial El auditor deberá analizar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida durante el trabajo de auditoría con propósito especial como la base para una expresión de opinión. El 84 dictamen deberá contener una clara expresión escrita de opinión. 25 La Importancia Relativa de la Auditoría Es hacer posible al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia para informes financieros identificado. 26 Auditoría de Estimaciones Contables El auditor deberá obtener una suficiente evidencia apropiada de auditoría respecto de las estimaciones contables. 27 El Examen de Información Financiera Prospectiva Trata sobre las mejores estimaciones de la administración sobre los que la información financiera prospectiva se basa no son irrazonables y, en el caso de supuestos hipotéticos, si los mismos son consistentes con el propósito de la información. 28 Trabajos Iniciales - Balances de Apertura El auditor deberá obtener evidencia suficiente apropiada de auditoría de que: Los saldos de apertura no contengan representaciones erróneas que de manera importante afecten los estados financieros del período actual; Los saldos de cierre del período anterior han sido pasados correctamente al período actual o, 85 cuando sea apropiado, han sido re- expresados; y Las políticas contables apropiadas son aplicadas consistentemente o que los cambios en políticas contables han sido contabilizados en forma apropiada y revelados en forma adecuada. 29 Actuación por primera vez en una empresa. Esta Norma ofrece criterios sobre la responsabilidad del auditor en relación con los saldos de apertura, cuando se auditan los estados financieros por primera vez o cuando han sido auditados por otro profesional en el año precedente. 30 Conocimiento del Negocio Al desempeñar una auditoría de estados financieros, el auditor debería tener u obtener un conocimiento del negocio suficiente para que sea posible al auditor identificar y comprender los eventos, transacciones y prácticas que, a juicio del auditor, puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o en el examen o en el dictamen de auditoría. 86 31 Consideración de Leyes y Reglamentos en una Auditoría de Estados Financieros Cuando planea y desempeña procedimientos de auditoría y cuando evalúa y reporta los resultados consecuentes, el auditor deberá reconocer que el incumplimiento por parte de la entidad con leyes y reglamentos puede afectar substancialmente a los estados financieros. Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (NIAA’s) Según Resolución No. 06.Q.ICI.003 de 21 de agosto del 2006, el Superintendente de Compañías, resolvió disponer la adopción de las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento “NIAA”, a partir del 1 de enero del 2009, tal como se indica en el artículo 2 de dicha Resolución. En tal sentido, es muy importante resaltar algunos aspectos referentes a esta normativa profesional, que se aplica en la mayoría de países miembros de la Federación Internacional de Contabilidad (IFAC según sus siglas en ingles), y que en el nuestro país es aplicable desde el ejercicio económico 2009. Introducción Las NIAA’s son un conjunto de principios, reglas o procedimientos que obligatoriamente debe seguir o aplicar el profesional Contador Público que se dedique a labores de auditoría de estados financieros, con la finalidad de evaluar de una manera razonable y confiable la situación financiera de la empresa o ente por él auditado, y a base de aquello le 87 permita emitir su opinión en forma independiente con criterio y juicio profesionales acertados. Estas normativas tienen un rango superior al haberse introducido el acápite del Aseguramiento, con el fin de proporcionar un alto nivel de seguridad, por cuanto el Contador Público debe evaluar adecuadamente el riesgo de auditoría, que da inicio desde los aspectos previos a la contratación, siguiendo con la Planeación hasta concluir con el Informe, proporcionado de esta manera un alto índice de confianza a los diferentes usuarios de los estados financieros, y por consiguiente la correspondiente credibilidad de sus contenidos. Alcance El alcance del presente resumen se refiere exclusivamente a los servicios profesionales de auditoría de estados financieros, por consiguiente el enfoque de las NIAA’s se circunscriben a estos trabajos. Para la correcta aplicación del Aseguramiento, es indispensable que el auditor persona natural o jurídica, establezca o al menos defina entre otras, las siguientes actividades: 1.- Evaluación previa: Si el usuario solicita la presentación de una oferta, ésta no puede ser habilitada sin antes haber realizado una evaluación general al entorno del negocio de un potencial cliente, actividad que en forma documentada (escrita) definirá la solvencia del sistema de control interno, midiendo posibles riesgos que serán analizados por un profesional del Estudio Contable que cuente con la debida experiencia. 88 2.- Presentación de oferta: Una vez efectuada la evaluación previa, el auditor está en capacidad de presentar la oferta de sus servicios, con conocimiento razonable de las operaciones de su potencial cliente. Como norma indispensable, no sólo de ética profesional sino además de responsabilidad, jamás se debe ofertar servicios en forma telefónica, e-mail, fax, entre otros., sin percatarse ni conocer los elementos básicos que le permitan formarse un criterio técnico de las características del negocio que solicita sus servicios. 3.- Aceptación de un cliente: El auditor está en plena capacidad de aceptar o rechazar a un determinado cliente, particularmente si sus operaciones presentan algún tipo de riesgo que le vincule con el objetivo básico de la auditoria de estados financieros: la opinión. Este comentario incluye a clientes recurrentes, que en un determinado momento han deteriorado su sistema de control interno o que no han adoptado las medidas correctivas para mejorar el mismo. Así mismo desde mi punto de vista profesional, ningún auditor debería aceptar un trabajo de auditoría financiera que no se encuentre dentro de sus capacidades profesionales. 4.- Desarrollo de la auditoria: A partir de la fase o etapa de la Planeación de la auditoría financiera, ésta se desarrollará siguiendo los lineamientos ya conocidos por todos quienes han ejercicio esta actividad, y que considero no son necesarios insertarlos en el presente resumen. 89 5.- Evaluación de riesgos en el desarrollo de la auditoría financiera: En la etapa de la Planeación de auditoría y en las restantes fases del examen, queda entendido que el auditor en forma permanente pondrá mucho cuidado para evaluar los riesgos; que la supervisión mantendrá estándares altos de revisión in situ y en las oficinas del estudio contable, que la medición y obtención de la certeza razonable sea la apropiada, pertinente y documentada, con el fin de asegurar la calidad deseada y obtener los propósitos o el objetivo de dicha auditoria. 6.- Obtención de niveles de certeza: La certeza bajo el marco conceptual de las normas internacionales de auditoría, se entenderá como: “La satisfacción en la cual se basa el auditor con la finalidad de confiar en una aseveración realizada por un tercero (administración del ente auditado), para ser utilizada por otra parte (usuario)”. El auditor como resultado de sus pruebas pondera las evidencias obtenidas en base a los procedimientos aplicados, posición que le habilita para expresar sus conclusiones. Es indudable que existen limitaciones inherentes en cualquier sistema de Contabilidad y de Control Interno, las que deberá analizar y evaluar el auditor con el fin de medir el grado de repercusión que éstas tienen en la presentación de los estados financieros. En los trabajos de auditoría financiera, el auditor está en la obligación de proporciona un alto nivel, de ninguna manera absoluto, de certeza de que las aseveraciones o asunciones insertas en la información suministrada 90 sujeta a auditoría financiera, está libre de representaciones erróneas e inexactas de carácter sustancial o de importancia significativa. Esta circunstancia es expresada positivamente por el auditor en el dictamen u opinión, como certeza razonable. 7.- Contratos de Aseguramiento: La Norma Internacional específica sobre Contratos de Aseguramiento (Internacional Standard on Assurance Engagements (ISAE), en inglés), difunde el marco conceptual enfocado a los trabajos de aseguramiento cuya intención es la de proveer un nivel de seguridad, bien sea alto o moderado, según los convenios previos entre las partes contratantes. Así mismo, define los principios básicos o elementales y establece guías o procedimientos esenciales para que sean observados por los contadores públicos al desarrollar esta práctica profesional independiente, cuyo objetivo o intención es proveer un nivel alto de seguridad. Es de advertirse que esta Norma no define los principios básicos ni los procedimientos esenciales, para los contratos que tienen como finalidad proporcionar niveles de seguridad moderados. De igual forma, la Norma enunciada para un contrato específico de Aseguramiento, no aplica a una auditoria o revisión de estados financieros, en su contexto específico; el ASEGURAMIENTO bajo las NIAA tiene otro objetivo, tal como se ha expresado anteriormente. 8.- Controles de calidad: Un auditor debe acatar las normas de control de calidad que sean obligatorias en el país emitidas por la profesión o por las autoridades de control; por otro lado, cada estudio contable, sin importar el tamaño de su despacho está en la obligación de implementar por escrito las normas o 91 procedimientos de controles de calidad que aplicará para el desempeño de sus funciones. Al referirnos a los lineamientos que se deben observar al establecerse controles de calidad en un estudio contable, se enumeran entre otros a los siguientes, como indispensables: a) Los miembros de la organización deben adherirse como mínimo, con los requisitos promulgados por la IFAC en el Código de Ética para contadores públicos profesionales; de igual forma, están obligados a regirse por las propias normas éticas del país donde desempeñan sus funciones; b) Acatarán las disposiciones legales vigentes en cada país, en este caso Ecuador y las normas de calidad que regula la organización profesional que nos agrupa. ¿En los actuales momentos, está en funciones la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, como máximo organismo que regula el ejercicio de la profesión contable? Es una pregunta que debe ser contestada por cada uno de los contadores de nuestro país; y, c) Las normas de calidad emitidas por la IFAC, pueden variar según la legislación de cada país, sin embargo se debe observar los siguientes conceptos: La mayoría de los socios del Estudio Contable, deben ser miembros idóneos. Debe existir la seguridad que la Firma es independiente, y que todos los socios y demás personal son honestos y dignos de confianza, medidos a toda prueba en los aspectos de confidencialidad y reserva profesional sobre la información de terceros. Una garantía segura y firme, que el personal de auditores asignado es supervisado adecuadamente. 92 Debe existir un acuerdo escrito de cumplimiento dentro de la Firma, para discutir y buscar soluciones idóneas y técnicas, cuando surjan diferencias de criterio u opinión sobre cualquier tema profesional. Deben existir procedimientos razonables para la contratación y promoción del personal profesional. Que existan criterios claros y profesionales en el contexto de los socios y personal de alto rango de la Firma, para la admisión y permanencia de los clientes. La adhesión de los miembros de la firma o estudio contable, a los programas de desarrollo profesional. 4.2. Herramientas de la Auditoría de Gestión 4.2.1. Equipo multidisciplinario Un equipo multidisciplinario comprende un grupo de profesionales especializados en temas diferentes con conocimientos amplios que van a ser el personal de apoyo para el auditor en temas que se desconozca, este equipo es de gran importancia y ayuda para la consecución de los objetivos planteados en la auditoría; el equipo multidisciplinario se va a conformar dependiendo la naturaleza de la entidad y el tipo de auditoría a realizarse. Auditores.- Entre los dos más experimentados, se designa el jefe de grupo y al supervisor el mismo que serán los responsables de la auditoría de gestión. Especialistas.- Estos son profesionales con independencia necesaria para el trabajo de auditoría, quienes van a servir de apoyo al staff de auditoría. 93 4.2.2. Control interno El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización. Entre los objetivos del control interno tenemos  Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.  Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.  Promover la eficiencia de la explotación.  Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.  Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:  Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. 94  Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.  Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.  Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades. La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno. 4.2.2.1. Clases de control interno Las Normas Técnicas de Control Interno lo clasifican en: • Control Interno Previo • Control Interno Concurrente • Control Interno Posterior Control interno previo: Es la revisión de operaciones y transacciones propuestas antes de su autorización formal o de que éstos surtan sus efectos. Asegura la autorización legal, propiedad y ausencia de errores. Este tipo de control lo ejecutan los funcionarios y supervisores de la entidad, cada uno dentro del área de su actividad y competencia normal, quienes asumen la responsabilidad en el grado que les corresponda, a la observancia o inobservancia de los aspectos que controlan. 95 Control interno concurrente: Este control se lo efectúa en forma simultánea con la ejecución de las operaciones financieras y administrativas, y es efectuado por los servidores responsables del trámite ordinario de las operaciones, sin que deban crearse unidades específicas para este fin. Control interno posterior: Es el control efectuado a las operaciones y transacciones luego de que estas se han ejecutado por la entidad. El control posterior es ejecutado por las unidades de auditoría interna. 4.2.3. Herramientas para evaluar el Control Interno 4.2.3.1. Cédulas narrativas Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin utilización de gráficos. Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida. Este método de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad, de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan. 96 Las preguntas se formarán en los siguientes términos: Qué informes se producen? Quién los prepara? A base de qué registros se preparan los informes? Con qué frecuencia se preparan estos informes? Qué utilidad se da a los informes preparados? Qué tipo de controles se han implantado? Quién realiza funciones de control? Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles? Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el auditor se documente de los controles de una manera organizada. El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes más que repuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos. Ejemplo: 97 4.2.3.2. Cuestionario Un cuestionario de control interno es una herramienta de auditoría que utiliza preguntas cerradas que permite formarse una idea orientada al trabajo de auditoría, estas preguntas tiene el fin de verificar el cumplimiento de una actividad; este trabajo debe realizarse por áreas, no existe un modelo único de preguntas en un cuestionario de control interno, las preguntas pueden ir variando según el criterio del auditor según el objetivo que se quiere cumplir. Tipos de preguntas Las preguntas abiertas son aquellas en las que después del enunciado hay un espacio en blanco para que el encuestado conteste lo que quiera. Preguntas cerradas son aquellas en las que e encuestador establece todas las posibles respuestas a la pregunta. Pueden ser de dos tipos: respuestas de alternativa simple (dicotómicas), cuando sólo es posible INICIALES FECHA ELABORADO REVISADO 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 NARRATIVA CUENTAS POR COBRAR N1 1/1 CORPORACIÓN FUNDECCO 98 una respuesta (sí o no, hombre o mujer); respuestas de alternativa múltiple, cuando se presentan varias alternativas de posible respuesta. Las preguntas mixtas, son preguntas cerradas que dar opción al encuestado a razonar, matizar o ampliar su respuesta a través de la opción «otros» o de la opción «por qué». Ejemplo: 4.2.3.3. Flujogramas Es la representación gráfica que nos permite realizar un adecuado análisis de los puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema. Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares; sin embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando sean requeridos. Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para diagramar programas de computadora se muestran a continuación: 99 Inicio o fin del programa Pasos, procesos o líneas de instruccion de programa de computo Operaciones de entrada y salida Toma de desiciónes y Ramificación Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama Cinta magnética Disco magnético Conector de pagina Líneas de flujo Anotación Display, para mostrar datos Envía datos a la impresora Ejemplo: 100 Corporación Fundecco Ref F.A 1.1 FLUJOGRAMA Cuentas por cobrar Auditoría a Diciembre 31 de 2010 Iniciales Fecha Elaborado PP 11/01/2011 Revisado AA 11/01/2011 101 4.2.3.4. Matrices La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida de la necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro. Es una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los diversos productos, servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como así también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las mismas. Ejemplo: 102 4.2.3.5. Combinación de métodos Ningún de los métodos permiten la evaluación eficiente de la estructura del control interno, pues se requiere la aplicación combinada de los métodos Ejemplo: Matriz de Control Interno Ref Ind 1.1 Auditoría a Diciembre 31 de 2010 Corporación Fundecco Iniciales Fecha Elaborado PP 11/01/2011 Revisado AA 11/01/2011 103 La matriz de control combinada con los Flujogramas, nos ayudaran a describir los procesos de mejor manera para poder observar las falencias de control en el caso de existir estas. 4.2.3.6. Ventajas y desventajas de la aplicación de herramientas de evaluación del Control Interno. FLUJOGRAMAS Ventajas: • Evalúa siguiendo una secuencia ordenada y lógica. • Oservación del circuito en conjunto. • Identifica existencia o usencia de controles . • Localiza desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo. • Permite detectar hechos, controles y debilidades. • Facilita la formulación de recomendaciones a gerencia Desventajas: • Necesita de conocimientos sólidos de Control interno. • Requiere entrenamiento en la utilización y simbología de los diagramas de flujo. • Limitado el uso a personal inexperto. • Por su diseño específico resulta muy costoso. 104 CUESTIONARIOS NARRATIVAS Ventajas: • Guía para evaluar y detectar • áreas críticas. • Disminución de costos. • Facilita administración de • trabajo sistematizando exámenes. • Pronta detección de deficiencias • Entrenamiento de personal inexperto. • Siempre busca una respuesta. • Permite preelaborar y estandarizar su utilización Desventajas: • No preveé naturaleza de las operaciones. • Limita inclusión de otras preguntas. • Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias. • Que lo tome como fin y no como medio • La iniciativa puede limitarse. • Podría su aplicación originar malestar en la entidad. Ventajas: • Aplicación en pequeñas entidades. • Facilidad en su uso. • Deja abierta la iniciativa del auditor. • Descripción en función de observación directa Desventajas: • No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara. • El auditor con experiencia evalúa. • Limitado a empresas grandes • No permite la visión en conjunto • Difícil el detectar áreas críticas por comparación 105 4.2.3.7. Tipo de riesgo RIEGO INHERENTE Se refiere a la posibilidad de que un error material que se lo puede determinar por:  Naturaleza de las actividades de la organización y operaciones que realiza.  La actitud de la gerencia para implementar y mantener sistemas adecuados de control interno.  Nivel técnico y de capacitación del personal.  Nivel tecnológico de la organización, entre otros. RIESGO INHERENTE RIESGO DE CONTROL RIESGO DE DETECCIÓN RIESGO DE AUDITORÍA 106 El riesgo inherente es la posibilidad de errores o irregularidades en la información administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseñados y aplicados por la organización. RIESGO DE CONTROL “EL riesgo de Control es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna. Además, la existencia de bajos niveles de control, lo que implica que existan buenos procedimientos en los sistemas de información, contabilidad y control, pueden ayudar a mitigar el nivel de riego inherente evaluado en una etapa anterior.”9 Nivel de confianza = Puntaje obtenido x 100 Puntaje optimo Riesgo de control = 100 - Nivel de confianza RIESGO DE DETECCIÓN Es el riesgo de que el auditor no detecte una distorsión de importancia relativa como consecuencia de una aplicación incorrecta de prueba sustantivas o de no haber aplicado los procedimientos necesarios para tal fin; el auditor debe considerar los siguientes factores:  La naturaleza de los procedimientos sustantivos  La oportunidad de los procedimientos sustantivos  El alcance de los procedimientos sustantivos. 9 WHITTINGTON RAY Y PANY KART; Principios de Auditoría; Tercera Edición; Pág. 240. 107 RIESGO DE AUDITORÍA “La evaluación de riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso.”10 Al respecto, el riesgo de auditoría se da por el efecto combinado del riesgo inherente, ocasionado por el tipo o ente que se audita; el riesgo de control derivado del control interno que se aplica; y por el riesgo de detección, es decir por la posibilidad de que los procedimientos aplicados por el auditor, no detecten errores y desviaciones que hayan escapado al control interno. Riesgo de Auditoría = RI X RC X RD 4.2.3.8. Matriz de riesgos Confianza ALTO NIVEL DESDE HASTA ALTO 88,89% 99,99% MEDIO 77,78% 88,88% BAJO 66,67% 77,77% MEDIO ALTO 55,56% 66,66% MEDIO 44,45% 55,55% BAJO 33,34% 44,44% BAJO ALTO 22,23% 33,33% MEDIO 11,12% 22,22% BAJO 0,01% 11,11% Riesgo 10 MALDONADO E. MILTON K; Auditoría de Gestión; Primera Edición; Pág.50. 108 Uso de la Colorimetría para la Calificación de Riesgos La colorimetría es una técnica que permite identificar clara y rápidamente los niveles de riesgo inherente y de control existentes en la entidad, asignando un color a cada tipo de riego, es decir un color para el riesgo alto, para el moderado y para el bajo, dependiendo los escenarios en los cuales se evalúa el riesgo. Por lo expuesto se señalan dos tipos de escalas colorimétricas de 3 y 5 niveles que son: 109 COLORIMETRÍA 3 ESCALAS COLORIMETRÍA 3 ESCALAS RIESGO DE COLORIMETRÍA (3 ESCALAS) COLORES Puntaje RIESGO CONFIANZA INFERIOR SUPERIOR Verde 15% 35% Bajo Alto Amarillo 36% 75% Moderado Moderado Moderado Moderado Rojo 76% 95% Alto Bajo 110 4.2.4. COSO ERM 4.2.4.1. Antecedentes En 1992 el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido como COSO, publicó el Internal Control - Integrated Framework para facilitar a las empresas a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno. Desde entonces ésta metodología se incorporó en las políticas, reglas y regulaciones y ha sido utilizada por muchas compañías para mejorar sus actividades de control hacia el logro de sus objetivos. La redacción del informe fue delegada a Coopers & Lybrand este grupo estaba constituido por representantes de las organizaciones:  American Accounting Association (AAA)  American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)  Financial Executive Institute (FEI)  Institute of Internal Auditors (IIA)  Institute of Management Accountants (IMA). Hacia fines de septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos e irregularidades que provocaron pérdidas importante a inversionistas, empleados y otros grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk Management – ERM Integrated Framework y sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y gestión integral de riesgo. Este nuevo enfoque no intenta ni sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control interno o decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de riesgo. 111 Adicionalmente, dado que COSO ERM se encuentra completamente alineado con el Internal Control - Integrated Framework, las mejoras en la gestión de riesgo permitirán mejorar, aún más, sobre la inversión ya realizada en control interno bajo las disposiciones de la Ley Sarbanes- Oxley. 4.2.4.2. Definición COSO II (ERM) Gráfico No. 9 Cubo ERM Fuente: Internet El Enterprise Risk Management (ERM) es un proceso, efectuado por el Comité Ejecutivo de una Entidad, la Gerencia y demás personal, aplicado en un estratégico conjunto y a través de toda la Empresa, designado para 112 identificar potenciales eventos que puedan afectar a la Entidad, y gerenciar los riesgos de acuerdo al apetito sobre dichos riesgos, para proveer razonable aseguramiento acerca del cumplimiento de los objetivos corporativos. 4.2.4.3. Objetivos Entre los objetivos prioritarios tenemos los siguientes:  De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.  De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.  De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.  De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.  De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.  De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.  De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar 113 sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.  De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.  Mejorar la calidad de la información financiera concentrándose en el manejo corporativo, las normas éticas y el control interno.  Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de interpretaciones y conceptos sobre el control interno. Objetivos específicos.  Determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o actividad pertinente.  Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.  Determinar si la entidad, programa o actividad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.  Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.  Revisar y evaluar la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros.  Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.  Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de éstos por parte del ente.  Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración del la entidad que se encuentra a disposición de los organismos del estado y de la comunidad en general. 114  Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.  Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos.  Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.  Auditar y emitir opinión sobre la memoria y los estados contables financieros, como así también sobre el grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de las empresas y sociedades del estado. 4.2.4.4. Responsables La alta gerencia es la responsable del sistema de control, la integridad y la ética deben ser elementos que aporten ejemplo a los demás empleados. La administración fija las pautas y la visión global del negocio este debe tener un papel activo en el conocimiento de las acciones que se ejecutan, se debe asegurarse de contar con vías de comunicación efectivas con la alta dirección y las áreas financieras, legales y de auditoría interna. La Auditoría Interna debe desempeñar un papel de supervisión sobre la eficiencia y permanencia de los sistemas de control. Para ello debe contar con una ubicación jerárquica adecuada. Los empleados en general tienen la responsabilidad de participar en el esfuerzo de aplicar el control interno, cuyos detalles deben ser 115 incorporados a la descripción de los puestos de trabajo. Ellos deben comunicar al nivel superior las desviaciones que detecten a los códigos de conducta, a las políticas establecidas o la legalidad de las acciones realizadas. 4.2.4.5. Componentes 4.2.4.5.1. Entorno Interno Se refiere a la cultura de una organización, filosofía de gestión de riesgos y el apetito al riesgo, la integridad y los valores éticos, y el ambiente en el que se desenvuelven. 4.2.4.5.2. Definición de Objetivos Se segura que la dirección que ha puesto en marcha para fijar objetivos sean los óptimos, y que los objetivos elegidos apoyen y concuerden con la misión de la entidad además que sean compatibles con su riesgo. 4.2.4.5.3. Identificación de Eventos Es necesario identificar todos los eventos internos y externos que afecten el logro de objetivos de una entidad, distinguiendo entre riesgos y oportunidades. Las oportunidades deben ser canalizadas de vuelta en la formulación de la estrategia empresarial y la fijación de objetivos. 116 4.2.4.5.4. Valoración de Riesgos Se deben analizar teniendo en cuenta la probabilidad e impacto, como base para determinar la forma en que deben gestionarse. Los riesgos deben ser evaluados de forma inherente y residual. 4.2.4.5.5. Respuesta al Riesgo La dirección deberá seleccionar entre evitar, aceptar, reducir, o compartir los riesgos con el desarrollo de un conjunto de medidas para adaptar los riesgos a la organización. 4.2.4.5.6. Actividades de Control Se debe establecer y aplicar políticas y procedimientos para asegurar que las alternativas tomadas frente al riesgo se lleven realmente a cabo de la manera esperada. 117 4.2.4.5.7. Información y Comunicación La información debe ser identificada, capturada y difundida en la forma y plazos que permitan al personal llevar a cabo las asignaciones bajo su responsabilidad. 4.2.4.5.8. Monitoreo Deberá tener como objeto el seguimiento y sus respectivas modificaciones realizadas en la marcha, según sea necesario. El seguimiento debe ser realizado a través de actividades de gestión continua, evaluaciones independientes, o ambas. 4.2.5. Muestreo de la Auditoría de Gestión 4.2.5.1. Definición Muestreo en auditoría implica la aplicación de procedimientos de auditoría a menos del 100% de las partidas que integran de tal manera que todas las unidades del muestreo tengan igual oportunidad de selección. Esto permitirá al auditor obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre algunas características de las partidas seleccionadas para formar o ayudar en la formación de una conclusión concerniente al universo de la que se extrae la muestra. El muestreo en la auditoría puede usar un enfoque estadístico o no estadístico. 118 4.2.5.2. Clases de muestreo Dentro del muestreo podemos observar los enfoques de estadístico y no estadístico: La decisión sobre si usar o no un enfoque de muestreo estadístico o no estadístico es un asunto para juicio del auditor respecto de la manera más eficiente de obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría en las circunstancias particulares. Cuando se aplica el muestreo estadístico, el tamaño de la muestra puede determinarse usando ya sea la teoría de la probabilidad o el juicio profesional. Más aún, el tamaño de la muestra no es un criterio válido para distinguir entre los enfoques estadístico y no estadístico. Diseño de la muestra Cuando se diseña una muestra de auditoría, el auditor deberá considerar los objetivos de la prueba y los atributos del universo de la que se extraerá la muestra. El auditor debe considerar primero los objetivos específicos a lograr y la combinación de procedimientos de auditoría que es probable que cumplan mejor dichos objetivos. La consideración de la naturaleza de la evidencia de auditoría buscada y las condiciones de error posible u otras características relacionadas con dicha evidencia, ayudarán al auditor a definir qué constituye un error y qué universo usar para el muestreo. 4.2.5.3. El riesgo de muestreo El auditor debe considerar qué condiciones constituyen un error por referencia a los objetivos de la prueba. Cuando lleva a cabo pruebas de control, el auditor generalmente hace una evaluación preliminar del porcentaje de error que espera encontrar en el universo que se somete a prueba y el nivel del riesgo de control. Esta evaluación se basa en el 119 conocimiento previo del auditor o en el examen de un pequeño número de partidas del universo. De modo similar, para pruebas sustantivas, el auditor generalmente hace una evaluación preliminar del monto del error en el universo. Estas evaluaciones preliminares son útiles para diseñar una muestra de auditoría y determinar el tamaño de la muestra. 4.2.5.4. El proceso de muestreo en la auditoría de gestión El auditor puede decidir aplicar muestreo en la auditoría al saldo de cuenta o clase de transacciones. El muestreo en la auditoría puede ser aplicado usando ya sea métodos de muestreo estadísticos o no estadísticos La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por qué el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza. 4.2.5.4.1. Determinación de los objetivos Los objetivos del muestreo de auditoría son los siguientes:  Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos.  Obtener evidencia directa sobre la verdad de las operaciones que se incluyen en los registros contables. 4.2.5.4.2. Determinación del universo y de la unidad de muestreo En la determinación del tamaño y extensión de la muestra y demás pruebas a realizar en el transcurso del trabajo, influye notablemente la apreciación que capte el auditor sobre la confiabilidad del control interno que tiene establecido la entidad. 120 Además se debe precisar los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestra que se va a utilizar en cada caso, sin perder de vista las características de la entidad objeto de la auditoría, importancia relativa o absoluta del tema, áreas de alto riesgo, tamaño de la muestra, antecedentes, apreciación personal, así como cualquier otro elemento que le permita una adecuada determinación. En la selección de muestras el auditor debe seguir los principios siguientes:  Basar sus opiniones sólo en las poblaciones donde se extrae la muestra.  La muestra debe ser representativa del universo y para que lo sea, cada elemento del mismo debe tener una probabilidad igual de ser seleccionado.  Asegurarse de que ningún elemento particular del universo modifique el carácter eventual de la muestra. Evitar que en la selección de la muestra puedan influir inclinaciones personales. 4.2.5.4.3. Determinación del tamaño de la muestra Una decisión importante para el auditor implica la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir. Un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Qué tan grande debe ser la muestra seleccionada? No existen porcentajes, tablas o reglas generalmente aceptadas para la selección de las muestras de auditorías; más bien, el auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, áreas de riesgos y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorías. 121 El tamaño de la muestra: Población infinita Población Finita Cuando no se sabe el número exacto de unidades del que está compuesta la población. Cuando se conoce cuántos elementos tiene la población En donde: Z = nivel de confianza. p = Probabilidad a favor. q = Probabilidad en contra. N = Universo e = error de estimación. n = tamaño de la muestra 4.2.6. La Evidencia 4.2.6.1. Definición La evidencia del auditor es la convicción razonable de que toda la información expresada han sido y están debidamente soportada en el tiempo y contenido por los hechos y circunstanciales que realmente han ocurrido. La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor y que tienen relación con las cuentas anuales que se examinan. 122 La evidencia se obtiene por el auditor a través del resultado de las pruebas de auditoría aplicadas según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del auditor. 4.2.6.2. Elementos de la evidencia El auditor obtiene evidencia de auditoría por uno o más de los siguientes procedimientos: inspección, observación, investigación y confirmación, procedimientos de cómputo y analíticos. La oportunidad de dichos procedimientos dependerá, en parte, de los períodos de tiempo durante los que la evidencia de auditoría buscada esté disponible. 4.2.6.2.1. Evidencia suficiente Es aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a través de sus pruebas de auditoría para llegar a conclusiones razonables sobre las cuestiones que se someten a examen. Bajo este contexto el auditor no puede obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen. Por lo tanto, puede llegar a una conclusión sobre un saldo, transacción o control, realizando pruebas de auditoría, mediante muestreo, mediante pruebas analíticas o a través de una combinación de ellas. 4.2.6.2.2. Evidencia relevante La evidencia es relevante cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría. 4.2.6.2.3. Evidencia competente Es la medida de la calidad de evidencia de la auditoría y su relevancia para una particular afirmación y su confiabilidad. La evidencia será más confiable cuando se base en hechos más que en criterios. 123 4.2.6.2.4. Evidencia pertinente Se refiere a su relevancia y razonabilidad. Consiste en la apreciación de la relación entre la evidencia y su uso. En este sentido, las informaciones utilizadas para aprobar o desaprobar un dato son pertinentes si tienen una relación lógica y sensible con ese dato, mientras que las informaciones que no posean tal característica, no deberán utilizarse como elementos de prueba. 4.2.6.3. Clases de evidencia Evidencia física.- Se obtiene mediante inspección y observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resume los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales. Evidencia documental.- Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad facturas y documentos de la administración, relacionados con su desempeño. Evidencia testimonial.- Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de indagaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del área auditada. Evidencia analítica.- Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos, separación de la información en sus componentes. 124 4.2.6.4. Niveles de confiabilidad Para que la evidencia se aceptable debe ser creíble y confiable, es por esto que la calidad de la evidencia varía según la fuente de que se origina. 4.2.7. Pruebas de auditoría El auditor deberá obtener la evidencia para la auditoría a través de: 4.2.7.1. Pruebas de cumplimiento Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoría para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos. Menor confiabilidad Mayor confiabilidad 125 El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la información. 4.2.7.2. Pruebas sustantivas Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros. 4.2.8. Hallazgos en auditoría Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad o programa bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto. 126 4.2.8.1. Fundamentos Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la opinión y el informe. 4.2.8.2. Observaciones de auditoría Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones contenidas en los informes de gestión, o que creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de evidencia se denomina observación de auditoría y, por lo general, está relacionada con las siguientes definiciones:  Los errores están constituidos por omisiones no intencionales al realizar un paso de control, fallas administrativas en los registros, en la aplicación de la normativa técnica y en el principio de control interno, administrativo y financiero. También son identificados como interpretaciones erróneas de hechos que existían al momento que fueron preparados los informes de gestión y financieros.  Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestión, tales como los errores deliberados en las afirmaciones de la alta dirección o en el uso de los recursos de la entidad.  Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye la colusión, los sobornos y otros pagos dudosos.  Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma individual como en conjunto, para determinar si los informes 127 están o pueden estar significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la validez de las actividades examinadas y si tienen otras implicaciones para la entidad.  La evaluación de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas e implicaciones y resolver sobre la acción apropiada a tomarse. También debe considerarse el interés para el sujeto pasivo de la auditoría, tanto desde el punto de vista operativo como de control. 4.2.8.3. Causas que originan las observaciones La causa fundamental de la observación está encubierta y su ubicación requiere persistencia y conocimiento, si esta no se identifica la causa de una observación, esta pone en peligro la auditoría al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. También debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la información a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la auditoría. La respuesta a las siguientes preguntas son útiles para identificar las causas de dichas observaciones:  La observación se originó dentro o fuera de la entidad?  Qué controles han sido diseñados para evitar o detectar la observación?  La observación ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento computadorizado?  Cuál es la razón por la que los controles o las funciones de procesamiento no operan adecuadamente? 128  Quién es responsable de operar estos sistemas de control?  Los sistemas de control fueron diseñados en forma poco efectiva? Si este fuera el caso, qué impacto tiene sobre las operaciones?  Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son supervisados?  La observación ha sido generada por el sistema contable y otro sistema de información de la entidad?  La observación ha resultado de errores en los datos comunes para muchas transacciones (por ejemplo, cálculo de intereses sobre préstamos) o en datos aplicables a una transacción específica?  La observación es el resultado del procesamiento inadecuado de información correcta o del uso de información incorrecta? 4.2.8.4. Atributos Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría, no siempre podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio profesional para decidir cómo informar determinada debilidad importante identificada en el control interno. La extensión mínima de cada hallazgo de auditoría dependerá de cómo éste debe ser informado, aunque por lo menos, el auditor debe identificar los siguientes elementos: 4.2.8.4.1. Condición Se refiere a la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad, función u operación, entendida como “lo que es”. 129 4.2.8.4.2. Criterio Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor mide la condición del hecho o situación. 4.2.8.4.3. Causa Es la razón básica (o las razones) por lo cual ocurrió la condición, o también el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. 4.2.8.4.4. Efecto Es el resultado adverso o potencial de la condición encontrada, generalmente representa la pérdida en términos monetarios originados por el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales. 4.2.9. Técnicas de auditoría 4.2.9.1. Técnica de verificación ocular  Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables.  Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, 130 apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones. 4.2.9.2. Técnica de verificación verbal  Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, es una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.  Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.  Las Encuestas, pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. 131 4.2.9.3. Técnica de verificación escrita  Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros.  Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada (terceros), información de interés que sólo ella puede suministrar.  Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una fecha determinada.  Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados. 132 4.2.9.4. Técnica de verificación documental  Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.  Computación, es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.  Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensión de la estructura de control interno. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) Rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta. b) Rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.  Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo. 133 4.2.9.5. Técnica de verificación física  Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes. 4.2.10. Papeles de Trabajo 4.2.10.1. Generalidades Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el auditor, de manera que, en conjunto, constituyen un resumen de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, que junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión. 4.2.10.2. Definición Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante el curso del examen, desde la planificación preliminar, la planificación específica y la ejecución de la auditoría, sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus opiniones, constantes en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones presentadas en los informes. Los papeles de trabajo deben ser claros, concisos, con el objeto de proporcionar un registro ordenado del trabajo, evitando rodeos estos deben contener las razones que sirvieron de base para tomar las decisiones sobre temas conflictivos, por lo que deben ser completos, que 134 permitan su lectura, claramente expresados y su propósito de fácil comprensión, evitándose incluir comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior. 4.2.10.3. Características La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre otros factores:  La naturaleza de la tarea que se va a realizar.  La condición del área, programa o entidad a ser examinada.  El grado de seguridad en los controles internos.  La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoría. Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes características generales:  Prepararse en forma nítida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se utilizará una ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación en abreviaturas, referencias lógicas, mínimo número de marcas y su explicación, deben permitir su lectura, estar claramente expresados y de fácil comprensión, evitándose preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior.  Su preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondrá en su elaboración el mayor cuidado para incluir en ellos tan sólo los datos exigidos por el buen criterio del auditor.  Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad. 135 4.2.10.4. Objetivos Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes: Principales  Ayudar a la planificación de la auditoría  Redactar y sustentar el informe de auditoría  Facilitar, registrar la información reunida y documentar las desviaciones encontradas en la auditoría.  Sentar las bases para el control de calidad y demostrar el cumplimiento de las normas de auditoría  Defender las demandas, los juicios y otras acciones judiciales  Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditoría Secundarios  Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo.  Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por terceros.  Constituir un elemento para la programación de exámenes posteriores en la misma entidad o en otras similares, por tal motivo en los legajos se incluirán los papeles de trabajo que se denominarán "Asuntos importantes para futuros exámenes", con información para ese fin.  Los papeles de trabajo permitirán informar a los funcionarios y empleados de la entidad, sobre las desviaciones observadas y otros aspectos de interés sobre la gestión institucional, lo que se concretará igualmente en las conclusiones y recomendaciones.  Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destreza profesional, sirven como evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios o cargos en su contra. 136 4.2.10.5. Aspectos básicos para la elaboración de papeles de trabajo. La elaboración de los papeles de trabajo, obedecerá a la objetividad en las apreciaciones, la concisión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la indicación de las fuentes de información utilizadas por el auditor, quien al efectuar su trabajo, debe hacerlo de acuerdo con las normas de calidad profesional y deberá conceder importancia en su creatividad. La realización de los papeles de trabajo debe ser previamente programada, para que contengan información útil que sustente el informe; evitando elaborarse papeles de trabajo innecesarios, pues disminuyen la calidad del conjunto de los mismos y se desperdician recursos materiales y humanos. Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarán según las circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos básicos:  Evidencia que los estados financieros y demás información sobre la que se está dictaminando, esté conciliados con los registros y se encuentren formalmente emitidos.  Composición de los activos y pasivos que figuren en el balance, incluida la información a través de notas que indiquen acerca de cómo se ha verificado su existencia y han obtenido sus valoraciones.  Análisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingresos y gastos.  En el caso de papeles de trabajo que reúnan cuentas de cada rubro (hoja principal, cédulas sumarias y subsumarias), incluir los saldos del ejercicio anterior, a efectos comparativos y la 137 correspondiente conclusión sobre la razonabilidad del rubro examinado. Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de tal forma que surja con claridad:  El criterio utilizado para determinar el tamaño de las muestras y selección de los ítemes.  Los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el seguimiento realizado, evitando expresiones genéricas. Por ejemplo: "Revisado con documentos", deberá reemplazarse por "revisado con orden de compra autorizada, factura del proveedor, informe de recepción valorizado e informe de bodega, según sea el caso".  En el caso de encontrar desviaciones de control interno, de registro, de evaluación, de exposición u otras que merezcan su consideración, se deben redactar los comentarios en un único papel de trabajo.  Reportar si se resolvieron las desviaciones, problemas o defectos detectados.  Un papel de trabajo se considera que está completo, cuando incluye todos los datos e información que respalde los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe y además cuando otro auditor, al revisarlo llegue a conclusiones similares. La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al máximo su cantidad. Algunas condiciones típicas a evitarse son:  Los documentos que sólo transcriben la información disponible en registros técnicos, administrativos o financieros de la entidad. 138  La acumulación de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen de relación directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la auditoría.  La inclusión de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos en los que debe prepararse una síntesis o incluir una referencia a la fuente de información. 4.2.10.6. Partes de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes: Encabezamiento El encabezamiento del papel de trabajo, debe estar compuesto de la siguiente forma:  Nombre de la empresa  Materia, asunto o cuenta examinada  Objetivo de la papel de trabajo.  Nombre de la subcuenta, si se trata de análisis de una auditoría contable.  Nombre de quien preparó el papel de trabajo, en un ángulo del papel de trabajo, y la fecha de su confección.  En el mismo ángulo y debajo del anterior las iníciales de quien las revisó y la respectiva fecha. Cuerpo central En esta parte el auditor debe dejar establecido los procedimientos aplicados, e indicar la evidencia reunida, los análisis, cálculos y conclusiones a las cuales el auditor ha arribado. 139 Parte final En la parte final del papel de trabajo, el auditor deberá dejar establecido, la fuente de la información obtenida, el alcance y profundidad del examen, el resultado y conclusiones, las marcas o tildes empleadas, y la numeración del papel de trabajo. Tipos de papeles de trabajo Cedulas descriptivas INICIALES FECHA ELABORADO REVISADO 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 NARRATIVA CUENTAS POR COBRAR N1 1/1 CORPORACIÓN FUNDECCO 140 Cedulas analíticas Cuatro columnas Ocho columnas Cuentas por cobrar INICIALES FECHA ELABORADO REVISADO 1 2 3 4 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 CÉDULA ANALITICA CORPORACIÓN FUNDECCO CxC INICIALES FECHA ELABORADO fs REVISADO 1 2 3 4 5 6 7 8 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 CORPORACIÓN FUNDECCO CÉDULA ANALITICA CA 2/2 141 Doce columnas 4.2.10.7. Custodia y archivo Un complemento necesario a los papeles de trabajo lo constituye el archivo de trabajo. En él deben figurar recopilados todos los documentos utilizados en la actuación profesional, así como cuantas informaciones se consideren de interés, tanto para el presente como para el futuro. Se pueden distinguir dos tipos de archivos: expediente de ejercicio y permanente. El contenido de este archivo se refiere a documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se limita al período de realización de la auditoría. a) Archivo general Agrupa toda información referente a la organización de la auditoría, al mismo tiempo recogerá la documentación en la que se han ido reflejando los principales problemas que se han planteado en la ejecución de la auditoría y las conclusiones a las que a ha ido llegando el auditor. De esta forma, podríamos destacar como apartados importantes de la sección general del expediente del ejercicio:  Proceso de planificación y programas de auditoría.  Informe sobre el sistema de control interno contable. INICIALES FECHA ELABORADO REVISADO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 CORPORACIÓN FUNDECCO CÉDULA ANALITICA CA 3/3 142  Indicación de quién realizó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron realizados.  Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado.  Puntos de informe.  Correspondencia con el cliente y resumen de las conversaciones mantenidas.  Hechos posteriores.  Terminación de la auditoría b) Archivo por áreas de trabajo En este segundo apartado se agruparán todos los papeles de trabajo que recogen la información relativa a cada una de las áreas en que se ha dividido la empresa a efectos de la realización del mismo. Los puntos en que se ha de dividir esta sección serán: 1) Resumen de las partidas de los estados financieros:  Accionistas por desembolsos no exigidos  Inmovilizado  Gastos a distribuir en varios ejercicios  Circulante  Fondos propios  Ingresos a distribuir en varios ejercicios  Provisiones para riesgos y gastos  Acreedores a largo plazo  Acreedores a corto plazo  Provisiones para riesgos y gastos a corto plazo  Gastos e ingresos de explotación  Gastos e ingresos extraordinarios 143 2) Programas de auditoría para cada área 3) Pruebas de cumplimiento sobre saldos 4) Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, entre otros 4.2.10.7.1. Clasificación del archivo El auditor es el encargado de preparar y conservar los papeles de trabajo ya que son confirmaciones del trabajo realizado y respaldo de sus juicios y conclusiones, para poder mantener un orden lógico y estandarizado el auditor va a clasificar a sus papeles de trabajo en: Archivo Corriente.- Aquí se encuentran los papeles de trabajo que corresponden a la ejecución del trabajo, estos tienen el objetivo de sustentarán las conclusiones y recomendaciones entregadas. Este archivo puede servir como referencia para otras auditorias. Archivo Permanente.- En este archivo se constituye la base para la planificación y programación de la auditoria, este va a contener datos de naturaleza histórica o presentes relativos a la actual auditoria, con este tipo de archivo se obtiene una fuente de información relevante. Archivo de Planificación.- En este archivo se reúne la información de planificación de cada auditoría realizada, su diferencia con el archivo permanente es que este se actualizará en una nueva auditoría. 4.2.10.7.2. Estructura y contenido del archivo permanente Se incluye en este archivo todo tipo de documento cuya información es permanente y sirva de consulta y guía para la evaluación de políticas y 144 procedimientos de la compañía, lo mismo que para el conocimiento de situaciones legales, inversiones y proyectos que se tengan.  Contenido del archivo permanente:  Breve historia de la compañía  Participación de los accionistas  Escritura de constitución  Organigramas  Descripción de manuales  Flujogramas  Certificados de constitución  Acta de asamblea y juntas  Litigios juicios  Obligaciones  Otros que considere el auditor 145 4.2.10.7.3. Estructura y contenido del archivo de planificación Se incluye en este archivo todo tipo de documento cuya información es correspondiente a la planificación. A continuación podemos observar el archivo de planificación con sus partes: a) Administración de la auditoría Incluye los documentos preparados para programar, organizar, manejar y controlar la auditoría y el equipo de profesionales, la correspondencia recibida y remitida no relacionada directamente con hallazgos específicos, el ordenamiento cronológico de los hechos y los reportes emitidos como producto de la auditoría en las diferentes fases del trabajo. b) Planificación de la auditoría Documentación de la planificación preliminar. - El expediente de papeles de trabajo de la planificación preliminar estará integrado por el programa aplicado y los documentos organizados con la información obtenida en la fase. Documentación de la planificación específica. - El expediente de papeles de trabajo incluirá el programa de la planificación preliminar, que incluye la evaluación del control interno en los elementos: ambiente de control y sistemas de registro e información, así como los programas, cuestionarios o diagramas específicos para evaluar los procedimientos de control y los papeles de trabajo producto de su aplicación, incluso el plan específico de auditoría y el informe de evaluación del control interno. 146 4.2.10.7.4. Estructura y contenido del archivo corriente En todas las auditorías practicadas, se debe confeccionar una o varias carpetas o archivos corrientes para acumular toda la información que no es de uso continuo por parte de los auditores, y que va a respaldar las conclusiones a las cuales ha arribado, después de aplicar procedimientos y obtener evidencia. Entre el material que debería contener estas carpetas, tenemos lo siguiente:  Programa de trabajo  Planilla de tiempo empleado en el desarrollo del examen  Evaluaciones de los controles internos  Estados Contables  Análisis de cuentas  Pruebas de auditorías llevadas a cabo  Cedulas guías  Copias de comprobantes y otros documentos corrientes  Memorándum y otras cartas corrientes  Entrevistas efectuadas por el auditor durante el examen  Copias de documentos e informes que se acumulan durante el examen.  Listados computacionales.  Borradores del informe de auditoría.  Resumen de los problemas importantes encontrados.  Resumen de las principales debilidades de control.  Recomendaciones entregadas.  Asientos de ajustes propuestos.  Copias de Circularizaciones.  Copias de Conciliaciones bancarias.  Actas de arqueo de fondos.  Otros asuntos corrientes de interés para la auditoría. 147 4.2.10.8. Marcas de auditoría Las marcas son signos o símbolos usados por el auditor para identificar un tipo de procedimiento realizado en la ejecución del examen, estas marcas no se encuentran estandarizadas por lo que su uso es acorde al criterio del auditor y su equipo de trabajo de la empresa o institución. Cuando el auditor trabaja sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a la entidad y los confeccionados por él, no debe dejar constancia descriptiva de la tarea realizada al lado de cada importe, de cada saldo o de cualquier información, por cuanto implicaría una repetición innecesaria, utilización de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y dificultaría cualquier revisión posterior 148 4.2.10.9. Referencia cruzada La referencia cruzada tiene por objeto relacionar información importante contenida en un papel de trabajo con respecto a otro. Una práctica común constituye la referencia entre los procedimientos de auditoría contenidos en los programas y los papeles de trabajo que lo respaldan o la relación de la información contenida en los papeles de trabajo y las hojas de resumen de hallazgos. Corporación Fundecco Ref Ind 1.1 Marcas de auditoría Auditoría a Diciembre 31 de 2010 Iniciales Fecha Elaborado PP 11/01/2011 Revisado AA 11/01/2011 149 La referencia cruzada es una práctica útil para relacionar información importante, sin embargo, debe evitarse la utilización en situaciones poco relevantes. La referencia se realizará mientras se desarrolla el trabajo, sin dejar esta actividad para el momento de preparar el informe de auditoría. Ejemplo: 4.2.10.10. Índices El índice tiene la finalidad de facilitar el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo por parte de los auditores y otros usuarios, así como sistematizar su ordenamiento. Normalmente se escribirá el índice en el ángulo superior derecho de cada hoja. En la sección pertinente a la estructura y contenido de los archivos para documentar la auditoría, se desarrolla la metodología definida para identificar los grupos, contenidos e índices a utilizarse en la auditoría. A continuación se presenta la estructura resumida de los índices y su ordenamiento. 150 4.2.11. Parámetros e indicadores de gestión 4.2.11.1. Indicadores como instrumento de control de gestión Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy claro lo que es y la importancia del control de gestión, como concepto clave y herramienta de la evaluación institucional; la combinación del control interno con indicadores nos dará como resultado un verdadero control, esto permite medir y evaluar el control de la gestión. Medir y evaluar el control interno intenta mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones tomando en cuenta indicadores, los mismos que cambiaran por cada entidad dependiendo de lo que se quiere medir, analizar, observar o conseguir. Para medir una actividad lo importante es saber ¿Qué medir? ¿Dónde medir? ¿Cuándo Medir? ¿Contra qué Medir?, estas preguntas deben estar vinculadas con la misión de la entidad. 151 4.2.11.2. Uso de indicadores en Auditoría de Gestión El uso de indicadores en Auditoría de Gestión nos permite medir:  Eficiencia y economía en el manejo de los recursos  Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados.  La satisfacción de las necesidades de los clientes. A los indicadores los podemos definir como la referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos de desempeño de la unidad auditada. Esa referencia al ser comparada con un valor estándar, interno o externo a la organización podrá indicar posibles desviaciones con las que la administración deberá tomar decisiones. 4.2.11.3. Clasificación de los indicadores de Gestión Los indicadores de gestión se clasifican en: a) Cuantitativos y cualitativos i. Cuantitativos.- Son los valores y cifras que se establecen periódicamente de los resultados de las operaciones. 152 ii. Cualitativos.- Nos muestra con heterogeneidad las amenazas y oportunidades del entorno organizacional; permite observar desde un enfoque estratégico la capacidad de gestión de la dirección y demás niveles de la organización. b) De uso universal Estos son utilizados para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional, estos pueden clasificarse en: i. Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.- Se basa en dos aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se adelanta y los resultados operativos y financieros de la gestión. Estos indicadores muestran la capacidad administrativa de la institución para observar, evaluar y medir aspectos como: organización de los sistemas de información; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la información y arreglos para la retroalimentación y mejoramiento continuo. ii. Indicadores estructurales.-La estructura orgánica y su funcionamiento permite identificar los niveles de dirección y de mando, además la responsabilidad en la conducción institucional. iii. Indicadores de recursos.- Mantiene relación con la planificación de las metas y objetivos, este tipo de indicadores sirve para medir y evaluar: 153 a. Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos. b. Formulación de presupuestos metas y resultados del logro. iv. Indicadores de proceso.- Estos son aplicables para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos en cuanto a extensión y etapas de los procesos administrativos, de planeación además sirven para observar el cumplimiento de la agilidad en la prestación de los servicios, aplicaciones de tecnología entre otros. v. Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administración de los recursos humanos, sirven para medir el grado de eficiencia y eficacia en la administración de recursos humanos. vi. Indicadores interfacitos.- Se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos, como por ejemplo la velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario, la demanda y oferta en el tiempo. vii. Indicadores de aprendizaje y adaptación.- Estos indicadores corresponden al comportamiento de los recursos humanos dentro de los procesos evolutivos tecnológicos, grupales y de entidad. 154 viii. Indicadores de aprendizaje y adaptación.- Estos indicadores corresponden al comportamiento de los recursos humanos dentro de los procesos evolutivos tecnológicos, grupales y de identidad; estos son importantes porque el recurso humano debe evaluarse constantemente para verificar si la gestión ejecutada es igual a la función asignada a las metas, objetivos y demás. 4.2.11.4. Construcción de indicadores de Gestión Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar, cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el tiempo, su propio comportamiento y su posición relativa respecto de sus similares de otras realidades. Los indicadores de gestión pueden ser utilizados para evaluar la entidad como un todo y también respecto de todas las actividades que se ejecutan, para cualquier función, área o rubro que se quiera medir. Para la construir indicadores de gestión, que es responsabilidad básica de la gerencia o administración de las entidades y organismos públicos, se puede aplicar la siguiente metodología: - Definición de la entidad, función, área o rubro que se requiere medir.- Es importante definir el parámetro que es lo que se va a medir la gestión global de toda la institución, parte de ella o alguna área en particular y si esa actividad se encuentra ubicada en el nivel político estratégico, nivel estratégico operativo, nivel de políticas y planes o en el ámbito de programas proyectos; los responsables de cada área serán los encargados de efectuar la medición de los indicadores. 155 - Definición del objetivo que se persigue con el indicador.- Otro aspecto importante es aclarar suficientemente, como se utilizara el indicador de manera de poder administrar cualquier medida correctiva. En este aspecto, se deben responder las preguntas: ¿para que se necesita el indicador?, ¿qué persona o personas de la medición?, ¿qué se pretende medir?, ¿quiénes lo utilizaran?, ¿cuál es el propósito de la medición?; todas estas interrogantes deben ser respondidas antes de la confección del indicador. - Determinación de la fuente de los datos.- Otro aspecto importante es establecer en forma anticipada de donde se obtendrá la información que permita obtener el indicador: del sistema de información contable, de datos estadísticos, de registros informales u otros. En todo caso, cualquiera que sea la fuente de origen de los datos, ellos deben cumplir con requisitos de calidad tales como: veracidad pertinencia y oportunidad, además de estar debidamente respaldado. - Análisis de información.- Una vez implementado los parámetros, antes de su obtención y utilización posterior, se hace necesario que la información relacionada con ello, se encuentre debidamente validada y autorizada por los responsables de su emisión. - Determinación de la periodicidad del medidor.- Es necesario definir cada cuanto tiempo es conveniente cotejar la realidad con el indicador, toda vez que ello deber ser puesto en conocimiento, tanto del evaluador como del evaluado. - Identificación del receptor del Informe de Gestión.- Se deben establecer claramente los usuarios del informe de gestión, ya sea que pertenezcan al nivel de gestión estratégico, logístico, es decir, se determinan quienes usaran la información en la toma decisiones. 156 - Revisión de los indicadores.- Los indicadores deben ser evaluados permanentemente con el propósito de readecuarlos a la realidad cambiante de la institución. - Usuarios de la información fuente.- Así como el conocimiento de la fuente de información es importante, de la misma manera también lo es establecer con anterioridad quienes son los que manejan y utilizan esta información, toda vez que la decisión es resultado de todos los elementos que intervienen en el proceso comunicativo, esto es, el emisor, el receptor, el medio como se transmite y otros. 4.2.11.5. Parámetros e indicadores de gestión, de general utilización Para la aplicación en la auditoría de gestión se requiere del conocimiento e interpretación de los siguientes parámetros: economía, eficiencia eficacia, ecología, ética, calidad e impacto. a) Economía.- Como elemento de gestión se definió como el uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado. Los siguientes son algunos indicadores de economía: o Porcentajes de recuperación de créditos de corto plazo. o Cobranzas / Facturación o Ingresos propios / Ingresos totales o Aporte de beneficios al financiamiento de viviendas sociales / Inversión sectorial o Ingresos de operación / Gastos de Operación. b) Eficiencia.- Se definió como el grado de eficiencia que viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios 157 prestados, por un lado; e, el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención, por otro incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades. Los indicadores de eficiencia, miden la relación entre dos magnitudes: la producción física de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto, pero de manera óptima. El indicador habitual de eficiencia es el costo unitario o costo prometido de producción, ya que relacionan la productividad física, con su costo. Otro tipo de indicadores de eficiencia es el que relaciona volúmenes de bienes y servicios o recursos involucrados, con los gastos administrativos incurridos por la institución, comparando con un estándar ideal de acuerdo a esa relación. Ejemplo: o Inspecciones promedios por inspector. o Autorización de requisitos farmacéuticos / Dotación sección registros. o Personal regiones / Personal Central o Valor subsidio entregados / Gastos administrativos o Cajas inspeccionadas / Jornadas hombres Entre los indicadores de eficiencia tenemos: o Costo anual de mantenimiento de una biblioteca / Numero de lectores. o Costo de mantenimiento de una piscina pública / Numero de usuarios. o Número total de alumnos / Numero de alumnos que reprobaron. 158 c) Eficacia.- Esta se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. La evaluación de la eficacia de una entidad no puede realizarse son la existencia de una plan, presupuesto o programa, en los que los objetos aparezcan claramente establecidos y cuantificados. Los indicadores de eficiencia evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir en que mediad el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerara necesariamente los recursos asignados para ello. Entre los indicadores de eficacia tenemos: o Reducción de accidentes laborables a través de un determinando programado. o Reducción de incendios de los bosques como consecuencia de una mayor vigencia. o Número de vehículos abandonados retirados a las 24 horas de recibir la denuncia. d) Ecología.- Con los indicadores ambientales se trata de lograr en términos medibles que se pueden identificar con una gama de metas; son básicamente medidas de ejecución que ayudan a describir cuantitativamente la calidad ambiental y permiten el monitoreo del progreso; su utilidad es proporcionar información ambiental de tipo socio-económica que se requiere para entender un asunto determinado. La ventaja de los indicadores tiene las siguientes ventajas: 159 o Proporcionan información al público y a los que toman decisiones. o Permiten la comparación de tiempo y espacio. o Gestión de colección de información. o Permiten la medida de eficacia y la valoración del progreso. e) Ética.- Aun no se han desarrollado indicadores cuantitativos para medir el elemento ético, no obstante se requiere hacer un trabajo como auditoría de gestión para confrontar la conducta ética, los valores y moral institucional con el Código de Ética, reglamento orgánico funcional y mas normativa que permita la comparación entre lo escrito o lo estipulado versus el comportamiento y accionar de los administradores, funcionarios y empleados públicos, quienes están obligados a respetar estrictamente estas normas y a demostrar que su actuación es con transparencia y sin reñir con las leyes, normas y buenas costumbres de la sociedad. f) Calidad.- Como elemento de gestión, se entiende como la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Cantidad es la adecuación de un producto o servicio a especificaciones o estándares establecidos por autoridades competentes o de adaptación general, con aptitud para satisfacer las necesidades los clientes o usuario. Los indicadores de calidad miden la satisfacción de los clientes con los atributos del servicio, medidos a través del estándar g) Impacto.- Es la repercusión a mediano o largo plazo en el entorno social, económico o ambiental, de los productos o servicios prestados. 160 Los índices de impacto son la medición de aquellos factores que determinan la competitividad de una empresa; los que hacen la diferencia frente a la competencia, por tanto, los que aseguran su permanencia en el mercado, crecimiento, y rentabilidad. 4.2.11.6. Parte de un indicador Es un instrumento de medir información de las variables asociadas a las metas. Al igual que estas últimas, pueden ser cualitativos o cuantitativos. En este último caso pueden ser expresados en términos de "Logrado", "No Logrado" o sobre la a ser de alguna escala cualitativa. Los indicadores de gestión por su parte, se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso. Son un subconjunto de los indicadores, porque sus mediciones están relacionadas con el modo en que los servicio o productos son generados por la institución. El valor del indicador es el resultado de la medición del indicador y constituye un valor de comparación, referido a su meta asociada. Ejemplo: Nombre del indicador = Lo que consiguió Lo planifico En el desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del área involucrada, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas. 161 4.2.11.7. Los indicadores financieros Un indicador financiero es un relación de las cifras extractadas de los estados financieros y demás informes de la empresa con el propósito de formase una idea como acerca del comportamiento de la empresa; se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso. La interpretación de los resultados que arrojan los indicadores económicos y financieros está en función directa a las actividades, organización y controles internos de las Empresas como también a los períodos cambiantes causados por los diversos agentes internos y externos que las afectan. Los indicadores de liquidez más utilizados son: Capital de Trabajo, la razón corriente, la prueba ácida y ebitad.  Capital de Trabajo.- Expresa en términos de valor lo que la razón corriente presenta como una relación. Indica el valor que le quedaría a la empresa, representando en efectivo u otros pasivos corrientes, después de pagar todos sus pasivos de corto plazo, en el caso en que tuvieran que ser cancelados de inmediato. Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente (Unidades Monetarias) 162  Razón Corriente.- También denominado relación corriente, este tiene como objeto verificar las posibilidades de la empresa afrontar compromiso; hay que tener en cuenta que es de corto plazo. Razón Corriente = Activo Corriente / Pasivo Corriente  Prueba Ácida.- Esta es más rigurosa, Revela la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes, pero sin contar con la venta de sus existencias, es decir, básicamente con los saldos de efectivo, el producido de sus cuentas por cobrar, sus inversiones temporales y algún otro activo de fácil liquidación que pueda haber, diferente a los inventarios. Es una relación similar a la anterior pero sin tener en cuenta a los inventarios Prueba Ácida = (Activos Corriente - Inventarios)/ Pasivo Corriente  EBITDA = Utilidad operativa + Depreciación + Amortización + provisiones o Analice el comportamiento de los indicadores de liquidez para: o Empresa comercial: para el comportamiento de los indicadores de liquidez hay que tener en cuenta tres aspectos, en primer lugar los inventarios por ser el rubro más importante, las ventas de contado, debido que es la que mayor manejan este tipo de empresas, lo que simboliza que la cartera no es significativa y por último la inversión es a corto plazo; ya que esta maneja un periodo más corto. o Empresa manufacturera: en este comportamiento de los indicadores de liquidez, se debe recordar que este 163 tipo de empresas utilizan un periodo de tiempo más largo, se tiene en cuenta los inventarios pero no están significativa, las cuentas por cobrar es un aspecto importante para estas, y la inversión ya es a largo plazo. o Empresa de servicios: en el comportamiento de los indicadores de liquidez de estas empresas, los inventarios ya no tienen importancia, por lo general no se tienen en cuenta para indicar el rendimiento de la empresa, pero las cuentas por cobrar toman más importancia y la convertibilidad en efectivo de estas y su inversión es fija. o Si la empresa objeto de análisis está en marcha, ¿qué factores han de tenerse en cuenta para el estudio de la liquidez? Los factores en tener en cuenta para el estudio de la liquidez son: la calidad de los activos corrientes, esto quiere decir el termino de convertibilidad en efectivo; el siguiente aspecto es la exigibilidad de los pasivos corrientes, este tiene que ver la comparación de los activos corrientes con los pasivos corrientes; y por último la estacionalidad de las ventas; se refiere como influye el nivel de cartera. Los indicadores de endeudamiento.- Los indicadores de endeudamiento tienen por objeto medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. De la misma manera se trata de establecer el riesgo que incurren tales acreedores, el riesgo de los dueños y la conveniencia o inconveniencia de un determinado nivel de endeudamiento para la empresa. 164 El nivel de endeudamiento señala la proporción en la cual participan los acreedores sobre el valor total de la empresa. Así mismo, sirve para identificar el riesgo asumido por dichos acreedores, el riesgo de los propietarios del ente económico y la conveniencia o inconveniencia del nivel de endeudamiento presentado. Altos índices de endeudamiento sólo pueden ser admitidos cuando la tasa de rendimiento de los activos totales es superior al costo promedio de la financiación. Concentración del endeudamiento a corto plazo = Pasivo corriente / Pasivo Total Con Terceros Índice de apalancamiento.- El índice de apalancamiento o indicador de Leverage, muestra la participación de terceros en el capital de la empresa; es decir compara el financiamiento originado por tercero con los recursos de los accionistas, socios o dueños, para establecer cuál de las dos partes corre mayor riesgo. Apalancamiento Financiero = Pasivo Total / Patrimonio Total Apalancamiento total = Pasivo Total /Patrimonio Apalancamiento a corto plazo = Total Pasivo Corriente / Patrimonio Indicadores de actividad.- Los indicadores de actividad también llamados indicadores de rotación tratan de medir la eficiencia con la cual una empresa utiliza sus activos, según la velocidad de recuperación de los valores aplicados en ellos. Constituyen un importante complemento de las razones de liquidez; debido que miden la duración del ciclo productivo y del periodo de cartera. Algunos indicadores de actividad son: o Rotación de cartera: ventas a crédito en el período/cuentas por cobrar promedio. o Período promedio de cobro: cuentas por cobrar promedio x 365 días/ventas a crédito. 165 o Rotación de inventarios (# veces) empresas comerciales: costo de la mercancía vendida en el período/inventario promedio. o Rotación de inventarios (#días) empresas comerciales: inventario promedio x 365 días/costo de la mercancía vendida. o Rotación de inventarios (# veces) empresas industriales: costo de ventas/inventario total promedio. o Rotación de inventarios (# días) empresas industriales: inventario total promedio x 365 días/costo de ventas. o Rotación de activos fijos: ventas/activo fijo. o Rotación de activos operacionales: ventas/activos operacionales. o Rotación de los activos totales: ventas/activo total. o Rotación de proveedores (# veces): compras a crédito/cuentas por pagar promedio. o Rotación de proveedores (# días): cuentas por pagar promedio x 365 días/compras a crédito. La rotación de cartera.- Establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de un período determinado de tiempo generalmente un año. El indicador de rotación de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza pero no es útil para evaluar si dicha rotación está de acuerdo con las políticas de crédito fijadas por la empresa. Para éste último comparativo es preciso calcular el número de días de rotación de las cuentas por cobrar. 166 Veces rotación de cartera = Ventas a crédito / Cuentas por cobrar promedio. Existe otro manera de analizar la rotación de cuentas por cobrar y es por medio del cálculo del periodo promedio de cobro, a través de las siguientes formulas la primera denominada Período de Recaudo deudores Clientes y las siguientes son la de Período de recuperación que se pude resumir en una, que es igual 365 días sobre el número de veces que rotan las cuentas por cobrar. Período de recaudo deudores clientes = (Deudores clientes promedio x 360) / Ventas Período de recuperación de cuentas x pagar y proveedores = 360 /(Rotación C x P Proveedores) Período de recuperación de deudas clientes = 360/ Rotación Deudores Clientes 167 4.2.11.8. Diferencias y similitudes de los indicadores de gestión frente a los financieros Los indicadores de gestion, son parametros numericos, que apartir de datos previamente definidos y organizados, permiten una idea del cumplimiento de los planes establecidos Los indicadores financieros son parametros numericos qu utiliza datos numericos expresados en Estados Financieros Permiten la toma de decisiones para corregir las desviaciones. Permiten la toma de decisiones para corregir las desviaciones. DIFERENCIAS SEMEJANZAS 168 4.3. Metodología de la ejecución de la Auditoría de Gestión 4.3.1. Flujo del Proceso de la Auditoría de Gestión 169 4.3.2. Fases del Proceso de la Auditoría de Gestión 4.3.2.1. FASE I: Conocimiento preliminar 4.3.2.1.1. Objetivos Consiste en obtener un conocimiento integral del objetivo de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables. 4.3.2.1.2. Actividades En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas típicas siguientes: - Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto. - Revisión de los archivos corrientes y permanentes de los papeles de trabajo de auditorías anteriores. Su contenido debe proveer un conocimiento y compresión cabal de la entidad sobre: o La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos. o La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción interesa: Qué y cómo produce; proceso modalidad y puntos de comercialización; entre otros. o La situación financiera, la producción, la estructura organizativa y funciones, los recursos humanos, entre otros. - Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de 170 trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollan los indicadores básicos. - Detectar las fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas. - Evaluación de la estructura de control interno que permite acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría. 4.3.2.1.3. Productos - Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo. - Documentación e información útil para la planificación. - Objetivos y estrategia general de la auditoria. 171 4.3.2.1.4. Flujo de actividades FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR PASO Y DESCRIPCIÓN •Supervisor y jefe de equipo y dispone la visita previa •Supervisor y jefe de equipo visitan entidades para observar actividades, operaciones y funcionamiento. •Supervisor y jefe de equipo revisan y actualizan archivos permanentes y corrientes de trabajo •Supervisor y jefe de equipo obtienen informacion y documentacion de la entidad. •Supervisor y jefe de equipo detectan riesgos y debilidades, oportunidades y amenzas. •Supervisor y jefe de equipo determinan los componentes a examaminarse, asi como el tipo de auditores y de otrso profesionaless que integraran el equipo multidiciplinario. •Supervisor y jefe de equipo determinan criterios, parametros e indicadores de gestion. •Supervisor y jefe de equipo definen objetivos y estrategia general de la auditoria Fase 2 172 4.3.2.1.5. Formatos y modelos de aplicación - Cuestionario de control interno, evaluación preliminar de la estructura. - Diagnostico FODA, matriz de ponderación de riesgos y evaluación de las áreas críticas. - Componentes determinados en auditorias piloto realizados por dirección de auditoría. - Indicadores de gestión utilizados piloto realizadas por la dirección de auditoría. Cuentas por cobrar INICIALES FECHA ELABORADO REVISADO 1 2 3 4 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 CORPORACIÓN FUNDECCO CxC CÉDULA ANALITICA 173 4.3.2.2. FASE II: Planificación 4.3.2.2.1. Generalidades La planificación consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cuales debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. 4.3.2.2.2. Objetivos La fase de planificación debe contener armonía entre los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, el procedimiento de auditoría, los responsables y las fechas de ejecución del examen, también debe preverse la determinación de recursos en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados, finalmente, los resultados de la auditoria esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de la mejora de la entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. 4.3.2.2.3. Actividades Las tareas típicas de planificación son las siguientes: - Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría de gestión. - Evaluación de control interno relacionada con el área o componente objeto del estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, para identificar 174 los asuntos que requieren tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de ejecución a base de los resultados de esta evaluación de los auditores determinan la naturaleza y alcance del examen, confirmaran la estimación de los requerimientos de personal, programarán su trabajo, prepararán los programas específicos de las siguientes fases y fijaran los plazos para concluir la auditoria y presentar el informe y después de la evaluación tendrán información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos de control. La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son: - Inherente - De control - De detección - Elaborar de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5 “E” (economía, eficiencia, ética y ecología), por cada proyecto o actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo preparan programas de auditoría en los que mínimo se incluyen objetivos específicos y procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los componentes, aunque también podrían incluirse aspectos relativos a las cinco “E”, breve descripción del componente, entre otros. 175 4.3.2.2.4. Productos - Memorando de planificación - Programas de auditoría para cada componente 4.3.2.2.5. Flujo de actividades FASE II PLANIFICACIÓN PASO Y DESCRIPCIÓN •Equipo multidisciplinario revisan y analizan la información y documentación recopilada. •Equipo multidisciplinario evalúa el control interno de cada componente. •Supervisor y jefe de equipo elaboran el memorando de planificación. •Supervisor y jefe de equipo preparan los programas de auditoría. •Supervisor revisa el plan de trabajo y los programas por componentes. Fase 2 Fase 3 176 4.3.2.2.6. Formatos y modelos de aplicación - Memorando de planificación. - Cuestionario de evaluación especifica de control interno por componentes. - Flujogramas de procesos. - Programas de trabajo por componentes. MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN 177 178 Iniciales Fecha Elaborado PP 11/01/2011 Revisado AA 11/01/2011 179 PROGRAMAS DE TRABAJO 4.3.2.3. FASE III: Ejecución 4.3.2.3.1. Objetivos En esta etapa, es donde se ejecutan propiamente la auditoria, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes. Iniciales Fecha Elaborado PP 11/01/2011 Revisado AA 11/01/2011 180 4.3.2.3.2. Actividades En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizaran las siguientes tareas típicas: a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, entre otros que junto a estadísticas ayudaran a detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones. Parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y otros, tantos reales como estándar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares, entre otros. b) Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante. c) Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresado en los comentarios; los mismo que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados. d) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones. 4.3.2.3.3. Productos - Papeles de trabajo. - Hojas de resumen de hallazgos significativos por cada componente. 181 4.3.2.3.4. Flujo de actividades FASE III EJECUCIÓN PASO Y DESCRIPCIÓN •Equipo multidisciplinario aplica los programas que incluyen pruebas y procedimientos. •Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes competentes y pertinentes. • Jefe de equipo y supervisor redacta y revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente. • Jefe de equipo comunica resultados parciales a los funcionarios de la entidad; feje de equipo y supervisor definen la estructura del informe de auditoría Fase 3 Papeles de trabajo Fase 4 Hoja resumen 182 4.3.2.3.5. Formatos y modelos de aplicación ESTRUCTURA DEL INFORME Caratula Indice, siglas y abreviaturas Carta de presentación CAPITULO I.- Enfoque de auditoría Motivo Objetivo Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados CAPITULO II.- Información de la entidad Misión Visión FODA Base legal Estructura orgánica Objetivo Financiamiento Funcionarios Principales 183 CAPITULO III.- Resultados Generales Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre la entidad, relacionados con la evaluación de la estructura de control interno, del cumplimiento de objetivos y metas institucionales, entre otras CAPITULO IV.- Resultados específicos por componente Presentación por cada uno de los componentes y subcomponentes como los siguientes: a) Comentarios.- Los aspectos positivos de la gestión gerencial-operativa y de resultados, que determinen el grado de cumplimiento de las 5 “E” teniendo en cuenta: Condición, criterio, causa y efecto. b) Conclusiones.- El auditor habla sobre los aspectos positivos de la gestión gerencial operativa y sus resultados, asi como del cumplimiento de las 5 “E”; la conclusión del auditor sobre el efecto económico y social producido por los perjuicios y daños materiales ocasionados, también por las ineficiencias, practicas antieconómicas, incumpliendo y deficiencias en general. c) Recomendaciones.- Constructivas y practicas proponiendo mejoras relacionadas con la gestión de la entidad auditada, para que emplee sus recursos de manera eficiente y económica, se realicen con eficiencia sus actividades o funciones; ofrezca bienes, obras o servicios de calidad con la oportunidad y a un costo accesible al usuario; y que permita obtener resultados favorables en su impacto. 184 CAPITULO V.- Anexos y apéndice Anexos.- - Detalles o información que requiere anexos, similar a la auditoría tradicional. - Resumen de la eficiencia, eficacia y economía, y la comparación de los parámetros e indicadores de gestión. - Cronograma acordado con los funcionamientos de la entidad para la ampliación de recomendaciones y correctivos. Apéndice.- - Memorando de antecedentes con similar contenido de la auditoría tradicional, pero que contenga un resumen de las deficiencias por los daños materiales y perjuicios económicos ocasionados por la falta de cumplimiento de objetivos y metas, con la identificación del tipo de responsabilidad y los sujetos de las mismas. - Síntesis de la auditoría de gestión similar al de auditoría tradicional, con los cambios introducidos en estas nuevas actividades de control. - Constancia de la notificación de la notificación de inicio de examen. 185 FORMATO DE HALLAZGO EXAMEN A: CORTE AL: Título Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios del Auditado Comentarios del Auditor CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN HALLAZGOS DE AUDITORIA Iniciales Fecha Elaborado PP 11/01/2011 Revisado AA 11/01/2011 186 4.3.2.4. FASE VI: Comunicación de resultados 4.3.2.4.1. Generalidades Además de los informes parciales que pueden emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparan un informe final, el mismo que en auditoría de gestión difiere, pues no solo que revelara las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorias, sino que también, contendrán los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrán en forma resumida, el precio del incumplimiento, con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y económica en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada . 4.3.2.4.1.1. Comunicación al inicio de la auditoría Para la comunicación del inicio del examen, de los hallazgos en el transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe, se considerarán las disposiciones constantes en las NIA’s. Para la ejecución de una auditoría, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificará el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditoría. Dicha comunicación se la efectuará en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a través de la prensa. Para el caso de particulares se les notificará o requerirá información de conformidad con las disposiciones legales pertinentes. La comunicación inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a más de recabar información, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas. 187 4.3.2.4.1.2. Comunicación en el transcurso de la auditoría Con el propósito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias muchas veces insuperables, éstos deberán ser comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos detectados. El informe de evaluación del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administración en forma tanto verbal como escrita. En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrán en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones firmes, aún cuando no se haya emitido el informe final. La comunicación de resultados durante la ejecución del examen tiene por finalidad:  Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones.  Hacer posible que los auditores dispongan de toda información y de las evidencias que existan.  Evitar que se presente información o evidencia adicional, después de la conclusión de las labores de auditoría.  Facilitar la adopción de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y funcionarios responsables, incluyendo la implantación de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisión del informe. 188  Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas.  Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos durante la ejecución del examen.  Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinión entre los auditores y los funcionarios de la entidad. Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerarlo necesario, el auditor solicitará la opinión de expertos de apoyo de la Contraloría o de los organismos técnicos o legales competentes. Cuando el auditor establezca hallazgos que impliquen deficiencias y considere necesario participar a la entidad examinada, deberá comunicar de inmediato a los funcionarios vinculados a fin de obtener sus puntos de vista, aclaraciones o justificaciones correspondientes, para que se tomen los correctivos en forma oportuna. La comunicación de resultados debe ser permanente y no se debe esperar la conclusión del trabajo o la formulación del informe final, para que la administración conozca de los asuntos observados por parte del auditor, éste deberá transmitirlos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente documentado y comprobado. Cuando las personas relacionadas con los hallazgos detectados sean numerosas, de acuerdo a las circunstancias se mantendrá reuniones por separado con la máxima autoridad y grupos de funcionarios por áreas. De esta actividad, se dejará constancia en las actas correspondientes. Las discrepancias de opinión, entre los auditores y los funcionarios de la entidad, serán resueltas en lo posible durante el curso del examen. 189 Para la formulación de las recomendaciones, se deberá incluir las acciones correctivas que sean más convenientes para solucionar las observaciones encontradas. 4.3.2.4.1.3. Comunicación al término de la auditoría La comunicación de los resultados al término de la auditoría, se efectuará de la siguiente manera:  Se preparará el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, los cuales, serán comunicados en la conferencia final por los auditores a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen.  El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial.  Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y demás personas vinculadas con él.  En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarán documentadamente, hasta dentro de los cinco días hábiles siguientes y se agregarán al informe de auditoría, si el asunto lo amerita.  Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la conferencia final. 190 4.3.2.4.1.4. Convocatoria a la conferencia final La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y hora de su celebración. Participarán en la conferencia final:  La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.  Los funcionarios o ex- funcionarios y quienes por sus funciones o actividades están vinculados a la materia objeto del examen.  El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el supervisor que actuó como tal en la auditoría.  El jefe de equipo de la auditoría.  El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y,  Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen.  La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo. 4.3.2.4.1.5. Acta de conferencia final  Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará una Acta de Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los participantes.  Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentará la razón del hecho en la parte final del documento.  El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluirá en los papeles de trabajo. 191 4.3.2.4.1.6. Emisión del informe El último paso de la comunicación de resultados constituye la entrega oficial del informe de auditoría al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas. 4.3.2.4.2. Objetivos Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial. Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables. El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. 4.3.2.4.3. Producto El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditoría con esa meta en mente. 192 4.3.2.4.4. Flujo de actividades FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS PASO Y DESCRIPCIÓN • Supervisor y jefe de equipo elaboran el borrador del informe. • Supervisor revisa el borrador de informe. • Supervisor revisa informe y autoriza realización de conferencia final. • Jefe de equipo convoca a involucrados a la lectura del informe. • Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados. • Supervisor y jefe de equipo redactan el informe final. • Auditor previa revisión suscribe el informe. Fase 4 Fase 5 193 4.3.2.4.5. El informe de auditoría de gestión 4.3.2.4.5.1. Definición El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la información financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relación con los aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensión. El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisión del informe le impone diversas obligaciones. Aún cuando el auditor es el único responsable por la opinión expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentación de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados financieros y la información financiera complementaria recae en las máximas autoridades de las entidades auditadas. 4.3.2.4.5.2. Estructura del informe En el caso del Informe de Auditoría de Gestión, no existe una estructura modelo en la redacción del Informe de Auditoría Administrativa, ya que es muy difícil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o características propias de la actividad, operación o área examinada, además de los principios administrativos y normatividad existente. La elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su confección. 194 El informe debe incluir:  Síntesis.- La Síntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del Auditor indicando las observaciones más significativas e importantes del Informe.  Introducción.- Consiste en la descripción en forma narrativa de los aspectos relativos a la empresa o entidad auditada. La Información introductoria que se presenta expone, sobre los Antecedentes, Objetivo, Alcance y Naturaleza de la Empresa a examinar. a. Antecedente.- El auditor señalará el motivo que originó la auditoría efectuada. Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Término de Trabajo de Campo o la Auditoría propiamente dicha. b. Objetivo.- Se consideran los objetivos de la auditoría administrativa, que varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada. o Alcance.- Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la auditoría administrativa.  Comisión Encargada.- Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditoría administrativa.  Observaciones.- Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y lógica los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los que tener que ver con el informe todas las observaciones deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en los Papeles de Trabajo. 195  Conclusiones.- Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor. o Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.  Recomendaciones.- Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para coadyuvar a la eficiencia de la administración. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento.  Anexos.- Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las observaciones planteadas. 4.3.2.4.5.3. Requisitos y cualidades del informe En la preparación y presentación del informe de auditoría, se deben considerar los elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la efectiva aplicación de las acciones correctivas. A continuación se describen las cualidades de mayor relevancia: 196 4.3.2.4.5.3.1. Concisión Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas. El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los párrafos largos y complicados. 4.3.2.4.5.3.2. Precisión El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para informar a los usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto pone en duda su validez. El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los papeles de trabajo. Los informes deben contener suficiente información sobre las conclusiones y recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada. Las conclusiones de auditoría deben ser claras y no dejar al usuario del informe la tarea de interpretarlas. 4.3.2.4.5.3.3. Respaldo adecuado Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisión y razonabilidad. No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes. Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes deben identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos. 197 4.3.2.4.5.3.4. Objetividad Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial. Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables. El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. 4.3.2.4.5.3.5. Tono constructivo El tono de los informes, deberá provocar una reacción favorable a las conclusiones y recomendaciones. Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad y provocar una reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y subtítulos deben expresar el hallazgo en forma resumida. Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administración de la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las observaciones serán presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado. El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos deficientes o negativos; también incluirá información sobre los aspectos positivos o satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y justificables por la extensión de la auditoría. 198 4.3.2.4.5.3.6. Importancia del contenido Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se los comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluirá lo siguiente:  El grado de interés del gobierno en los programas o actividades.  Importancia de los programas o actividades determinados por parámetros tales como el volumen de los gastos, inversión en activos y monto de ingresos.  La oportunidad para contribuir a una motivación a los funcionarios de la entidad, tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las operaciones del gobierno.  La necesidad de proporcionar información útil y oportuna para ayudar a los responsables de la administración de la entidad.  La frecuencia con que ocurre una desviación.  La falta de decisión de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos necesarios, que permitan mejorar las operaciones o áreas débiles. 4.3.2.4.5.3.7. Utilidad y oportunidad El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios. 199 La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditoría con esa meta en mente. 4.3.2.4.5.3.8. Claridad Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no sólo por los directamente vinculados al examen. La redacción se efectuará en estilo corriente y fácil de seguir a fin de que el contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada. No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos detallados, los esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones populares en el informe. 4.3.2.4.5.4. Responsabilidad de la elaboración del informe La redacción del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor. El supervisor, cuidará que en el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las autoridades de las entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solucionar los problemas y desviaciones encontradas. 200 4.3.2.4.5.5. Comentarios, conclusiones y recomendaciones 4.3.2.4.5.5.1. Comentarios Comentario es la descripción de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados en la ejecución de la auditoría, se deben exponer en forma lógica y clara ya que constituyen la base para una o más conclusiones y recomendaciones. Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviación que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra información obtenida. Para la redacción de un comentario, se pondrá un título que identifique la naturaleza del hallazgo. Este título debe ser un breve resumen de la conclusión. Los comentarios representan las observaciones del auditor con respecto a los hallazgos de auditoría, así como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto con los razonamientos y/o análisis del auditor sobre éstos últimos. Cuando sea necesario señalar artículos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o normas, se indicará el número, el título o un resumen de su contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente. En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la transcripción de comunicaciones u oficios que tengan relación con los hallazgos, únicamente debe hacerse referencia a dichos documentos. No se deben citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se hará referencia al cargo, función o nivel jerárquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirán las posibles o potenciales responsabilidades. De ser relevantes los hechos y puntos de vista de la entidad, se incluirán a continuación de los comentarios, identificándolos con subtítulos, si son extensos. 201 Se tendrá cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones. En el informe de auditoría, se presentarán únicamente los comentarios relacionados con hallazgos significativos, que no han sido solucionados en el transcurso del examen. Comentarios, que se deben ordenar por la importancia, de conformidad al enfoque de la auditoría y puede ser por cuentas siguiendo el orden de presentación de los estados financieros, ciclos, sistemas, procesos y otros a definirse. 4.3.2.4.5.5.2. Conclusiones Las conclusiones de auditoría son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Su formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo auditado. Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoría y generalmente se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios correspondientes que podrían dar fundamento a la determinación de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de acciones correctivas. Las conclusiones son presentadas a continuación de los comentarios, en forma separada y podrán redactarse, según el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el título CONCLUSION. En la conclusión, no se repetirá lo descrito en el comentario y se utilizará un estilo adecuado de redacción que le permita tener una apreciación objetiva del hecho comentado. 4.3.2.4.5.5.3. Recomendaciones Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formuladas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada, 202 mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales. Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las conclusiones, se asignará a cada recomendación un numero correlativo en orden de presentación de los comentarios, en determinados casos una recomendación puede agrupar a varios comentarios y se presentarán en orden de importancia en el Capítulo de Resultados de Auditoría. El informe del auditor contendrá recomendaciones objetivas, que permitan ser aplicadas de inmediato con los medios que cuenta la entidad auditada, tomando en consideración la relación costo / beneficio de cada una de ellas. No se deben incluir recomendaciones generales o abstractas, cuya aplicación demande estudios adicionales detallados o de difícil comprensión para los servidores involucrados. Deben incluirse recomendaciones en los informes, únicamente cuando el auditor llegue a la conclusión de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir deficiencias y no deberá recomendar medidas concretas, si no está completamente convencido de haber reunido toda la información necesaria para respaldar tales correctivos. Las recomendaciones, no se deben limitar a señalar las medidas correctivas sugeridas, consecuentemente, se debe explicar cómo lograr el cumplimiento de los objetivos y de las disposiciones legales. Para este efecto al finalizar el Capítulo de Resultados de Auditoría, conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparará un cronograma de implantación de las recomendaciones, en el que se señalará fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento. El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar a interpretaciones. Las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y simples. 203 No se deben incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicación de sanciones. Dichas acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas. En caso de que el auditor no pudiere formular las recomendaciones pertinentes debido al alcance limitado de la auditoría o por otra razón, deberá hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor adicional se necesitará realizar para formular dichas recomendaciones. Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como “inmediatamente” o “sin demora” ya que tienden a generar resistencia por su tono impositivo. Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la organización que debe ejecutar la acción correctiva, previendo la participación del funcionario responsable del área pertinente al nivel más alto o de la máxima autoridad, quienes se ocuparán de lograr su cabal y efectiva aplicación. No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o instructivos, por el contrario el auditor tiene que señalar de manera resumida los procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en práctica dicha recomendación. Cuando una entidad ha aceptado una recomendación y se ha tomado la acción necesaria, el informe debe mencionar este particular siempre y cuando el auditor lo considere importante. No deben presentarse todas las recomendaciones en un solo bloque al final del informe, después de presentar una serie de comentarios y conclusiones que cubren varios hallazgos no relacionados, porque este procedimiento puede ocasionar confusión al usuario o lector del informe. 204 4.3.2.5. FASE V: Monitoreo 4.3.2.5.1. Objetivos Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realiza, los internos y en ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditoria, realizan el seguimiento correspondiente. 4.3.2.5.2. Actividades Los auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, según el siguiente propósito: a) Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe y efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación presentadas en el informe y efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado. b) De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una re comprobación luego de transcurrido un año de haberse concluido la auditoría. c) Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado y comprobación de su resarcimiento, reparación, reparación o recuperación de los activos. 4.3.2.5.3. Productos - Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones. - Encuesta sobre el servicio de auditoría. - Constancia del seguimiento realizado. - Documentación y papeles de trabajo y que respalden los resultados de la fase de seguimiento. 205 4.3.2.5.4. Flujo de actividades 4.3.2.5.5. Productos FASE V MONITOREO PASO Y DESCRIPCIÓN •Auditor solicitada a auditores internos y dispone a los externos realizar seguimientos de auditoría. •Auditor designado recaba de la administración, la opinión sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y recomendaciones, de inmediato a la entrega del informe de auditoría. •Auditor designado obtiene de la dirección de responsabilidades el oficio de determinación. •Recepción de la documentación por parte de la entidad en examen para se parte de las evidencias expresadas en el papel de trabajo. •El auditor prepara el informe del seguimiento y entrega al director de auditoría. •El auditor encargado archiva el en papeles de trabajo el resultado del seguimiento. •El auditor designado realiza seguimiento de acciones posteriores. Fase 5 206 MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES Corporación Fundecco AUDITORIA: No. Observaciones Recomendaciones Nombre del Funcionario Responsable Plazo QUINCENA (DESDE LA ENTREGA DEL INFORME) (En días) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 207 CAPITULO V Quito 6 de diciembre de 2010 Doctor Leonardo Palacios Riera Corporación Fundecco Presente.- De mi consideración Palacios Auditores inicio sus servicios en 2010, principalmente proveyendo consultaría contable y financiera. Por las necesidades de nuestros clientes y por el dinamismo de los negocios actuales aperturamos nuestra división de auditoría y nómina. Las cuales hemos desarrollado exitosamente. Todos nuestros profesionales conforman un equipo multidisciplinario de trabajo altamente calificado, de esta manera estamos seguros que cumpliremos con sus expectativas para cualquier asesoramiento que usted requiera. Nuestra filosofía siempre ha sido dar un servicio personalizado al cliente, de esta manera conocer y cubrir sus expectativas. Palacios Auditores estamos consientes que nuestros esfuerzos para crecer en el aspecto profesional se verán directamente reflejados en beneficio de cada uno de nuestros clientes. Estamos ubicados en la Estados Unidos 808 y Bogotá Tel/Fax 29085887-89 o visite nuestra página web www.palaciosauditores.com 208 A continuación nos permitimos hacerle conocer la propuesta técnica y económica de nuestros servicios. Propuesta Técnica Necesidades Toda empresa exitosa requiere de constantes valoraciones y controles de sus actividades, por lo que nuestro objetivo es apoyar el desempeño de las mismas, proporcionándole análisis, evaluaciones, asesoría e información concerniente a los datos revisados y recomendaciones a implementarse. Enfoque de Auditoria Nuestro trabajo está basado directamente en el uso de las Normas Internacionales de Contabilidad NIC’s. Alcance de Auditoría Nuestro trabajo se basará en la revisión de la Gestión que la Corporación ha realizado comprendida desde el 1 de enero de 2010 hasta el 31 de diciembre de 2010. Programa de Trabajo El objetivo primordial de nuestros servicios se fundamenta en el análisis de los procesos que emplea la organización a través del empleo de las Normas de Auditoria, acordes al Código de Ética Profesional. Revisión Para llevar a cabo nuestra labor con éxito será de vital importancia contar con la información necesaria en cuanto a su gestión, constituyendo la herramienta primordial de nuestra tarea la revisión de los Estados Financieros de la Organización. Características del Servicio de Auditoría Nuestro equipo de colaboradores está conformado por quince auditores, con su respectiva calificación de CPAs, fundamentados en los valores: honestidad, diligencia, honorabilidad, y en los que enfatiza el Código de Ética Profesional; poseen un profundo conocimiento del mundo de los negocios, y desarrollan su ardua tarea teniendo en cuenta las normas técnicas que rigen nuestra actividad, para lo cual será vital contar con información suficiente de su institución, la misma que 209 deberá estar disponible para analizar y entregar resultados en el menor tiempo posible. Plazo de Entrega El tiempo para la ejecución de nuestro trabajo es de 31 días calendario a partir de la contratación de nuestros servicios. Propuesta Económica Honorarios El Costo por la Ejecución de nuestros servicios es de nueve mil seis cientos dólares (USD 9.600,00) más IVA esto cubre los la totalidad de los Gastos. Forma de Pago Las condiciones de pago para la prestación de nuestros servicios son de 50% al momento de la firma del contrato y la diferencia una vez entregados los informes del proceso de auditoría. Seguros de que nuestra oferta será considerada, esperamos su pronta respuesta. Atentamente, Pedro Palacios C. PALACIOS AUDITORES 210 CORPORACIÓN FUNDECCO Of-AG1401 Quito, 8 de diciembre de 2010 Señores PALACIOS AUDITORES Presente.- En atención a su oferta de prestación de servicios de Auditoria, luego del análisis realizado, me permito comunicarle que la misma ha sido aceptada, para lo cual deberá visitar nuestras instalaciones ubicadas en las calles Atahualpa 131 Rumipamba 593, lo más pronto posible a fin de realizar los trámites legales correspondientes y coordinar la ejecución del estudio. Atentamente, Leonardo Palacios Representante Legal 211 CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORIA Comparecen a la celebración del presente convenio, por una parte, el señor Leonardo Palacios, en calidad de Gerente General de la compañía CORPORACIÓN FUNDECCO, parte a la cual se denominará para efectos de este contrato, LA CONTRATANTE; y, por otra, la empresa PALACIOS AUDITORES, representada por el señor Pedro Palacios, en su calidad de Socio, en adelante EL CONTRATISTA. Los comparecientes, hábiles para contratar y obligarse en nombre de sus representadas, acuerdan lo siguiente: PRIMERA: ANTECEDENTES.- 1. La CONTRATANTE requiere se ejecuten las actividades propias de Auditoría de Gestión de la Compañía CORPORACIÓN FUNDECCO por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010 para lo cual decide contratar los servicios de EL CONTRATISTA. 2. EL CONTRATISTA es una firma que cuenta con profesionales calificados, con experiencia en una amplia gama de disciplinas, tales como la elaboración de proyectos relacionados con la Auditoría externa; en identificación, Auditoría, planificación, evaluación de estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación, dentro y fuera del país; supervisión, fiscalización, evaluación de proyectos ex ante y ex post; asesoría contable y financiera, entre otras. SEGUNDA: OBJETO.- En razón de los antecedentes expuestos, el CONTRATANTE, por el presente contrata los servicios que ofrece EL CONTRATISTA y que específicamente son:  Emitir un informe de la Gestión del año 2010 de CORPORACIÓN FUNDECCO, atreves de la Carta a la Gerencia con las observaciones 212 efectuadas en las revisiones que incluyen además debilidades de control interno si las hubiere. TERCERA: OBLIGACIONES DEL EL CONTRATISTA.- En virtud del presente convenio, EL CONTRATISTA se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones:  Cumplir oportuna y eficientemente con las actividades descritas en el objeto del presente contrato.  Presentar los informes ante los organismos de control.  Asistir a la CONTRATANTE en la formulación, comunicación e implementación de las recomendaciones sobre los posibles hallazgos. CUARTA: OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE.-  Entregar, dentro de la brevedad posible, cualquier tipo de documentación o información que sea solicitada por EL CONTRATISTA, a fin de cumplir el objeto del presente contrato. De igual manera, la CONTRATANTE proporcionará fácil y completo acceso a la información y documentación necesaria para el desarrollo del trabajo.  Pagar puntualmente los honorarios que correspondan. QUINTA: DURACIÓN.- El presente contrato tendrá una vigencia de revisión de Gestión por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010, no así en la permanencia de nuestro equipo de trabajo que será hasta el 31 de enero de 2011 que concluirá con el trabajo a EL CONTRATISTA. encomendado, y con la entrega de los informes correspondientes. SEXTA: HONORARIOS.- El honorario por la prestación de los servicios profesionales por la Auditoría de Gestión de CORPORACIÓN FUNDECCO por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010 asciende a US$ 9,600.00 (nueve mil seis cientos dólares de los Estados Unidos de América) más IVA, los cuales serán cancelados de la siguiente manera: 213  el 50% a la aceptación de nuestra propuesta;  el 50% restante con la finalización de nuestro informe del periodo 2010. Si fuera necesario incurrir en costos menores, como copias, movilización, etc., como parte de la prestación de los servicios del CONTRATISTA, éstos serán facturados por separado, una vez que sean revisados y aprobados previamente por la CONTRATANTE. SÉPTIMA: IMPUESTOS.- Serán de cuenta de cada una de las partes, la declaración y pago de todos los tributos, que se generen con ocasión del presente contrato de prestación de servicios. OCTAVA: CONFIDENCIALIDAD.- Las partes respetarán la confidencialidad sobre las políticas, procedimientos, fórmulas, técnicas de administración e información legal, financiera, etc. que, con ocasión de la prestación de los servicios aquí descritos, llegaren a tener conocimiento, incluso harán que sus empleados, agentes y subcontratistas la mantengan, siendo responsables del cumplimiento de esta obligación por parte de aquellos. NOVENA: SITUACIÓN DE LAS PARTES.- Se entiende claramente que, dentro de este Contrato, los contratantes constituyen partes distintas, individuales, independientes y autónomas, por lo cual su única vinculación es a través de este instrumento. En este sentido las partes no son, ni serán consideradas como socios, accionistas, agentes, representantes, distribuidores o empresarios, motivo por el cual ninguno de ellos podrá obligar a comprometer al otro, en ningún tipo de contrato, convenio, acuerdo, petición, acto, promesa u obligación en general. Ninguna de las partes podrá hacer responsable a la otra, de sus actos, deudas u obligaciones contraídas. 214 DÉCIMA: RESPONSABILIDADES.- Las partes se obligan a cumplir lo establecido en este contrato. El incumplimiento, por parte de cualquiera de éstas, de alguna de las cláusulas de este instrumento permitirá a la otra parte, la conclusión inmediata del mismo y el cobro de una indemnización, por los daños y perjuicios que se ocasionaren con un castigo máximo del monto del honorario pactado para la capacitación. Si para el cumplimiento de este contrato EL CONTRATISTA debe contratar personal, la responsabilidad respecto de ellos es exclusiva de dicha empresa, por lo que en forma expresa libera a la CONTRATANTE de cualquier responsabilidad laboral. DÉCIMA PRIMERA: CONTROVERSIAS.- En el evento de presentarse cualquier controversia relacionada con, o derivada de, este convenio y su ejecución, y que no pueda ser resuelta mediante mutuo acuerdo entre las partes, directamente o a través de una mediación en el Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio de Quito, las partes renuncian fuero y domicilio y se someten a la resolución de un Tribunal de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito, que se sujetará a lo dispuesto en la Ley de Arbitraje y Mediación vigente. DÉCIMA SEGUNDA: REMISIÓN DE DOCUMENTOS.- Las partes concurrentes al presente contrato acuerdan que, para todos los efectos contractuales, los documentos analizados tratados y suscritos por los comparecientes, incluida la propuesta de servicios de Auditoría externa, presentada por EL CONTRATISTA, pasan a formar parte integrante de este Contrato, los que se agregarán bajo la denominación de anexos. 215 DÉCIMA TERCERA: ACEPTACIÓN.- Las partes declaran aceptar el contenido de este convenio, incluyendo el contenido de la propuesta de Auditoría presentada por EL CONTRATISTA, por así convenir a sus intereses. Para constancia de lo acordado, las partes suscriben el presente contrato en la ciudad de Quito, a los 14 días del mes de diciembre de 2010. Pedro Palacios C. Gerente General PALACIOS AUDITORES Leonardo Palacios R. Gerente General CORPORACIÓN FUNDECCO 216 Quito 16 de diciembre de 2010 Señores: CORPORACIÓN FUNDECCO Presente, De mi consideración: El Gerente de Corporación Fundecco, firmó con nuestra auditora, un contrato para la realización de una Auditoria de Gestión para de definir y delimitar funciones y responsabilidades del área de capacitación de Corporación Fundecco para la cual hemos de trabajar tres personas. Así mismo, es importante recalcar que nos apoyamos en el personal interno de la empresa, iniciando la correspondiente auditoria el día 3 de enero de 2011 y finalizando el 31 de enero del mismo año. La auditoria se realizará en base a normas internacionales de auditoría, valiéndonos del empleo de técnicas de auditoría como: inspección, observación, investigación y revisión analítica. Además, se efectuará entrevistas a los trabajadores, estudios de tiempo y movimientos, inspección al departamento, proceso del evento y personal necesarios para identificar, profundizar y diagnosticar las situaciones. Lo correspondiente a planeación, realización y conclusiones de la auditoría se fundamenta básicamente en lo siguiente: - Análisis de los antecedentes. - Análisis de indicadores de gestión - Verificación de manuales de políticas y procedimientos, de funciones y de control Se incluye, cuadro resumen de las áreas evaluadas, destacando hallazgos y recomendaciones para cada una. Las partes respetarán la confidencialidad sobre las políticas, procedimientos, fórmulas, técnicas de administración e información legal, financiera, etc. que, con ocasión de la prestación de los servicios aquí descritos, llegaren a tener conocimiento, incluso harán que sus empleados, agentes y subcontratistas la 217 mantengan, siendo responsables del cumplimiento de esta obligación por parte de aquellos. Por parte de Corporación Fundecco garantiza que: - Se entrega toda la información verás de toda la institución. - La información se entregará oportunamente y con los requerimientos solicitados por auditoría. - Se garantiza que la información entregada por la entidad no es fraudulenta y que es como se presenta en la organización. Sin ninguna otra novedad, Pedro Palacios C. Gerente General PALACIOS AUDITORES Leonardo Palacios R. Gerente General CORPORACIÓN FUNDECCO 218 ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO DE VISITA PREVIA Papel de trabajo Referencia Número de hoja Visita previa VP1 230 Cuestionario de Control Interno CI-VP 233 Análisis FODA FD-VP 234 ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN Papel de trabajo Referencia Número de hoja Ponderación de preguntas de Control Interno PD-CI 236 Cuestionario de Control Interno Planificación CCI-PL 237 Matriz de riego MR.CCI-PL 239 Descripción del proceso DP-PL 241 Flujograma del proceso FG-PL 242 Programa de trabajo de auditoría PT-PL 243 Cuestionario de Control Interno Selección de Personal CCI-SP 244 Matriz de riego MR.CCI-SP 245 Descripción del proceso DP-SP 247 Flujograma del proceso FG-SP 248 Programa de trabajo de auditoría PT-SP 249 Cuestionario de Control Interno Capacitación y Desarrollo CCI-CD 250 Matriz de riego MR.CCI-CD 252 Descripción del proceso DP-CD 254 Flujograma del proceso FG-CD 255 Programa de trabajo de auditoría PT-CD 256 Memorando de planificación MP 257 Cronograma de auditoría CR 262 219 ARCHIVO DE EJECUCIÓN Papel de trabajo Referencia Número de hoja Análisis de cursos planificados PT-Pgral Cursos 257-258 Análisis de los asistentes a los cursos PT-Pgral Numero 259-260 Análisis del cumplimiento financiero PT-Pgral Cumpl.fin 261 Análisis del cumplimiento equipos PT-Pgral Equip 262 Análisis del cumplimiento de informes PT-Pgral Eva 263 Análisis del cumplimiento del manual de selección del personal PT-SELEC/CURSO 265-266 Análisis del cumplimiento de horas programadas por dictar PT-HORAS DICT 267 Análisis del cumplimiento de inducción al personal PT-IND 268 Análisis del cumplimiento de la retroalimentación PT-RETROAL 269 Análisis del cumplimiento de informes emitidos PT-INF 270 Análisis del cumplimiento de vinculación de temas afines PT-CD.TA 272 Análisis del cumplimiento de la metodología PT-CD.MT 273 Análisis del cumplimiento de la elaboración de material PT-CD.MR 274 Análisis del cumplimiento de dinámicas PT-CD.DIM 275 Análisis del cumplimiento de informes PT-CD.INF 276 Hoja de hallazgos Planeación General H-HPG 278 Hoja de hallazgos Selección de Personal H-HSP 279 Hoja de hallazgos Capacitación y Desarrollo H-HCD 280 220 MARCAS DE AUDITORÍA Adicionalmente se utilizaran otras marcas con significado específico ya que agregaran directamente en cada papel del trabajo TEMA DEL CURSO NUMERO DE CURSOS DICTADOS VINCULACIÓN DE TEMAS AFINES DIFERENCIAS Administración Administración Efectiva del Tiempo 8 8 0 § Administración de Inventarios 8 8 0 § Administración de Nómina 12 10 2 § Administración en base a Procesos 5 5 0 § Administración de Recursos Humanos 9 7 2 § Administración de Recursos Humanos por Competencias 2 2 0 § Análisis del Sistema de Medición 3 3 0 § Balanced Score Card de Recursos Humanos 1 0 1 § Calidad Total para Operaciones 2 2 0 § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 3 3 0 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 15 13 2 § Liderazgo 10 10 0 § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 3 3 0 § Trabajo en Equipo 5 5 0 § Relaciones interpersonales Efectivas 4 4 0 § Psicología y prospección del cliente 3 3 0 § Técnicas para Cierres Efectivo 3 3 0 § Estrategias de Ventas 3 3 0 § La Ventalogía: para Vender más y mejor 3 3 0 § Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 0 0 0 § Control Estadístico de Procesos para Administradores 2 2 0 § Formación de Supervisores de Personal 1 1 0 § Planificando Acuerdos y conciencia 3 3 0 § Evaluación del Desempeño 1 1 0 § Formación de Auditor Interno ISO 9000 2 2 0 § Contabilidad general 3 3 0 § Contabilidad de costos 5 5 0 § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 4 4 0 § Estructura y contenido de la seguridad industrial 6 6 0 § Causas y riesgos 9 7 2 § Prevención y minimización de riesgos 1 1 0 § Planes de contingencia y emergencia 2 2 0 § TOTAL CURSOS 141 132 9 ∑ ¶ ¶ N/I Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 132/141 x 100 Indicador = 93% Observación: N/I La vinculación de los cursos realizados, cumplen con lo estipulado. Cabe recalcar que los cursos que no se generó un tema agregado fue debido a que el cliente no tenia disponibilidad de tiempo Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 24/01/2010 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 24/01/2010 ∑ Totalizado N/I Nota de Interés INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE VINCULAR TEMAS AFINES Al 31 Diciembre de 2010 PT-CD.TA 1/1 221 VISITA PREVIA CORPORACIÓN FUNDECCO PRIMERA PARTE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN I GENERAL a) IDENTIFICACIÓN - Entidad Corporación Fundecco - Dirección Atahualpa 131 Rumipamba 593 - Teléfono /s 023204041 - Fax 023204043 b) DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD - Base Legal: Constitución de la República del Ecuador Ministerial 18-354 del Ministerio de Industrialización y Competitividad - Normativas: Estatuto, Reglamento interno, Código Civil. - Finalidad: “Capacitar de manera profesional al sector formal e informal del Ecuador, para responder a las necesidades laborales de nuestros clientes, utilizando técnicas y tecnología actualizada que satisfaga sus expectativas, con valores morales, éticos y cívicos para ser elementos de cambio de la sociedad ecuatoriana”. VP 1 1/3 Iníciales Fecha Elaborado PP 22/12/2010 Revisado AA 22/12/2010 222 - Estructura Orgánica ORGANIGRAMA FUNCIONAL VIGENTE DE LA CORPORACIÓN FUNDECCO Fuente: Corporación Fundecco DIRECTORIO Dr. Leonardo Palacios Abo. Alexis Noboa Ing.Marcelo Palacios DIRECTOR EJECUTIVO Dr. Leonardo Palacios ADMINISTRACIÓN Ing. Valeria Pazmiño CONTABILIDAD Lic. Lorena Mafla ASISTENTE DE DIRECCIÓN Carla Castello CAPACITACIÓN Lic.José Ponce PLANEACIÓN GENERAL Ing. Carlos Gómez SELECCIÓN DE PERSONAL Sergio Herrera CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Dr. Andres Sanchez INFORMÁTICA Ing. Luis Vallejo TECNOLOGÍA INFORMATICA Ing. Luis Vallejo VP 1 2/3 Iníciales Fecha Elaborado PP 22/12/2010 Revisado AA 22/12/2010 223 c) NOMINA DE FUNCIONARIOS Nombre Cargo Duración en el cargo Desde Hasta Dr. Leonardo Palacios Director ejecutivo 02/09/2005 Actualidad Ing. Valeria Pazmiño Gerente de administración 01/02/2008 Actualidad Lic. Lorena Mafla Contadora general 30/10/2005 Actualidad Carla Castello Asistente de dirección 05/03/2009 Actualidad Ing. Carlos Gómez Planeación general 15/10/2007 Actualidad Lic.José Ponce Gerente de capacitación 04/10/2005 Actualidad Sergio Herrera Selección de personal 01/05/2009 Actualidad Dr. Andrés Sánchez Capacitación y desarrollo 22/09/2006 Actualidad Ing. Luis Vallejo Gerente informático 05/11/2007 Actualidad II EXÁMENES ESPECIALES O AUDITORIAS REALIZADAS En la Corporación Fundecco no se ha realizado Auditorías de Gestión. III PRINCIPALES OBSERVACIONES  Se observa que la corporación Fundecco no consta con un staff de control el mismo que ayudara a la solución de los problemas de la organización, además se observa un ambiente laboral no grato.  Se puede observar que la planificación no se realiza con métodos adecuados.  Se constata una segregación adecuada de responsabilidades.  El uso de suministros de oficina tiene un uso inapropiado se observa mal uso del mismo. VP 1 3/3 Iníciales Fecha Elaborado PP 22/12/2010 Revisado AA 22/12/2010 224 No SI NO N/A Observaciones 1 x 2 x 3 x 4 x 5 x 6 x Una vez al mes visitan las instalaciones 7 x 8 x 9 x 10 x 11 x 12 x Fecha Elaborado 22/12/2010 Revisado 22/12/2010 ¿Existen perfiles de los puestos de la organización? ¿Conoce de la misión, visión, estrategias y objetivos de la organización? ¿Sabe de los valores y principios que la organización promulga? ¿Los colaboradores son consientes de la importancia de la capacitación? CUESTIONARIO CORPORACIÓN FUNDECCO VISITA PREVIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Al 31 Diciembre de 2010 AA Iníciales PP Total ¿Se proporciona los recursos adecuados para que el personal desempeñe sus funciones? ¿Existen una adecuada asignación de autoridad y responsabilidad? ¿Se presentan informes periódicos hacia la gerencia general? La gerencia cuenta con normas de ética y conducta muy altas? ¿La empresa cuenta con un código escrito de normas de ética y conducta que es integral y es reconocido periódicamente por todos los empleados? ¿Los miembros del directorio visitan periódicamente las instalaciones? ¿Se respeta lo estipulado en los manuales de la organización? ¿Se brinda soluciones oportunas a los problemas de la organización? CI-VP 1/1 225 Análisis FODA Internas Externas Fortalezas  Experiencia de 5 años en el mercado nacional;  Instalaciones amplias, con tecnología de última generación;  Capacitadores profesionales aptos y proactivos; y,  Clientes fieles a la Corporación.  Mayor número de clientes que desean ser capacitados por Fundecco Oportunidades  La Constitución de la República del Ecuador menciona la formación de planes de educacionales y de formación y capacitación;  Aporte del 0.5% de los afiliados del IESS;  Capacitaciones para fomentar el crecimiento empresarial y disminuir el desempleo;  Apertura de centros de capacitación a nivel nacional;  Alianzas estratégicas con empresas afines para consolidarse en el mercado; y,  Apertura de nuevos segmentos de capacitación, nuevos en el medio. Debilidades  Poca variedad de cursos por dictar;  Poca experiencia en temas de capacitación nuevos;  Disponibilidad de recursos económicos insuficientes; y,  Dificultad de captar capacitadores con el perfil que desea la Corporación. Amenazas  Cambios en el gobierno de turno, cambios en la Constitución;  Empleadores sin compromiso social, resistencia al cambio;  Competidores de mayor experiencia en el mercado;  Crecimiento de nuevas empresas con la misma misión; y,  Competencia desleal, con precios de capacitaciones muy bajos. Elaborado por: Pedro Palacios FD-VP 1/1 Fecha Elaborado 22/12/2010 Revisado 22/12/2010AA Iníciales PP 226 PLANIFICACIÓN 227 Ponderación para los cuestionarios de Control Interno Se ponderara según la importancia que el responsable de la elaboración del Cuestionario de Control Interno lo establezca. La ponderación será la siguiente: Importancia alta 7 puntos Se considera importancia alta a la pregunta que su cumplimiento es importante para la consecución de los objetivos del área que se está analizando. Importancia media 6 puntos Se considera importancia media a la pregunta que su cumplimiento es importante para la consecución de las objetivos pero su incumplimiento no afecta de forma directa las actividades del área que se está analizando. Importancia baja 5 puntos Se considera importancia baja a la pregunta que su incumplimiento no afecta a la consecución de las actividades del área que se está analizando. Fecha Elaborado 22/12/2010 Revisado 22/12/2010AA Iníciales PP PD-CI 1/1 228 No SI NO N/A Puntaje obtenido Puntaje optimo Observación Calificación Comentario 1 x 0 7 Del total analizado 141 ninguno posee manual de planificación. Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 No existe un manual determinado, el directorio es quien lo realiza 2 x 3 6 Del total analizado 71 se los emplean cuando hay una nueva capacitación Puntaje Obtenido= 71/141 Puntaje Obtenido= 0,50 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 3 Cuando son temas de la misma naturaleza solo se adecua al cliente la planificación x 7 7 Del total analizado 141 todos se los realiza cuando hay un nuevo tema para capacitar Puntaje Obtenido= 141/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 7 Se realiza para poder dictar el curso con calidad x 7 7 Del total analizado 141 todos se los realiza cuando hay un tema especial para capacitar Puntaje Obtenido= 141/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 7 Siempre se realiza 3 x 4 6 Del total analizado 141 se cumplen en 92 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 0,65 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Se cumple en un 67% 4 x 3 5 De 141 cursos cumplen 87 con esta pregunta Puntaje Obtenido= 87/141 Puntaje Obtenido= 0,62 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 3 En ocasiones lo toman encuentra 5 x 4 5 De 141 cursos se considera solo 113 cursos Puntaje Obtenido= 113/141 Puntaje Obtenido= 0,80 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Hay ocasiones que no lo aplican Se realiza la planificación considerando los informes de las capacitaciones pasadas? CUESTIONARIO - ¿Siempre que hay una nueva capacitación? La planificación se realiza: ¿Existe un manual de planificación? - ¿Cuando existe un nuevo tema de capacitación? - ¿Cuando hay temas especiales? ¿La planificación que se realiza se cumple? ¿En que porcentaje? Se consideran planificaciones pasadas para elaborar la planificación es decir considerando, hechos suscitados, situaciones inesperadas, retroalimentaciones, entre otros. CCI-PL 1/2 PLANEACIÓN GENERAL CORPORACIÓN FUNDECCO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Al 31 Diciembre de 2010 229 No SI NO N/A Puntaje obtenido Puntaje optimo Observación Calificación Comentario 6 x 4 5 De 141 cursos se considera solo 113 cursos Puntaje Obtenido= 113/141 Puntaje Obtenido= 0,80 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 7 x 3 5 De 141 cursos cumplen 87 se considera esta pregunta Puntaje Obtenido= 87/141 Puntaje Obtenido= 0,62 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 3 No consideran el máximo pero el mínimo es 12 personas 8 x 5 7 De 141 cursos se ha realizado un perfil para 101 capacitadores Puntaje Obtenido= 101/141 Puntaje Obtenido= 0,71 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 5 Hay veces que no se cumple con esto 9 x 5 7 De 141 cursos se ha seguido el instructivo de perfil del capacitador solo en 100 capacitadores Puntaje Obtenido= 100/141 Puntaje Obtenido= 0,71 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 5 Existe pero no siempre se lo cumple 10 x 7 7 Del total analizado 141 todos se los realiza cuando hay un nuevo tema para capacitar Puntaje Obtenido= 141/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 7 52 74 Iníciales Fecha Elaborado PP 03/01/2011 Revisado AA 03/01/2011 NC= Lo ejecutado / Lo planificado x 100 NC= 52/74 x 100 NC= 70% Se considera el numero de personas por capacitar en cada curso? CUESTIONARIO CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL CCI-PL 2/2CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Al 31 Diciembre de 2010 Nivel de confianza Existe un instructivo para determinar el perfil del capacitador? Se elabora un listado de los materiales por emplear en cada capacitación? Total Se establecen máximos y mínimos de asistentes? Se realiza un perfil para el capacitador? 230 Matriz de riesgos Confianza ALTO NIVEL DESDE HASTA ALTO 88,89% 99,99% MEDIO 77,78% 88,88% BAJO 66,67% 77,77% MEDIO ALTO 55,56% 66,66% MEDIO 44,45% 55,55% BAJO 33,34% 44,44% BAJO ALTO 22,23% 33,33% MEDIO 11,12% 22,22% BAJO 0,01% 11,11% Riesgo En el subproceso de planeación general tiene un nivel de confianza de 70% (alto-bajo) y que debe mejorar e implementar controles internos en un 30% (riesgo bajo alto), esto nos muestra que existe la posibilidad de influir en la eficiencia, eficacia, economía de los procesos. MR.CCI- PL 1/2 70% NC 30% RC 231 Riesgo inherente: Del análisis de la empresa así como en la evaluación del control interno global de la misma se ha determinado que por el giro del negocio Corporación Fundecco posee un 25% de riesgo inherente esto significa que puedan existir errores por no implementarse controles adecuados. Riesgo de control: En el proceso de evaluar los procesos de la entidad, con el objeto de prevenir, detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas, se obtiene lo siguiente. Riesgo de control = 100 - Nivel de confianza Riesgo de control = 100 – 70 Riesgo de control = 30 % Riesgo de detección: Es el riesgo de que el auditor no detecte una distorsión de importancia relativa como consecuencia de una aplicación incorrecta de pruebas o no haber aplicado los procedimientos necesarios para tal fin, por lo que para Corporación Fundecco será del 7%. Riesgo de auditoría: Este es el resultante de la multiplicación de los riesgos anteriormente mencionados, es decir por la posibilidad de que los procedimientos aplicados por el auditor, no detecten errores y desviaciones que hayan escapado al control interno, de este ser el caso se aumentaría los procedimientos de auditoría. Riesgo de Auditoría = 0.25 x 0,30 x 0,07 Riesgo de Auditoría = 0,525 % MR.CCI- PL 2/2 232 Corporación Fundecco Proceso: Capacitación Subproceso: Planeación general OBJETIVO: Planificar todo lo referente a la capacitación, prever todo lo que infiera en el proceso de capacitación, así como el perfil del capacitador del curso. Procedimiento:  Revisar todo lo referente a la capacitación solicitada;  Realizar la planificación preliminar de capacitación por realizar, tomando en cuenta tiempos estimados, materiales, disponibilidad del cliente, lugar donde se realizara la capacitación, número de asistentes a la capacitación, dinámicas, refrigerios;  Alistar los equipos y materiales para los cursos por dictar; y,  Realizar un perfil del personal a dictar el curso dependiendo de la naturaleza del mismo. Iníciales Fecha Elaborado PP 10/01/2011 Revisado AA 10/01/2011 DP-PL 1/1 233 Corporación Fundecco Proceso: Capacitación Subproceso: Planeación general OBJETIVO: Planificar todo lo referente a la capacitación, prever todo lo que infiera en el proceso de capacitación, así como el perfil del capacitador del curso. 1 Inicio Revisión del tema de capacitación ¿Se cumplió con la revisión total del tema? Planificar todo lo referente a la capacitación por dicatar Planificación Archivo Realizar perfil del capacitador 1 Perfil de capacitardor Archivo 1 no si Iníciales Fecha Elaborado PP 17/01/2011 Revisado AA 17/01/2011 FG-PL 1/1 234 1 Solicitar la planificación de cursos para el año 2010, verificar el cumplimiento de los cursos planificados. Aplicar indicador. 1 1 PT-Pgral Cursos PP Se pudo observar que la empresa tiene una planificación deficiente. 2 Realizar el cruce del número de estudiantes previstos a participar frente a los que asistieron. Aplicar indicador. 0.5 1 PT-Pgral Numero PP Constatamos que la empresa adquiere suministros de oficina dependiendo el numero de participes de los cursos planificados. 3 Desarrollar análisis del cumplimiento financiero de la planificación, solicite la recaudación por curso frente al ingresado. Aplicar indicador. 1 1 PT-Pgral Cumpl.fin PP La empresa posee un excelente manejo del área contable 4 Observar el cumplimiento del personal capacitador. Analice los cuestionarios de evaluación de los instructores y verifique el nivel de aceptación y compromiso de cursos. Aplique indicador. 1.5 2 PT-Pgral Eva PP Las evaluaciones realizadas a los participes son extensas por lo que el 15% no llena la evaluación. 5 Constate los equipos utilizados para impartir los cursos y verifique su estado. Aplicar indicador. 2 2 PT-Pgral Equipo PP El estado de los equipos es muy bueno esto se debe al mantenimiento oportuno que se los da; además la copiadora y los retroproyectores son nuevos. 6 Llene la matriz de hallazgos con los principales comentarios observados. 1 1 H-H 1/3 PP 7 Realice pruebas alternativas de ser necesario 2 0 Iníciales Fecha PP 21/01/2011 AA 22/01/2011 Al 31 Diciembre de 2010 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA PLANEACIÓN GENERAL CORPORACIÓN FUNDECCO No ACTIVIDADES HORAS / PLANIFIC ADAS HORAS / REALES REF P/T ELABORADO POR Elaborado Revisado OBSERVACIONES PT-PL 1/1 235 No SI NO N/A Puntaje obtenido Puntaje optimo Observación Calificación Comentario 1 x 0 7 Se analizado 141 ninguno cumple el requerimiento de planificación. Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 Solo se los recibe 2 x 3 6 Del total analizado 71 se supervisa el requerimiento Puntaje Obtenido= 71/141 Puntaje Obtenido= 0,50 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 3 3 x 4 6 Del total analizado 141 se cumplen en 92 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 0,65 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Existen ocasiones que sobre cargan de trabajo. 4 x 4 6 Del total analizado 141 se cumplen en 92 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 0,65 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 x 7 7 Del total analizado 141 todos dicen conocer el tema Puntaje Obtenido= 141/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 7 5 x 5 6 Del total analizado 141 a todos se brinda inducción a 118 cursos Puntaje Obtenido= 118/141 Puntaje Obtenido= 0,83 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 5 Hay veces que son breves 6 x 4 5 De 141 cursos se considera solo 113 retroalimentaciones Puntaje Obtenido= 113/141 Puntaje Obtenido= 0,80 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Hay ocasiones que no lo aplican 7 x 4 5 De 141 cursos se aplicó esto parámetros a 113 de los cursos Puntaje Obtenido= 113/141 Puntaje Obtenido= 0,80 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Hay ocasiones que no lo aplican 31 48 Iníciales Fecha Elaborado PP 03/01/2011 Revisado AA 03/01/2011 NC= Lo ejecutado / Lo planificado x 100 NC= 31/48 x 100 NC= 65% Nivel de confianza ¿Existen parámetros establecidos para la selección final del capacitador? Total ¿Se realiza una retroalimentación de la capacitación por dictar? CUESTIONARIO ¿Se analiza y se cumple el requerimiento descrito en la planificación? ¿Existe una supervisión del requerimiento? ¿Se observa la disponibilidad del personal para colaborar en los cursos? Se preselecciona a los capacitadores dependiendo: - ¿Experiencia en cursos dictados? - ¿Conoce del tema por dictar? ¿Se brinda una inducción del tema por dictar? CCI-SP 1/1 CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Al 31 Diciembre de 2010 236 Matriz de riesgos Confianza ALTO NIVEL DESDE HASTA ALTO 88,89% 99,99% MEDIO 77,78% 88,88% BAJO 66,67% 77,77% MEDIO ALTO 55,56% 66,66% MEDIO 44,45% 55,55% BAJO 33,34% 44,44% BAJO ALTO 22,23% 33,33% MEDIO 11,12% 22,22% BAJO 0,01% 11,11% Riesgo En el subproceso de selección del personal tiene un nivel de confianza de 65% (medio-alto) y que debe mejorar e implementar controles internos referentes a la selección del personal, además se obtiene un riesgo del 35% (riesgo medio bajo), esto nos muestra que existe la posibilidad de influir en la eficiencia, eficacia, economía de los procesos. 65% NC 35% RC MR.CCI- SP 1/2 1/1 237 Riesgo inherente: Del análisis de la empresa así como en la evaluación del control interno global de la misma se ha determinado que por el giro del negocio Corporación Fundecco posee un 25% de riesgo inherente esto significa que puedan existir errores por no implementarse controles adecuados. Riesgo de control: En el proceso de evaluar los procesos de la entidad, con el objeto de prevenir, detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas, se obtiene lo siguiente. Riesgo de control = 100 - Nivel de confianza Riesgo de control = 100 – 65 Riesgo de control = 35 % Riesgo de detección: Es el riesgo de que el auditor no detecte una distorsión de importancia relativa como consecuencia de una aplicación incorrecta de pruebas o no haber aplicado los procedimientos necesarios para tal fin, por lo que para Corporación Fundecco será del 7%. Riesgo de auditoría: Este es el resultante de la multiplicación de los riesgos anteriormente mencionados, es decir por la posibilidad de que los procedimientos aplicados por el auditor, no detecten errores y desviaciones que hayan escapado al control interno, de este ser el caso se aumentaría los procedimientos de auditoría. Riesgo de Auditoría = 0.25 x 0,35 x 0,07 Riesgo de Auditoría = 0,6125 % MR.CCI- SP 2/2 238 Corporación Fundecco Proceso: Capacitación Subproceso: Selección del personal OBJETIVO: Seleccionar el personal adecuado para cumplir con la capacitación, respetando el perfil preseleccionado y las condiciones prescritas para la capacitación por dictar. Procedimientos:  Analizar el perfil solicitado;  Observar la disponibilidad del personal;  Preseleccionar a los posibles candidatos a dictar el curso;  Brindar una pequeña inducción del curso a dictar a los preseleccionados;  Realizar una retroalimentación de la inducción del curso programado; y,  Seleccionar al personal que se adapte al perfil solicitado en la planificación general. DP-SP 1/1 Iníciales Fecha Elaborado PP 10/01/2011 Revisado AA 10/01/2011 239 Corporación Fundecco Proceso: Capacitación Subproceso: Selección del personal OBJETIVO: Seleccionar el personal adecuado para cumplir con la capacitación, respetando el perfil preseleccionado y las condiciones prescritas para la capacitación por dictar. 2 Recepción del perfil solicitado 1 Analizar el perfil solicitado Observar disponibilidad del personal ¿Consta la empresa con el personal indicado para ocupar el perfil ? Contratar un capacitador Preseleccionar candidatos 1 Listado de personal Dictar inducción Realizar retroalimentación Seleccionar al personal Archivo FG.SP 1/1 si no Iníciales Fecha Elaborado PP 17/01/2011 Revisado AA 17/01/2011 240 1 Solicitar el manual de selección de personal de la empresa , verificar el cumplimiento del manual de selección. Aplicar indicador. 3 2.5 PT- SELEC/CUR SO PP Se pudo observar que no todos los cursos realizados, cumplen con lo estipulado en el manual de selección de la empresa. 2 Realizar el cruce del número de horas previstas a dictar por capacitador frente a las que dictaron. Aplicar indicador. 3 2 PT-HORAS DICT PP La planificación de horas por curso varia de una forma significativa. 3 Analise el cumplimiento de la inducción, solicite la los documentos correspondientes a la misma. Aplicar indicador. 3 2 PT-IND PP La inducción otorgada de los cursos realizados, cumplen con lo estipulado en el manual de selección de la empresa. 4 Observar el cumplimiento de la retroalimentación para la capacitación. Analice los cuestionarios de evaluación de los instructores y verifique el nivel de aceptación y compromiso de los capacitadores. Aplique indicador. 3 3 PT- RETROAL PP Cuando existe la inducción se realiza posteriormente la retroalimentación. 5 Constate que el personal seleccionado para impartir los cursos y cumpla con el perfil solicitado. Aplicar indicador. 3 3 PT-INF PP La gestión en la selección ha sido favorable pero existen pequeñas falencias. 6 Llene la matriz de hallazgos con los principales comentarios observados. 1 1 H-H 2/3 PP 7 Realice pruebas alternativas de ser necesario 1 0 Iníciales Fecha PP 23/01/2010 AA 23/01/2010 OBSERVACIONES Elaborado Revisado No ACTIVIDADES HORAS / PLANIFIC ADAS HORAS / REALES REF P/T ELABORADO POR CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA Al 31 Diciembre de 2010 PT-SP 1/1 241 No SI NO N/A Puntaje obtenido Puntaje optimo Observación Calificación Comentario 1 x 0 7 Se analizado 141 ninguna se revisa el requerimiento de planificación. Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 Ningún documento posee las firmas de elaborado por ni las formas de supervisado por. 3 x 3 6 Del total analizado 71 se investiga de forma detallada. Puntaje Obtenido= 71/141 Puntaje Obtenido= 0,50 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 3 4 x 4 6 Del total analizado 141 se cumplen en 93 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 0,65 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Siempre que existe una capacitación se emplea una metodología de aprendizaje 5 x 5 5 Del total analizado 141 se cumplen en 141 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Esta descrito en el reglamento de la Corporación x 0 5 Se analizado 141 ninguna se revisa la edad de los participes Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 No consideran esto pero esta descrito en el reglamento de la Corporación. x 3 5 Del total analizado 141 cursos solo a 84 se observo el numero de participes Puntaje Obtenido= 85/141 Puntaje Obtenido= 0,61 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 3 Esta descrito en el reglamento de la Corporación x 5 5 Del total analizado 141 se cumplen en 141 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Esta descrito en el reglamento de la Corporación x 5 5 Del total analizado 141 se cumplen en 141 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Esta descrito en el reglamento de la Corporación CCI-CD 1/2 CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Al 31 Diciembre de 2010 - ¿Tema del curso? - ¿Duración del curso? - ¿Edad de los participes? - ¿Numero de participes? - ¿Lugar por donde se dictara el curso? Se aplican diferentes metodologías considerando: CUESTIONARIO ¿Se revisa que el requerimiento descrito en la planificación, posee las firmas de autorización adecuadas, incluyendo quien elaboro el documento, quien superviso el mismo? ¿Se investiga el tema por capacitar detalladamente, con información fresca que amplié los conocimientos del personal capacitador? ¿Se emplea una metodología diferente para cada capacitación? 242 No SI NO N/A Puntaje obtenido Puntaje optimo Observación Calificación Comentario 6 x 5 5 Del total analizado 141 se cumplen en 141 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Esta descrito en el reglamento de la Corporación x 0 5 Se analizado 141 ninguna se revisa la edad de los participes Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 No consideran esto pero esta descrito en el reglamento de la Corporación. x 0 5 Se analizado 141 ninguna se revisa el número de participes Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 No consideran esto pero esta descrito en el reglamento de la Corporación. x 0 5 Se analizado 141 ninguna se revisa el lugar donde se dictará el curso Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 No consideran esto pero esta descrito en el reglamento de la Corporación. x 0 5 Se analizado 141 ninguna cumple este requerimiento Puntaje Obtenido= 0/141 Puntaje Obtenido= 0 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 0 No consideran esto pero esta descrito en el reglamento de la Corporación. 7 x 4 5 De 141 cursos se considera solo 113 cursos el tiempo para cada tema Puntaje Obtenido= 113/141 Puntaje Obtenido= 0,80 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Esta descrito en el reglamento de la Corporación 8 ¿Se realiza dinámicas que ayuden al aprendizaje e integren a los participes? x 5 5 9 x 3 5 Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican 10 x 4 5 Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican 11 x 4 5 Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican 12 x 4 5 Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican Hay ocasiones que no lo aplican 13 x 5 5 Del total analizado 141 se cumplen en 141 de los cursos Puntaje Obtenido= 92/141 Puntaje Obtenido= 1 Puntaje Obtenido x Puntaje Optimo= 4 Esta descrito en el reglamento de la Corporación 59 104 Iníciales Fecha Elaborado PP 22/01/2011 Revisado AA 22/01/2011 NC= Lo ejecutado / Lo planificado x 100 NC= 59/104 x 100 NC= 57% CCI-CD 2/2 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Al 31 Diciembre de 2010 CUESTIONARIO Total Nivel de confianza Para la elaboración del material del curso de se considera: ¿Los capacitadores tiene tiempos específicos para cada tema? ¿Los tiempos planificados se apegan con la realidad? ¿Se brinda conocimientos afines con la capacitación como valor agregado? - ¿Tema del curso? - ¿Edad de los participes? - ¿Numero de participes? - ¿Lugar por donde se dictara el curso? - ¿Duración del curso? ¿Se realizar evaluaciones a los asistentes al curso? ¿Se realiza visitas al lugar donde se este dando la capacitación para observar el cumplimiento de la capacitación? ¿Se elabora informes semanales del cumplimiento del curso? CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO 243 Matriz de riesgos Confianza ALTO NIVEL DESDE HASTA ALTO 88,89% 99,99% MEDIO 77,78% 88,88% BAJO 66,67% 77,77% MEDIO ALTO 55,56% 66,66% MEDIO 44,45% 55,55% BAJO 33,34% 44,44% BAJO ALTO 22,23% 33,33% MEDIO 11,12% 22,22% BAJO 0,01% 11,11% Riesgo En el subproceso de selección del personal tiene un nivel de confianza de 57% (medio-medio) y el cual nos muestra que debe mejorarse los controles internos referentes a capacitación y desarrollo, además se obtiene un riesgo del 43% (riesgo medio bajo), esto nos muestra que existe la posibilidad de influir en la eficiencia, eficacia, economía de los procesos. MR.CCI- CD 1/2 1/1 57% NC 43% RC 244 Riesgo inherente: Del análisis de la empresa así como en la evaluación del control interno global de la misma se ha determinado que por el giro del negocio Corporación Fundecco posee un 25% de riesgo inherente esto significa que puedan existir errores por no implementarse controles adecuados. Riesgo de control: En el proceso de evaluar los procesos de la entidad, con el objeto de prevenir, detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas, se obtiene lo siguiente. Riesgo de control = 100 - Nivel de confianza Riesgo de control = 100 – 53 Riesgo de control = 43 % Riesgo de detección: Es el riesgo de que el auditor no detecte una distorsión de importancia relativa como consecuencia de una aplicación incorrecta de pruebas o no haber aplicado los procedimientos necesarios para tal fin, por lo que para Corporación Fundecco será del 7%. Riesgo de auditoría: Este es el resultante de la multiplicación de los riesgos anteriormente mencionados, es decir por la posibilidad de que los procedimientos aplicados por el auditor, no detecten errores y desviaciones que hayan escapado al control interno, de este ser el caso se aumentaría los procedimientos de auditoría. Riesgo de Auditoría = 0.25 x 0,43 x 0,07 Riesgo de Auditoría = 0,7525 % MR.CCI- CD 2/2 245 DEPARTAMENTO: Capacitación PROCESO: Capacitación y desarrollo OBJETIVO: Analizar y revisar la detalladamente el tema de la capacitación, desarrollar el material, prever tiempos, metodología para cumplir de manera eficiente, eficaz y económica el curso por dictar. Procedimientos:  Revisar y planificar detalladamente la capacitación por dictar;  Investigar y revisar los temas del curso encomendado;  Definir la metodología de aprendizaje para la correspondiente capacitación;  Desarrollar el material por emplear en el curso;  Ajustar tiempos estimados con los planificados en la general;  Vincular temas afines como valor agregado para los clientes;  Desarrollar dinámicas que ayuden al aprendizaje e integren a los participes;  Realizar evaluaciones a los asistentes al curso; y,  Realizar informes del progreso de los cursos dictados. DP-CD 1/1 Iníciales Fecha Elaborado PP 10/01/2011 Revisado AA 10/01/2011 246 Iníciales Fecha Elaborado PP 17/01/2011 Revisado AA 17/01/2011 Corporación Fundecco Proceso: Capacitación Subproceso: Capacitación y desarrollo OBJETIVO: Analizar y revisar la detalladamente el tema de la capacitación, desarrollar el material, prever tiempos, metodología para cumplir de manera eficiente, eficaz y económica el curso por dictar. Archivo Recepción del curso en planificación 2 Revisión a fondo del tema por dictar Definir metodología por dictar ¿La metodología por aplicar es la correcta? Desarrollar material Elaborar hoja de tiempo 1 Hoja de tiempo Vincular temas afines con la capacitación Desarrollar dinamicas Realizar evaluaciones para los asistentes Realizar informe del curso FIN FG-CD 1/1 si no 247 1 Solicitar la planificación detallada de los cursos, observar la vinculación de temas afines. Aplicar indicador. 3 2.5 PT-CD.TA PP La vinculación de los cursos realizados, cumplen con lo estipulado. Cabe recalcar que los cursos que no se generó un tema agregado fue debido a que el cliente no tenia disponibilidad de tiempo 2 Analice la aplicación de diferente metodologías para la capacitación, solicite la los documentos correspondientes a la misma. Aplicar indicador. 3 2 PT-CD.MT PP La metodología de aprendizaje se la aplica en un 100% en todos los cursos, cabe resaltar que la metodología de aprendizaje que se aplica es la misma en su mayoría, es decir no consideran factores como edad de los participes, numero de participes entre otros. 3 Analice el cumplimiento del desarrollo de material para la capacitación, solicite la los documentos correspondientes a la misma. Aplicar indicador. 3 2 PT-CD. MR PP La elaboración del material para los cursos se la aplica en un 100% , el material desarrollado para los cursos es el misma en su mayoría, es decir no consideran factores como edad de los participes, numero de participes entre otros. 4 Observar el cumplimiento de las dinámicas para la capacitación. Analice los informes de las capacitaciones. Aplique indicador. 3 3 PT-CD.DIM PP Se observa que no se esta cumpliendo con las dinámicas. 5 Constate los informes de los capacitadores referente al cumplimiento de los cursos. Aplicar indicador. 3 3 PT-CD. INF PP Se observa que no todos los informes cumplen con lo estipulado. 6 Llene la matriz de hallazgos con los principales comentarios observados. 1 1 H-H 3/3 PP 7 Realice pruebas alternativas de ser necesario 1 0 Iníciales Fecha PP 24/01/2010 AA 24/01/2010 CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA Al 31 Diciembre de 2010 OBSERVACIONES Elaborado Revisado No ACTIVIDADES HORAS / PLANIFIC ADAS HORAS / REALES REF P/T ELABORADO POR PT-CD 1/1 248 Memorando de planificación 1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS 1.1. Objetivos General Determinar la eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética en los procesos del área de capacitación de la Corporación Fundecco. 1.2. Objetivos Específicos:  Determinar el grado en que se están logrando los resultados de la entidad.  Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.  Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.  Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.  Revisar y evaluar la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros. 2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 2.1. Reseña histórica Corporación Fundecco fue creada el 2 de septiembre de 2005 mediante Acuerdo Ministerial 18-354 emitido por el Ministerio de Industrialización y Competitividad, empezando con un Capital de US$ 5,000.00, teniendo en su nomina a dos colaboradores y tres socios. 2.2. Tipo de empresa: Corporación sin fines de lucro. MP 1/5 249 3. Representante legal y ubicación Su actual representante legal es doctor Leonardo Palacios Riera, la Corporación Fundecco está ubicada en las calles Orbigny 121 y Av. Atahualpa. 3. AÉREAS SIGNIFICATIVAS Dentro de la organización se tiene como significativa, el área de capacitación, que se encuentra debidamente organizada, aunque sufren pequeños inconvenientes en la entrega de su producto final en este caso la capacitación, como área neurálgica será analizado los subprocesos de planeación general, selección del personal y capacitación y desarrollo. 4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL La Corporación Fundecco al estar dedicada a la capacitación mantiene la posibilidad de que existan eventos que alteren el correcto desempeño de la capacitación. 5. ALCANCE Se realizará el examen de auditoría a los procesos del área de capacitación, verificando el cumplimiento de los procesos establecidos en el periodo comprendido del 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2010. 6. PROCEDIMIENTOS A UTILIZAR Los principales procedimientos que se va a emplear son la inspección, observación, investigación y confirmación. MP 2/5 250 7. VISITAS Para el examen de auditoría se realizara las siguientes visitas:  Visita Preliminar  Visita durante el Desarrollo del Trabajo  Visita Final  Visita Posterior 8. PRESUPUESTO DEL TIEMPO CRONOGRAMA DE AUDITORÍA Actividades Duración Inicio Final Planificación preliminar Visita previa 1 día 22/12/2010 22/12/2010 Estudio de la información recolectada 1 día 22/12/2010 22/12/2010 Elaboración del cuestionario global de control interno 1 día 22/12/2010 22/12/2010 Aplicación del cuestionario global de control interno 1 día 22/12/2010 23/12/2010 FODA 1 día 22/12/2010 23/12/2010 Planificación Elaboración del cuestionario de control interno de cada sub proceso 1 día 02/01/2011 02/01/2011 Aplicación de los cuestionarios de control interno de cada sub proceso 3 días 03/01/2011 10/01/2011 Medición de riesgo de cada sub proceso 5 día 10/01/2011 11/01/2011 Levantamiento de cada sub proceso 3 días 12/01/2011 14/01/2011 Flujogramas de sub procesos 1 día 17/01/2011 17/01/2011 Elaboración de los programas de auditoría 1 día 18/01/2011 18/01/2011 Elaboración de cronograma de auditoría 1 día 19/01/2011 19/01/2011 Elaboración de papeles de trabajo 2 días 21/01/2011 22/01/2011 Desarrollo de auditoría 7 días 22/01/2011 28/01/2011 Comunicación de resultados 2 días 31/01/2011 31/01/2011 TOTAL DÍAS 31 días MP 3/5 251 9. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORÍA Personal de nómina Nombre Cargo Duración en el cargo Desde Hasta Dr. Leonardo Palacios Director ejecutivo 02/09/2005 Actualidad Ing. Valeria Pazmiño Gerente de administración 01/02/2008 Actualidad Lic. Lorena Mafla Contadora general 30/10/2005 Actualidad Carla Castello Asistente de dirección 05/03/2009 Actualidad Ing. Carlos Gómez Planeación general 15/10/2007 Actualidad Lic. José Ponce Gerente de capacitación 04/10/2005 Actualidad Sergio Herrera Selección de personal 01/05/2009 Actualidad Dr. Andrés Sánchez Capacitación y desarrollo 22/09/2006 Actualidad Ing. Luis Vallejo Gerente informático 05/11/2007 Actualidad Personal de auditoría Nombre Cargo Pedro Palacios Jefe de auditoría Michelle Calderón Asistente de auditoría Luis Narváez Asistente de auditoría 10. COSTO DE LA AUDITORÍA El Costo por la Ejecución de nuestros servicios es de nueve mil seis cientos dólares más IVA esto cubre los la totalidad de los Gastos. Nombre Cargo Remuneración Pedro Palacios Jefe de auditoría $ 5.000,00 Michelle Calderón Asistente de auditoría $ 650,00 Luis Narváez Asistente de auditoría $ 650,00 $ 6.300,00Suman MP 4/5 252 11. FECHAS DE LAS REUNIONES FECHAS DE LAS REUNIONES Tema a tratar Duración Fecha Visita Preliminar 1 día 22/12/2010 Para Planear el Trabajo 1 día 03/01/2011 Discutir y Revisar el Memorando de Control Interno 1 día 12/01/2011 Discutir el Informe Final 1 día 27/01/2011 Ítem Costo Transporte $ 1.000,00 Equipos de computo $ 1.850,00 Suministro y materiales $ 450,00 Suman $ 3.300,00 MP 5/5 253 Actividades 22 23 2 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 31 Planificación preliminar Visita previa Estudio de la información recolectada Elaboración del cuestionario global de control interno Aplicación del cuestionario global de control interno FODA Planificación Elaboración del cuestionario de control interno de cada sub proceso Aplicación de los cuestionarios de control interno de cada sub proceso Medición de riesgo de cada sub proceso Levantamiento de cada sub proceso Flujograma de sub proceso Elaboración de los programas de auditoría Elaboración de cronograma de auditoría Elaboración de papeles de trabajo Desarrollo de auditoría Comunicación de resultados Elaborado por: Pedro Palacios Enero Corporación Fundecco CRONOGRAMA DE AUDITORÍA Al 31 Diciembre de 2010 Diciembre CR 1/1 Iníciales Fecha Elaborado PP 22/01/2011 Revisado AA 22/01/2011 254 EJECUCIÓN 255 PAPELES DE TRABAJO DE PLANEACIÓN GENERAL 256 TEMA DEL CURSO CURSOS PLANIFICADOS CURSOS EJECUTADOS DIFERENCIAS OBSERVACIONES Administración Administración Efectiva del Tiempo 10 8 2 Se debe a que clientes desistieron de tomar dos cursos § Administración de Inventarios 9 8 1 § Administración de Nómina 11 12 -1 Se ejecuto mas de lo planeado § Administración en base a Procesos 5 5 0 § Administración de Recursos Humanos 10 9 1 § Administración de Recursos Humanos por Competencias 6 2 4 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Análisis del Sistema de Medición 7 3 4 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Balanced Score Card de Recursos Humanos 2 1 1 Según valores históricos este tema es de poca aceptación § Calidad Total para Operaciones 4 2 2 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 3 3 0 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 15 15 0 § Liderazgo 17 10 7 Se estimó dictar mas cursos de lo ejecutado § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 4 3 1 § Trabajo en Equipo 6 5 1 § Relaciones interpersonales Efectivas 6 4 2 Esta disminuyendo la aceptación de este curso § Psicología y prospección del cliente 3 3 0 § Técnicas para Cierres Efectivo 6 3 3 Esta disminuyendo la aceptación de este curso § Estrategias de Ventas 6 3 3 Esta disminuyendo la aceptación de este curso § La Ventalogía: para Vender más y mejor 3 3 0 § Marcas de auditoría § Cotejado con libros CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DE CURSOS PLANIFICADOS Al 31 Diciembre de 2010 PT-Pgral Cursos 1/2 PT-Pgral Cursos 2/2 257 TEMA DEL CURSO CURSOS PLANIFICADOS CURSOS EJECUTADOS DIFERENCIAS OBSERVACIONES Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 6 0 6 El cliente prefiere institutos de formación especializada § Control Estadístico de Procesos para Administradores 4 2 2 § Formación de Supervisores de Personal 3 1 2 § Planificando Acuerdos y conciencia 5 3 2 § Evaluación del Desempeño 5 1 4 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Formación de Auditor Interno ISO 9000 5 2 3 § Contabilidad general 11 3 8 El cliente prefiere institutos de formación especializada § Contabilidad de costos 9 5 4 El cliente prefiere institutos de formación especializada § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 5 4 1 § Estructura y contenido de la seguridad industrial 7 6 1 § Causas y riesgos 10 9 1 § Prevención y minimización de riesgos 3 1 2 § Planes de contingencia y emergencia 4 2 2 § TOTAL CURSOS 210 141 69 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 141/210 x 100 Indicador = 67,15% Observación: Se pudo observar que la empresa tiene una planificación deficiente, como se observa en el indicador que nos muestra que solo se cumple el 67,15% lo cual es una alerta para la capacitación. H-H 1/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 21/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 22/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DE CURSOS PLANIFICADOS Al 31 Diciembre de 2010 PT-Pgral Cursos 2/2 258 CURSOS ASISTENTES AL CURSO PLANIFICADOS ASISTENTES AL CURSO DIFERENCIAS OBSERVACIONES Administración Administración Efectiva del Tiempo 150 99 51 Se debe a que clientes desistieron de tomar estos cursos § Administración de Inventarios 135 89 46 § Administración de Nómina 165 109 56 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Administración en base a Procesos 75 50 26 § Administración de Recursos Humanos 300 198 102 Se desconoce por que no tomaron este curso § Administración de Recursos Humanos por Competencias 90 59 31 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Análisis del Sistema de Medición 105 69 36 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Balanced Score Card de Recursos Humanos 100 66 34 Según valores históricos este tema es de poca aceptación § Calidad Total para Operaciones 60 40 20 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 45 30 15 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 225 149 77 § Liderazgo 300 198 102 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 200 132 68 § Trabajo en Equipo 90 59 31 § Relaciones interpersonales Efectivas 90 59 31 Esta disminuyendo la aceptación de este curso § Psicología y prospección del cliente 45 30 15 § Técnicas para Cierres Efectivo 90 59 31 Esta disminuyendo la aceptación de este curso § Estrategias de Ventas 90 59 31 Esta disminuyendo la aceptación de este curso § La Ventalogía: para Vender más y mejor 45 30 15 § Marcas de auditoría § Cotejado con libros CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DE ASISTENTES A LOS CURSOS Al 31 Diciembre de 2010 PT-Pgral Numero 1/2 259 CURSOS ASISTENTES AL CURSO PLANIFICADOS ASISTENTES AL CURSO DIFERENCIAS OBSERVACIONES Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 150 99 51 El cliente prefiere institutos de formación especializada § Control Estadístico de Procesos para Administradores 60 40 20 § Formación de Supervisores de Personal 85 56 29 § Planificando Acuerdos y conciencia 75 50 26 § Evaluación del Desempeño 75 50 26 Los clientes no han tomado este curso en este periodo § Formación de Auditor Interno ISO 9000 75 50 26 § Contabilidad general 165 109 56 El cliente prefiere institutos de formación especializada § Contabilidad de costos 135 89 46 El cliente prefiere institutos de formación especializada § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 75 50 26 § Estructura y contenido de la seguridad industrial 105 69 36 § Causas y riesgos 150 99 51 § Prevención y minimización de riesgos 45 30 15 § Planes de contingencia y emergencia 60 40 20 § TOTAL NUMERO DE PARTICIPES 3655 2412 1243 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 2412/3655 x 100 Indicador = 66% Observación: Se pudo observar que la empresa adquiere suministros de oficina dependiendo el numero de participes de los cursos planificados, mas no lo que realmente lo necesita, lo cual genera un desperdicio, esto se ve vinculado a la planificación errada de los cursos por dictar. H-H 1/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 21/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 22/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DE ASISTENTES A LOS CURSOS Al 31 Diciembre de 2010 PT-Pgral Numero 2/2 260 RECAUDACIÓN POR CURSO RECAUDACIÓN INGRESADA DIFERENCIAS 225,531.91 225,531.91 - § 208,510.64 208,510.64 - § 72,340.43 72,340.43 - § 93,617.02 93,617.02 - § 600,000.00 600,000.00 - ∑ ∑ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 600.000,00/600.000,00 x 100 Indicador = 100% ÁREA Planificado Ejecutado % de cumpliento Diferencia % *Ingreso proyectado Administración 67 53 79.10 20.90 47,126.07$ Comercialización, Marketing y Ventas 66 49 74.24 25.76 53,707.29$ Comercio y Servicios Financieros 48 17 35.42 64.58 46,719.86$ Procesos Industriales 29 22 75.86 24.14 22,597.21$ TOTAL CURSOS 210 141 170,150.43$ ∑ ∑ ∑ ∑ * Es un supuesto tomando de lo planificado vs lo ejecutado Observación: Se pudo observar que la empresa posee un excelente manejo del área contable, la empresa si hubiese cumplido con su planificación hubiese incrementado su ingreso por cursos. H-H 1/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 21/01/2011 ∑ Totalizado Revisado AA 22/01/2011 770,150.43$ *Ingreso total proyectado CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO FINANCIERO ÁREA Administración Comercialización, Marketing y Ventas Comercio y Servicios Financieros Procesos Industriales TOTAL CURSOS Al 31 Diciembre de 2010 INDICADOR 272,657.99$ 262,217.92$ 119,060.28$ 116,214.23$ PT-Pgral Cumpl.fin 1/1 261 Equipos NÚMERO DE EQUIPOS PUNTAJE OBTENIDO PUNTAJE OPTIMO DIFERENCIAS Equipo de computo 25 10 10 - § Impresoras 10 9 10 1 § Copiadora 1 10 10 - § Retroproyectores 6 10 10 - § TOTAL 42 39 40 1 ¶ ¶ ∑ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 39/40 x 100 Indicador = 97,5% Observación: Se pudo observar el estado de los equipos es muy bueno esto se debe al mantenimiento oportuno que se los da; ademas la copiadora y los retroproyectores son nuevos. Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 21/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 22/01/2011 ∑ Totalizado CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DEL USO DE LOS EQUIPOS Al 31 Diciembre de 2010 INDICADOR PT-Pgral Equip 1/1 262 Área del curso NÚMERO DE CURSOS DICTADOS NUMERO DE ASITENTES NUMERO DE EVALUACIONE S REALIZADAS DIFERENCIAS PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN Administración 25 809 687 122 84.95% § Comercialización, Marketing y Ventas 10 776 659 117 84.95% § Comercio y Servicios Financieros 1 541 460 81 85.03% § Procesos Industriales 6 287 244 43 85.03% § TOTAL 42 2,413 2,050 363 84.99% ∑ ¶ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 2050/2413 x 100 Indicador = 85% Observación: Se pudo observar que las evaluaciones realizadas a los participes son extensas por lo que el 15% no llena la evaluación, ademas el área de administración y comercialización son las áreas que menos cumplen con este requerimiento. H-H 1/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 21/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 22/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE INFORMES Al 31 Diciembre de 2010 PT-Pgral Eva 1/1 263 PAPELES DE TRABAJO SELECCIÓN DE PERSONAL 264 CURSOS QUE CUMPLEN CON DE MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE LA EMPRESA CURSOS QUE NO CUMPLEN CON DE MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE LA EMPRESA Administración Administración Efectiva del Tiempo 8 6 2 1 § Administración de Inventarios 8 6 2 1 § Administración de Nómina 12 8 4 1 § Administración en base a Procesos 5 4 2 1 § Administración de Recursos Humanos 9 6 3 1 § Administración de Recursos Humanos por Competencias 2 1 1 1 § Análisis del Sistema de Medición 3 2 1 1 § Balanced Score Card de Recursos Humanos 1 1 0 1 § Calidad Total para Operaciones 2 1 1 1 § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 3 2 1 1 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 15 11 5 70% § Liderazgo 10 7 3 70% § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 3 2 1 70% § Trabajo en Equipo 5 4 2 70% § Relaciones interpersonales Efectivas 4 3 1 70% § Psicología y prospección del cliente 3 2 1 70% § Técnicas para Cierres Efectivo 3 2 1 70% § Estrategias de Ventas 3 2 1 70% § La Ventalogía: para Vender más y mejor 3 2 1 70% § Marcas de auditoría § Cotejado con libros PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL Al 31 Diciembre de 2010 DIFERENCIAS TEMA DEL CURSO CURSOS EJECUTADOS PT-SELEC/CURSO 1/2 PT-SELEC/CURSO 2/2 265 CURSOS QUE CUMPLEN CON DE MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE LA EMPRESA CURSOS QUE NO CUMPLEN CON DE MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE LA EMPRESA Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 0 0 0 0% § Control Estadístico de Procesos para Administradores 2 1 1 70% § Formación de Supervisores de Personal 1 1 0 70% § Planificando Acuerdos y conciencia 3 2 1 70% § Evaluación del Desempeño 1 1 0 70% § Formación de Auditor Interno ISO 9000 2 1 1 70% § Contabilidad general 3 2 1 70% § Contabilidad de costos 5 4 2 70% § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 4 3 1 70% § Estructura y contenido de la seguridad industrial 6 4 2 70% § Causas y riesgos 9 6 3 70% § Prevención y minimización de riesgos 1 1 0 0% § Planes de contingencia y emergencia 2 1 1 70% § TOTAL CURSOS 141 99 42 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 99/141 x 100 Indicador = 70% Observación: Se pudo observar que no todos los cursos realizados, cumplen con lo estipulado en el manual de selección de la empresa teniendo como resultado un 30% que no se cumple por lo que es necesario aplicar controles para disminuir este porcentaje. H-H 2/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 23/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 23/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL Al 31 Diciembre de 2010 TEMA DEL CURSO CURSOS EJECUTADOS DIFERENCIAS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO PT-SELEC/CURSO 2/2 266 No NOMBRE DEL CAPACITADOR NÚMERO DE HORAS PLANIFICADAS AL AÑO NÚMERO DE HORAS REALES AL AÑO DIFERENCIAS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 1 APONTE ESCOBAR LUIS EDUARDO 441 254 187 57.55% § 2 ARCINIEGAS JAUREGUI KATHERINE ELIZABETH 441 254 187 57.55% § 3 SARROYO ONCE KEVIN FERNANDO 441 254 187 57.55% § 4 BARBA MURILLO RONALD 441 254 187 57.55% § 5 CACHIPUENDO VEGA CARLOS ALEXIS 441 254 187 57.55% § 6 CARDENAS ESTRELLA DANIEL RICARDO 441 254 187 57.55% § 7 CARRION ABARCA HENRY DAVID 441 254 187 57.55% § 8 CASTILLO GALLARDO ANDRES ALEJANDRO 441 254 187 57.55% § 9 CASTILLO MARIN ELAYNE CAROLINA 441 254 187 57.55% § 10 CELI PONCE FAUSTO ESTEBAN 441 254 187 57.55% § 11 DUQUE SALAZAR MARIA DANIELA 473 317 155 67.14% § 12 ERAZO LUNA WENDY MARIBEL 473 317 155 67.14% § 13 GODOY GUAYGUA DIEGO ANTONIO 473 317 155 67.14% § 14 GONZALEZ ANDRADE ALEXIS FERNANDO 473 317 155 67.14% § 15 LEON CAMACHO CRISTHIAN PATRICIO 504 254 250 50.36% § 16 LEON ORTIZ NATHALY ARACELY 504 254 250 50.36% § 17 MEDRANO PACHECO DENNIS ALEXANDER 504 254 250 50.36% § 18 MEJIA LOPEZ MARIANA ELIZABETH 504 254 250 50.36% § 19 MENDOZA LEIVA JULIET ARIANE 504 254 250 50.36% § 20 MORAN VASQUEZ GALA ANDRES 420 564 -144 134.29% § 21 MORETA OCANA SAUL 420 564 -144 134.29% § 22 NIETO PACHECO GALO FRANCISCO 420 564 -144 134.29% § 23 PADILLA MACHADO CARMEN ELIZABETH 840 564 276 67.14% § 24 PAZMINO SANCHEZ ALEX RICARDO 840 564 276 67.14% § 25 RENGIFO TULCANAZ DENISE ALEJANDRA 840 564 276 67.14% § TOTAL NUMERO DE PARTICIPES 12600 8460 4140 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 8460/12600 x 100 Indicador = 67% Observación: Se pudo observar que la planificación de horas por curso varia de una forma significativa, existe personal que cumple mas horas de las asigandas en la planificación y viceversa, esto lo refleja el indicador con un 67% de cumplimiento. H-H 2/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 23/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 23/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS HORAS PROGRAMADAS POR DICTAR Al 31 Diciembre de 2010 PT-HORAS DICT 1/1 267 TEMA DEL CURSO NUMERO DE CURSOS DICTADOS INDUCCIONES REALIZADAS INDUCCIONES NO REALIZADAS Administración Administración Efectiva del Tiempo 8 8 0 § Administración de Inventarios 8 8 0 § Administración de Nómina 12 12 0 § Administración en base a Procesos 5 5 0 § Administración de Recursos Humanos 9 9 0 § Administración de Recursos Humanos por Competencias 2 2 0 § Análisis del Sistema de Medición 3 3 0 § Balanced Score Card de Recursos Humanos 1 1 0 § Calidad Total para Operaciones 2 2 0 § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 3 3 0 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 15 13 2 § Liderazgo 10 10 0 § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 3 3 0 § Trabajo en Equipo 5 5 0 § Relaciones interpersonales Efectivas 4 4 0 § Psicología y prospección del cliente 3 3 0 § Técnicas para Cierres Efectivo 3 3 0 § Estrategias de Ventas 3 3 0 § La Ventalogía: para Vender más y mejor 3 3 0 § Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 0 0 0 § Control Estadístico de Procesos para Administradores 2 2 0 § Formación de Supervisores de Personal 1 1 0 § Planificando Acuerdos y conciencia 3 3 0 § Evaluación del Desempeño 1 1 0 § Formación de Auditor Interno ISO 9000 2 2 0 § Contabilidad general 3 3 0 § Contabilidad de costos 5 5 0 § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 4 4 0 § Estructura y contenido de la seguridad industrial 6 6 0 § Causas y riesgos 9 9 0 § Prevención y minimización de riesgos 1 1 0 § Planes de contingencia y emergencia 2 2 0 § TOTAL CURSOS 141 139 2 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 139/141 x 100 Indicador = 99% Observación: La inducción otorgada de los cursos realizados, cumplen con lo estipulado en el manual de selección de la empresa. Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 23/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 23/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE INDUCCIONES AL PERSONAL Al 31 Diciembre de 2010 PT-IND 1/1 268 TEMA DEL CURSO NUMERO DE CURSOS DICTADOS RETROALIMENTACIÓN REALIZADAS RETROALIMENTACIÓN NO REALIZADAS Administración Administración Efectiva del Tiempo 8 8 0 § Administración de Inventarios 8 8 0 § Administración de Nómina 12 12 0 § Administración en base a Procesos 5 5 0 § Administración de Recursos Humanos 9 9 0 § Administración de Recursos Humanos por Competencias 2 2 0 § Análisis del Sistema de Medición 3 3 0 § Balanced Score Card de Recursos Humanos 1 1 0 § Calidad Total para Operaciones 2 2 0 § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 3 3 0 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 15 13 2 § Liderazgo 10 10 0 § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 3 3 0 § Trabajo en Equipo 5 5 0 § Relaciones interpersonales Efectivas 4 4 0 § Psicología y prospección del cliente 3 3 0 § Técnicas para Cierres Efectivo 3 3 0 § Estrategias de Ventas 3 3 0 § La Ventalogía: para Vender más y mejor 3 3 0 § Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 0 0 0 § Control Estadístico de Procesos para Administradores 2 2 0 § Formación de Supervisores de Personal 1 1 0 § Planificando Acuerdos y conciencia 3 3 0 § Evaluación del Desempeño 1 1 0 § Formación de Auditor Interno ISO 9000 2 2 0 § Contabilidad general 3 3 0 § Contabilidad de costos 5 5 0 § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 4 4 0 § Estructura y contenido de la seguridad industrial 6 6 0 § Causas y riesgos 9 9 0 § Prevención y minimización de riesgos 1 1 0 § Planes de contingencia y emergencia 2 2 0 § TOTAL CURSOS 141 139 2 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 139/141 x 100 Indicador = 99% Observación: Cuando existe la inducción se realiza posteriormente la retroalimentación. Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 23/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 23/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO SELECCIÓN DEL PERSONAL ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE RETROALIMENTACIÓN Al 31 Diciembre de 2010 PT-RETROAL 1/1 269 No NOMBRE DEL CAPACITADOR NÚMERO DE INFORMES FAVORABLES NÚMERO DE INFORMES NO FAVORABLES 1 APONTE ESCOBAR LUIS EDUARDO 5 1 § 2 ARCINIEGAS JAUREGUI KATHERINE ELIZABETH 6 0 § 3 SARROYO ONCE KEVIN FERNANDO 5 1 § 4 BARBA MURILLO RONALD BRIAN 5 1 § 5 CACHIPUENDO VEGA CARLOS ALEXIS 6 0 § 6 CARDENAS ESTRELLA DANIEL RICARDO 5 1 § 7 CARRION ABARCA HENRY DAVID 6 0 § 8 CASTILLO GALLARDO ANDRES ALEJANDRO 5 1 § 9 CASTILLO MARIN ELAYNE CAROLINA 6 0 § 10 CEIRONPONCE FAUSTO ESTEBAN 4 2 § 11 DUQUE SALAZAR MARIA DANIELA 5 1 § 12 ERAZO LUNA WENDY MARIBEL 6 0 § 13 GODOY GUAYGUA DIEGO ANTONIO 6 0 § 14 GONZALEZ ANDRADE ALEXIS FERNANDO 6 0 § 15 LEON CAMACHO CRISTHIAN PATRICIO 3 3 § 16 LEON ORTIZ NATHAlY ARACElY 5 1 § 17 MEDRANO PACHECO DENNIS ALEXANDER 6 0 § 18 MEJIA LOPEZ MARIANA ELIZABETH 5 1 § 19 MENDOZA LEIVA JULIET ARIANE 6 0 § 20 MORAN VASQUEZ GALA ANDRES 5 1 § 21 MORETA OCANA SAUL 5 1 § 22 NIETO PACHECO GALO FRANCISCO 6 0 § 23 PADILLA MACHADO CARMEN ELIZABETH 6 0 § 24 PAZMINO SANCHEZ ALEX RICARDO 5 1 § 25 RENGIFO TULCANAZ DENISE ALEJANDRA 5 1 § TOTAL NUMERO DE PARTICIPES 133 8 ∑ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 133/141 x 100 Indicador = 94% Observación: La gestión en la selección ha sido favorable pero existen pequeñas falencias. Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 23/01/2011 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 23/01/2011 ∑ Totalizado INDICADOR Al 31 Diciembre de 2010 ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE INFORMES EMITIDOS SELECCIÓN DEL PERSONAL CORPORACIÓN FUNDECCO PT-INF 1/1 270 PAPELES DE TRABAJO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO 271 TEMA DEL CURSO NUMERO DE CURSOS DICTADOS VINCULACIÓN DE TEMAS AFINES DIFERENCIAS Administración Administración Efectiva del Tiempo 8 8 0 § Administración de Inventarios 8 8 0 § Administración de Nómina 12 10 2 § Administración en base a Procesos 5 5 0 § Administración de Recursos Humanos 9 7 2 § Administración de Recursos Humanos por Competencias 2 2 0 § Análisis del Sistema de Medición 3 3 0 § Balanced Score Card de Recursos Humanos 1 0 1 § Calidad Total para Operaciones 2 2 0 § Implantación de la Norma ISO 9001-2000 3 3 0 § Comercialización, Marketing y Ventas Motivación 15 13 2 § Liderazgo 10 10 0 § El cliente y los métodos para lograr su satisfacción 3 3 0 § Trabajo en Equipo 5 5 0 § Relaciones interpersonales Efectivas 4 4 0 § Psicología y prospección del cliente 3 3 0 § Técnicas para Cierres Efectivo 3 3 0 § Estrategias de Ventas 3 3 0 § La Ventalogía: para Vender más y mejor 3 3 0 § Comercio y Servicios Financieros Formación de Auditores Internos 0 0 0 § Control Estadístico de Procesos para Administradores 2 2 0 § Formación de Supervisores de Personal 1 1 0 § Planificando Acuerdos y conciencia 3 3 0 § Evaluación del Desempeño 1 1 0 § Formación de Auditor Interno ISO 9000 2 2 0 § Contabilidad general 3 3 0 § Contabilidad de costos 5 5 0 § Procesos Industriales Fundamentos de la Seguridad Industrial 4 4 0 § Estructura y contenido de la seguridad industrial 6 6 0 § Causas y riesgos 9 7 2 § Prevención y minimización de riesgos 1 1 0 § Planes de contingencia y emergencia 2 2 0 § TOTAL CURSOS 141 132 9 ∑ ¶ ¶ N/I Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 132/141 x 100 Indicador = 93% Observación: N/I La vinculación de los cursos realizados, cumplen con lo estipulado. Cabe recalcar que los cursos que no se generó un tema agregado fue debido a que el cliente no tenia disponibilidad de tiempo Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 24/01/2010 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 24/01/2010 ∑ Totalizado N/I Nota de Interés INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE VINCULAR TEMAS AFINES Al 31 Diciembre de 2010 PT-CD.TA 1/1 272 Área del curso NÚMERO DE CURSOS DICTADOS POR ÁREA NUMERO CURSOS QUE APLICAN METODOLOGÍA NUMERO CURSOS QUE NO APLICAN METODOLOGÍA CURSOS QUE APLICAN SIEMPRE LA MISMA METODOLOGÍA CURSOS QUE APLICAN NUEVAS METODOLOGÍAS Administración 53 53 - 18 35 § Comercialización, Marketing y Ventas 49 49 - 17 32 § Comercio y Servicios Financieros 17 17 - 6 11 § Procesos Industriales 22 22 - 7 15 § TOTAL 141 141 - 48 93 ∑ ¶ ¶ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 34% Indicador = 93/141 x 100 Indicador = 65% Observación: La metodología de aprendizaje se la aplica en un 100% en todos los cursos, cabe resaltar que la metodología de aprendizaje que se aplica es la misma en su mayoría, es decir no consideran factores como edad de los participes, numero de participes entre otros. H-H 3/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 24/01/2010 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 24/01/2010 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE METODOLOGÍA Al 31 Diciembre de 2010 PT-CD. MT 1/1 273 Área del curso NÚMERO DE CURSOS DICTADOS POR ÁREA MATERIAL ELABORADO POR ÁREA NUMERO CURSOS QUE NO SE ELABORA MATERIAL CURSOS EN QUE SE ELABORA EL MISMO MATERIAL CURSOS EN QUE SE ELABORA EL MISMO MATERIAL Administración 53 53 - 42 11 § Comercialización, Marketing y Ventas 49 49 - 39 10 § Comercio y Servicios Financieros 17 17 - 14 3 § Procesos Industriales 22 22 - 18 4 § TOTAL 141 141 - 113 28 ∑ ¶ ¶ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 80% Indicador = 113/141 x 100 Indicador = 80% Observación: La elaboración del material para los cursos se la aplica en un 100% , el material desarrollado para los cursos es el misma en su mayoría, es decir no consideran factores como edad de los participes, numero de participes entre otros. H-H 3/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 24/01/2010 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 24/01/2010 ∑ Totalizado INDICADOR CAPACITACIÓN Y DESARROLLO CORPORACIÓN FUNDECCO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LA ELABORACIÓN DE MATERIAL Al 31 Diciembre de 2010 PT-CD. MR 1/1 274 ÁREA DEL CURSO NÚMERO DE CURSOS DICTADOS POR ÁREA NÚMERO DE DINÁMICAS EJECUTADAS NUMERO DE DINÁMICAS NO EJECUTADAS Administración 53 37 16 § Comercialización, Marketing y Ventas 49 34 15 § Comercio y Servicios Financieros 17 12 5 § Procesos Industriales 22 15 7 § TOTAL 141 99 42 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 99/141 x 100 Indicador = 70% Observación: Se observa que no se esta cumpliendo con las dinámicas, estas son de carácter obligatorio, se ven reflejadas en la planificación.Las dinámicas que mas se incumplen son las referentes a los temas de Administración y Comercialización. H-H 3/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 24/01/2010 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 24/01/2010 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DINÁMICAS Al 31 Diciembre de 2010 PT-CD. DIM 1/1 275 Área del curso NÚMERO DE CURSOS DICTADOS POR ÁREA INFORMES QUE CUMPLEN TODOS LO REQUERIMIENTOS INFORMES QUE NO CUMPLEN TODOS LO REQUERIMIENTOS Administración 53 40 13 § Comercialización, Marketing y Ventas 49 37 12 § Comercio y Servicios Financieros 17 13 4 § Procesos Industriales 22 17 6 § TOTAL 141 106 35 ∑ ¶ ¶ Indicador = Lo ejecutado / Lo planificado x 100 Indicador = 106/141 x 100 Indicador = 75% Observación: Se observa que no todos los informes cumplen con lo estipulado, esto se debe al incumplimiento de requisitos como las dinámicas, elaboración de material entre otros. H- H 3/3 Marcas de auditoría Iníciales Fecha § Cotejado con libros Elaborado PP 24/01/2010 ¶ Sumado verticalmente Revisado AA 24/01/2010 ∑ Totalizado INDICADOR CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE INFORMES Al 31 Diciembre de 2010 PT-CD. INF 1/1 276 HOJAS DE HALLAZGOS 277 Título Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios del Auditado Comentarios del Auditor REF / PT ANÁLISIS DE ASISTENTES A LOS CURSOS El número de asistentes planificados a los cursos era mayor que el real, por lo que se compró suministros exceso Se debe planificar los cursos tomando en cuenta aquellos ejecutados en años pasados, así como analizar el comportamiento del mercado en gustos y preferencias de los clientes. Inexistencia de un manual para la planificación, falta de control sobre los suministros de oficina. Desperdicio excesivo en suministros de oficina en aproximadamente $1.680,00 se compró en exceso en el periodo de análisis Se recomienda tener un estándar ideal de suministros de oficina, considerando el curso contratado, además de tener un control sobre el uso de las mismas. Se compra por mayor para evitar comprar al menudeo y ahorrar dinero. Este hallazgo incrementa el gasto de suministros de oficina, así como los desperdicios de materiales. PT-Pgral Numero ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE INFORMES Se observa que informes de los cursos no cumplen todos con la disposición de evaluar el conocimiento de los asistentes Según el reglamento interno que dice... En cada capacitación sin importar la duración ni la naturaleza de la misma se deben realizar evaluaciones de forma obligatoria... Evaluaciones extensas, falta de tiempo para realizarlas, ineficiencia de planificación por parte del capacitador para cumplir este requerimiento. Falencias en la información recopilada en cada curso dictado, existe una omisión en un 15% teniendo mayor incidencia los cursos de Administración y Comercialización. Se recomienda analizar las preguntas de cada curso para observar la eficiencia de las mismas, además dar un mayor seguimiento para observar el cumplimiento de este. Hay ocasiones que el cliente no tiene el tiempo suficiente para realizar la evaluación y este se niega a tenerlas. Es importante tener información verás para obtener resultados de calidad, con el fin de mejorar. Pl.gral-Eva ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO FINANCIERO Según planificación se esperaba obtener mayores ingresos generados por los cursos. Se debe planificar de acuerdo a la realidad, con criterios reales para estimar los recursos provenientes de cada curso. Clientes con preferencias hacia otros tipos de cursos, mayores competidores Ingresos proyectados por $770,150.00 de los cuales dejo de ganar aproximadamente $170,150.43 Planificar acorde a la realidad, fidelizar a los clientes, generar variedad de cursos, especializarse en los cursos de mayor preferencia por el cliente. La competencia juega un papel importante, ya que disminuyen precios. La empresa dejo de ganar $170.150,43, ese un valor muy significativo. PT-Pgral Cumpl.fin ANÁLISIS DE CURSOS PLANIFICADOS El Directorio planifica los cursos que se podrían dar en el año sin considerar datos históricos y comportamiento del mercado. Se debe planificar los cursos tomando en cuenta aquellos ejecutados en años pasados, así como analizar el comportamiento del mercado en gustos y preferencias de los clientes. Inexistencia de un manual para la planificación Planificación indebida, asignación excesiva de recursos. Se recomienda elaborar un manual para la planificación que emplee criterios acordes con la realidad de la empresa, utilizando valores históricos y que analice comportamientos del mercado. Se pudo observar que la empresa tiene una planificación deficiente, como se observa en el indicador que nos muestra que solo se cumple el 67,15% lo cual es una alerta para la capacitación. PT-Pgral Cursos Iníciales Fecha Elaborado PP 22/01/2011 Revisado AA 22/01/2011 CORPORACIÓN FUNDECCO PLANEACIÓN GENERAL HOJA DE HALLAZGOS Al 31 Diciembre de 2010 H-HPG 1/1 278 Título Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios del Auditado Comentarios del Auditor REF / PT ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE SELECCIÓN DE PERSONAL Existen cursos que se ha omitido lo descrito en el manual de selección del capacitador El manual de selección de personal que dice …el capacitador debe tener el conocimiento y la experiencia suficiente para poder dictar un curso, el cual deberá estar acorde a su perfil profesional ... Cursos imprevistos, clientes necesitados de una capacitación inmediata. Desfase en las horas programadas en para la capacitación, posible insatisfacción del personal; personal improductivo para la organización. Se recomienda cumplir lo establecido en el reglamento a fin de mantener lo programado y direccionar hacia el éxito a los cursos dictados. Existir clientes que necesitan capacitaciones de forma urgente. Al existir clientes que necesitan capacitaciones de forma urgente es preciso establecer una metodología rápida y efectiva para este caso de imprevistos. PT- SELEC/CURSO ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS HORAS PROGRAMADAS POR DICTAR No se cumple con la planificación de horas asignadas por cada capacitador El manual de selección de personal que dice …al capacitador se le asignará el número de horas por dictar de los cursos de acuerdo a su contrato ... Cursos planificados y no ejecutados, lo que generó un desfase en las horas asignadas a cada capacitador Capacitadores con tiempos improductivos con un promedio de un 51% de cumplimiento Planificar acorde a la realidad, ajustar tiempos a la realidad del personal, observar que cursos son los que se solicitan con mayor frecuencia para la asignación de horas. Al no cumplirse la planificación de las horas por capacitar el personal pasa desocupado, siendo esto perjudicial para la empresa ya que incurre en falencias de eficiencia y ocasiona gastos innecesarios. PT-HORAS DICT Iníciales Fecha Elaborado PP 22/01/2011 Revisado AA 22/01/2011 Corporación Fundecco SELECCIÓN DEL PERSONAL HOJA DE HALLAZGOS Al 31 Diciembre de 2010 H-HSP 1/1 279 Título Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios del Auditado Comentarios del Auditor REF / PT ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE METODOLOGÍA Se emplea la misma metodología casi en todas las capacitaciones. El manual de capacitación dice ... Para cada capacitación se debe aplicar una metodología adecuada la misma que será fruto del analisis de factores como el numero de asistentes, horas planificadas, edad de los participes entre otros que afecten al desempeño de la misma. Deficiencias en el proceso de planificación, falencia de control interno. Capacitaciones con metodologías inapropiadas, desviaciones de control en un 45 %, se observa que los cursos de Administración y Comercialización son los que la metodología se repite mas Se recomienda aplicar la metodología resultante de los requerimientos del manual de capacitación para cada cliente, con el fin de que el aprendizaje sea de calidad. Esto genera vacios y dudas en el conocimiento de los clientes debido a que todos son diferentes, por lo que la metodología no debe ser igual para todas las capacitaciones. PT-CD.MT ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LA ELABORACIÓN DE MATERIAL Se emplea la misma el mismo material en todas las capacitaciones, se diferencia de tema en tema. El manual de capacitación dice ... Para cada capacitación se debe elaborar el material , este debe ser acorde a las caracteristicas del cliente y la naturaleza del curso... Poca disponibilidad de tiempo para desarrollar material de cada capacitación. Material inapropiado para cada tipo de cliente, incumplimiento del manual en un 20%, disminución de la calidad en capacitación. Se recomienda desarrollar material adecuado al requerimiento del cliente. Menciona que no existe el tiempo necesario para desarrollar el material. Dependiendo del cliente se debe desarrollar el material a emplear para así cumplir el objetivo de capacitar con calidad. PT-CD. MR ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DINÁMICAS No se aplican dinámicas en ciertas capacitaciones. El manual de capacitación dice ... Para cada capacitación se debe aplicar dinamicas adecuadas analizando factores como el numero de asistentes, horas planificadas, edad de los participes entre otros… Falta de tiempo en para realizar las dinámicas, clientes que se niegan a realizarlas. Capacitaciones tediosas, falta de compromiso por parte del cliente, Se debe planificar correctamente el tiempo para así poder efectuar las capacitaciones Por motivos de tiempo no se aplican las dinámicas, para cumplir la capacitación. Se observa que no se esta cumpliendo con las dinámicas, estas son de carácter obligatorio, se ven reflejadas en la planificación. Las dinámicas que mas se incumplen son las referentes a los temas de Administración y Comercialización. PT-CD.DIM ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE INFORMES No todos los informes cumplen con todos los procedimientos descritos Los informes deben reflejar el cumplimiento de las actividades descritas en la planificación. Omisiones de ciertos puntos por causa del tiempo y descuido de los capaciitadores Falencias en la capacitación, incumplimiento de puntos, falencia de información para la Corporación. Brindar un control oportuno sobre los puntos que conforman el informe a fin de capacitar según lo acordado en la planificación. Por motivos de tiempo no se aplican ciertos puntos para cumplir la capacitación. La planificación no apegada a la realidad produce este tipo de omisiones que afectan la eficiencia de las operaciones de la corporación. PT-CD. INF Iníciales Fecha Elaborado PP 22/01/2011 Revisado AA 22/01/2011 CORPORACIÓN FUNDECCO CAPACITACIÓN Y DESARROLLO HOJA DE HALLAZGOS Al 31 Diciembre de 2010 H-HCD 1/1 280 MEMORANDO CR-1 Quito 26 de enero del 2011 Doctor Leonardo Palacios Riera DIRECTOR GENERAL CORPORACIÓN FUNDECCO De mi consideración: Con el propósito de proceder con la lectura del borrador de informe de la Auditoría de Gestión practicada por Palacios Auditores al Departamento de Capacitación y las áreas de Planeación, Selección del Personal y Capacitación y Desarrollo, dispuesta mediante oficio Of-AG1401 de 8 de diciembre de 2010, mucho agradeceré se sirva disponer que los funcionarios que a continuación detallo, asistan a la reunión que para tal efecto tendrá lugar el día lunes 31 de enero del presente año a las 09H30, en las oficinas de Palacios Auditores. 281 Nombre Cargo Dr. Leonardo Palacios Director ejecutivo Lic. Lorena Mafla Contadora general Ing. Carlos Gómez Planeación general Lic. José Ponce Gerente de capacitación Sergio Herrera Selección de personal Dr. Andrés Sánchez Capacitación y desarrollo Es importante, señor Director, que los funcionarios nombrados sean convocados con la debida anticipación, para lo cual deberá comprometer a los participes a fin de que asistan en la fecha y hora señaladas. Atentamente, Pedro M. Palacios C. PALACIOS AUDITORES 282 ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN EFECTUADA A LA CORPORACIÓN FUNDECCO En cumplimiento a lo dispuesto en el memorando CR-1 en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha, el día lunes 31 de enero del presente año a las 09H30, en las oficinas de Palacios Auditores, ubicada la calle estados Unidos 707 y Bogotá, se constituyen el Ingeniero Pedro Palacios, Auditora General, Michelle Calderón, Asistente, Luis Narváez Asistente, con la finalidad de participar los resultados contenidos en el informe de la Auditoría de Gestión a los procesos de Planeación, Selección del Personal y Capacitación y Desarrollo de la Corporación Fundecco, para el período del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010, cuyas instalaciones se encuentran en la Ciudad de Quito, Provincia de Pichincha. La referida Auditoría se realizó de conformidad con el oficio Of-AG1401 emitido el 8 de diciembre del 2010. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes se procedió a la lectura del borrador del Informe de examen especial, diligencia en la cual se dieron a conocer los resultados obtenidos, a través de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado se suscribe la presente acta, en original y copia. Pedro Palacios C. Leonardo Palacios R. 283 Informe de Auditoría Palacios Auditores Al 31 de Diciembre de 2010 Doctor Leonardo Palacios DIRECTOR EJECUTIVO CORPORACIÓN FUNDECCO Presente.- Hemos revisado y analizado la información del Departamento de Capacitación, específicamente las áreas de PLANEACIÓN GENERAL, SELECCIÓN DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN Y DESARROLLO, que expresa que ha mantenido un control interno bueno sobre los procedimientos relacionados a las áreas, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2010. Para la realización de este trabajo se planificó 30 días laborables, considerando desde el 22 de diciembre de 2010 al 28 de enero de 2011. El examen de Auditoría a realizarse al Departamento de Capacitación de la Corporación Fundecco, se realizó de acuerdo al oficio Of-AG1401 del 8 de diciembre de 2010, expedido por el Representante Legal de la entidad, con el objetivo de identificar debilidades y fortalezas que contribuyan a optimizar el desempeño del Departamento. 284 El objetivo general del presente examen, ha sido determinar la eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética en los procesos del área de capacitación de la Corporación Fundecco. Debido a la naturaleza de nuestra auditoría, los resultados se encuentran expresados en un resumen de hallazgos encontrados y recomendaciones que constan en el presente informe. La revisión fue realizada por el siguiente equipo de trabajo: Nombre Cargo Iníciales Pedro Palacios Jefe de auditoría PP Michelle Calderón Asistente de auditoría MC Luis Narváez Asistente de auditoría LN A continuación se detalla las observaciones determinadas en el trabajo de auditoría. ÁREA DE CAPACITACIÓN PROCESO: PLANEACIÓN GENERAL Del análisis realizado al proceso de Planeación General, se revisó la información de la calificación pertinente al proceso en mención obteniendo resultados que no cumplen con las disposiciones establecidas en los manuales de la Corporación. 285 PLANIFICACIÓN NO EJECUTADA EN SU TOTALIDAD Se observó que la planificación anual referente a los cursos no se ejecuto en su totalidad como lo muestra el indicador el 67,15% de los cursos se cumple, es debido a que se planificó tener más cursos de los que se ejecutan en el año, por lo tanto se desarrollan menos cursos de lo que se planifican, esta situación se presenta debido a la omisión de técnicas de planificación, resultante de estimaciones sin fundamentos técnicos; originando un presupuesto anual irreal ya que los ingresos no fueron cubiertos con los cursos planificados. Conclusión En el proceso de Planeación General no se ejecuta en su totalidad la planificación anual, se observa el incumplimiento de cursos planeados por la Corporación Fundecco, esto se debe a la omisión de técnicas adecuadas para la planificación. Recomendación: Al Directorio 1. Emplear técnicas adecuadas para la planificación, las mismas que ayudarán al cumplimiento de los objetivos de la organización, además facilitarán la mejorara en la eficiencia, eficacia y economía de la organización ya que una correcta planificación evita mal uso de materiales, optimiza tiempos y disminuye gastos. 286 CAMBIO DE PREFERENCIAS DE LOS CLIENTES Se determinó que los clientes esperados en la planificación anual para asistir a los cursos han cambiado de preferencias en la selección de la entidad donde los capaciten, como lo muestra el indicador el 44% de estos prefieren a entidades especializadas para tomar dichos cursos, esto ocasiona dejar de tener aproximadamente ingresos por 1.243 personas que no tomaron los diferentes cursos. Conclusión Los clientes han cambiado de preferencias al escoger donde ser capacitados, este cambio ocasiona una oportunidad de mejorar para la Corporación y evidencia el incumplimiento de la mejora continua que promulga la organización en sus principios. Recomendación: Al Departamento de Capacitación y Desarrollo 2. Especializar al personal en temas de mayor acogida principalmente con el fin de ser más competitivos; es importante dar a conocer al cliente la experiencia que la empresa tiene sobre en capacitación para ser más atractivos con el cliente y captar más clientes en el mercado nacional. 287 DISMINUCIÓN EN GANANCIAS La planificación anual la Corporación esperaba tener ingresos proyectados por US$ 770,150.43 si esta se cumplía en su totalidad, pero solo esta se cumplió en un 78% por lo que se dejo de ganar aproximadamente US$ 170,150.43; esta disminución se debe a la inasistencia de clientes en los cursos generado de la preferencia a organismos especializados para temas capacitación con precios bajos esto ocasiona un presupuesto anual irreal al asignar al ingresos mayores de los reales. Conclusión Entidades especializadas en capacitación generan costos bajos por lo cual los clientes prefieren a las mismas, esto genera que la Corporación deje obtener recursos estimados en la planificación inicial. Recomendación: Al Directorio 3. Analizar costos de la competencia y de la Corporación, buscar la manera de hacer los costos de la Corporación más atractivas para el cliente, son que esto signifique la disminución de la calidad de la capacitación. EVALUACIONES NO REALIZADAS Los asistentes a los cursos no llenan las evaluaciones entregadas por los capacitadores, especialmente en temas referentes a las áreas de administración y comercialización, teniendo una omisión de esta disposición 288 en un 15%, las cuales son de carácter obligatorio, el incumplimiento de esta norma se debe a que el cliente considera que la evaluación conlleva mucho tiempo por lo que en ocasiones se niegan a realizarlas, esto para la Corporación es malo ya que genera informes incompletos que no muestran si realmente aprendieron o no. Conclusión Al incumplir la norma que establece evaluar continua y oportunamente a los alumnos, se desconoce si los participes de la capacitación captaron la misma; el conocer esto es importante debido a que la Corporación puede mejorar las falencias encontradas y brindar capacitaciones de calidad. Recomendación: Al Departamento de Capacitación y Desarrollo 4. Deben analizar la duración de cada evaluación, analizar las preguntas de cada tema de manera especial las del área de comercialización y administración a fin de que todos los alumnos llenen las mismas. Al Directorio 5. Generar un mayor control sobre los capacitadores, velar la disposición de evaluar a los alumnos, forma oportuna y permanente, a fin de tener información que sirva para mejorar y crecer como institución. ÁREA DE CAPACITACIÓN PROCESO: SELECCIÓN DEL PERSONAL Del análisis realizado al proceso de Selección del Personal, se revisó la información de la calificación pertinente al proceso en mención obteniendo 289 resultados que no cumplen con las disposiciones establecidas en los manuales de la Corporación. SELECCIÓN DE PERSONAL CAPACITADOR QUE INCUMPLE REQUERIMIENTOS El 30% del personal que fue escogido para capacitar en el periodo de análisis no cumplía con lo estipulado en el manual de selección de personal; estos no eran especialistas en el tema; esto se debe a que los clientes piden cursos similares en la misma fecha por ende se adapta al tema a personal que lo entienda en ocasiones sin experiencia, al escoger capacitadores no afines con temas específicos, se incumple la normativa de la empresa, además disminuye la calidad de las capacitaciones. Conclusión La omisión del manual de selección del personal ocasiona que personas no especializadas con un tema específico brinden capacitaciones, generando un riesgo para la Corporación debido a que el prestigio de la misma está en juego. Recomendación: A la Directorio 6. Planificar de mejor manera los cursos, creer back-ups para cuando existan capacitaciones de los mismos temas se pueda contar con personal acorde al requerimiento y no se adecue al personal a último momento para la ejecución de la capacitación. 290 PLANIFICACIÓN NO EJECUTADA EN HORAS CLASES Los capacitadores dictaron más horas clases de las que tenían planeadas como lo muestra el indicador con un 67% de cumplimiento, existe personal que cumplen más horas de las asignadas en la planificación incumpliendo la proyección anual del directorio al planificar las horas clases para cada capacitador, esto se debe a la falta de personal especializado en ciertos temas, es por esto que el personal debe dictar más horas clase de las que son planificadas, además a muchos capacitadores se los acoplan para dictar otros temas que no son de su correspondencia, esto conlleva al empleo de capacitadores no afines con temas específicos, incumplimiento de normas de la empresa. Conclusión El incumplimiento de la planificación de horas por dictar ocasiona que personas no especializadas en un tema específico brinden capacitaciones, generando un riesgo para la Corporación debido a que el prestigio de la misma está en juego, esto se debe evitar planificando a corto plazo. Recomendación: Al Directorio 7. Respetar las horas planeadas por dictar de cada capacitador y planear a corto plazo las capacitaciones ya que no se sabe cuál será el comportamiento del mercado, contratar si el caso lo amerita a personal especializado a fin de brindar capacitaciones de calidad. 291 ÁREA DE CAPACITACIÓN PROCESO: CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Del análisis realizado al proceso de Capacitación y Desarrollo, se revisó la información de la calificación pertinente al proceso en mención obteniendo resultados que no cumplen con las disposiciones establecidas en los manuales de la Corporación. OMISIÓN EN EL ANÁLISIS DE METODOLOGÍA POR APLICAR Del total de cursos realizados por la Corporación existe un incumplimiento en la aplicación de una metodología específica en un 20%, omitiendo el análisis de los clientes al escoger la metodología de aprendizaje; la principal razón de esta omisión es la planificación repetitiva de los cursos, sin alizar las características de cada cliente, lo cual conlleva a la incomprensión de los usuarios; no todos tiene las mismas características por lo que cada metodología es vital para brindar calidad de la capacitación. Conclusión El 80% del análisis de los clientes se cumple, la omisión del análisis de las características del cliente genera desfases en la captación de la capacitación, debido a que existen metodologías de aprendizaje adecuadas para cada tipo de personas de allí la importancia del análisis. 292 Recomendación: Al Departamento de Capacitación y Desarrollo 8. Analizar las características de los participes como requisito primordial para que la capacitación sea entendida de mejor manera, además de observar si mas metodologías empleadas son las correctas para cada tipo de cliente. ELABORACIÓN CONSECUTIVA DE MATERIAL DE CAPACITACIÓN En el 20% de cursos dictados se ha observado que se emplea el mismo material sin analizar factores como edad, nivel de estudios, facilidad de tiempo entre otros esto se debe a que los cursos se los tenía que dictar de forma inmediata. Conclusión La omisión del análisis de las características del cliente genera material incomprensible esto se debe a la falta de control sobre la misma, el material es importante ya que ayuda a entender de mejor manera el tema de capacitación. Recomendación Al Departamento de Capacitación y Desarrollo 9. Se recomienda analizar las características de los participes para elaborar el material a emplear en la capacitación, es de suma importancia para el desarrollo del curso. 293 Al Directorio 10. Controlar y aprobar oportunamente la elaboración del material que se empleará en la para capacitar, analizar si este cumple lo los requisitos de la planificación. TIEMPO INSUFICIENTE PARA LAS DINÁMICAS En el 30% de las capacitaciones no se están aplicando las dinámicas, incumpliendo la normativa; la omisión de estas se ha visto a la falta de tiempo de los capacitadores, al igual que la falta de compromiso por medio de los capacitadores. Cuando la capacitación se vuelve tediosa los clientes están fatigados, sin compromiso por lo cual que no atienden. Conclusión Las dinámicas para los clientes son importantes ya que evita que estos recaigan en una capacitación tediosa la misma que afecta la capacidad para captar los temas que se trata de impartir por la Corporación. Recomendación: Al Departamento de Capacitación y Desarrollo 11. Planificar los tiempos de mejor manera para que se realicen las capacitaciones, además comprometer al personal para la ejecución de las dinámicas. 294 INFORMES QUE NO CUMPLEN CON REQUISITOS Del total de informes analizados el 75% cumple con los requerimientos por lo que en cada informe debe constar el cumplimiento de todo lo planificado por la Dirección, el incumplimiento de ciertas actividades como dinámicas elaboración del material entre otros produce que los informes no cumplan con todos los requisitos establecidos por Dirección esto produce que los informes carezcan de información útil para la Corporación. Además incumple lo establecido en la planificación. Conclusión Los informes son de mucha importancia ya que estos nos dan información de la ejecución de los cursos, el incumplimiento de estos o de ciertas disposiciones hace que la información obtenida sea irreal o incompleta la cual es improductiva para la Corporación. Recomendación: Al Departamento de Capacitación y Desarrollo Mantener un control sobre la elaboración de los informes a fin de cumplir todos los puntos de la misma esto ayudará a la consecución de los objetivos de la organización y como base para la mejora continua. 295 Plazo (En días) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 PLANIFICACIÓN NO EJECUTADA EN SU TOTALIDAD Emplear técnicas adecuadas para la planificación Leonardo Palacios 60 días x x 2 CAMBIO DE PREFERENCIAS DE LOS CLIENTES Especialización por parte de los capacitadores en los correspondientes temas José Ponce 90 días x x x 3 DISMINUCIÓN EN GANANCIAS Analizar precios de la competencia Leonardo Palacios, Lorena Mafla, José Ponce 30 días x 4 EVALUACIONES NO REALIZADAS Analizar el motivo del incumplimiento Leonardo Palacios 15 días x 5 SELECCIÓN DE PERSONAL CAPACITADOR QUE INCUMPLE REQUERIMIENTOS Determinar los cursos que mas personal requiere José Ponce 15 días x 6 PLANIFICACIÓN NO EJECUTADA EN HORAS CLASES Observar el personal que no cumple con las horas planeadas Leonardo Palacios 15 días x 7 OMISIÓN EN EL ANÁLISIS DE METODOLOGÍA POR APLICAR Observar la efectividad de las metodologías de aprendizaje Leonardo Palacios, José Ponce 15 días x 8 ELABORACIÓN CONSECUTIVA DE MATERIAL DE CAPACITACIÓN Generar material prediseñado para cada tipo de clientes Andrés Sánchez 5 días x 9 TIEMPO INSUFICIENTE PARA LAS DINÁMICAS Verificar el tiempo de cada dinámica y optimizar recursos Leonardo Palacios, Andrés Sánchez 5 días x 10 INFORMES QUE NO CUMPLEN CON REQUISITOS Analizar el origen del incumplimiento Leonardo Palacios 5 días x CORPORACIÓN FUNDECCO MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES Al 31 Diciembre de 2010 No. Observaciones Disposiciones Nombre del Funcionario Responsable DESDE LA ENTREGA DEL OFICIO Iníciales Fecha PP 26/01/2011 AA 26/01/2011 Elaborado Revisado 296 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1. Conclusiones 1. Según el objetivo del plan de tesis que dice La Auditoría de Gestión destinada al Departamento de Capacitación de la Corporación Fundecco, con el propósito de verificar la eficiencia, eficacia, economía, ecología, y ética de los recursos humanos y materiales para el cumplimiento de los objetivos organizacionales contemplados, se cumplió ya que identificó las operaciones que incumplían con lo establecido por la Dirección de la Corporación Fundecco. 2. La Corporación Fundecco tiene deficiencias en la planificación lo cual genera incumplimientos relacionados a la misma, el origen de esta es la omisión de técnicas adecuadas para la planificación así como un control oportuno de la Dirección hacia el cumplimiento de la misma. 3. El examen de Auditoría sirvió para observar que los clientes prefieren a entidades especializadas en un cierto tipo de capacitación que en empresas que se dedican a capacitar. 4. El incumplimiento de disposiciones de la Dirección hace que los procesos se los cumpla a medias lo cual genera fallas en las capacitaciones y aumenta la posibilidad de que existan potenciales errores en el transcurso del curso. 297 5. La presente tesis servirá a los estudiantes y docentes de la carrera de Finanzas y Auditoría o carreras a fines de la Escuela Politécnica del Ejército, como guía para la elaboración de una Auditoría de Gestión, es por esto la importancia de la misma para la Escuela Politécnica del Ejército y la colectividad. 298 6.2. Recomendaciones 1. La Dirección debe tomar en cuenta las observaciones que el presente trabajo de auditoría ha mencionado a fin de mejorar los procedimientos del departamento de capacitación que es vital para la organización. 2. La Corporación Fundecco debe planificar empleando técnicas y métodos acorde a la realidad de la Corporación a fin de mejorar la eficacia, eficiencia de los procesos del área analizada. 3. Se recomienda especializarse en temas que la competencia los domina y darlos a conocer al mercado para captar mayor cantidad de clientes. 4. Aplicar un control oportuno y pertinente sobre las disposiciones que se planifican, sin omitir ningún paso que la planificación disponga. 5. La Dirección debe motivar más a su personal capacitador para que este realice todas las actividades planificadas, con ánimo a fin que las capacitaciones sean exitosas, que el cliente capte el conocimiento impartido y nos recomiende con potenciales clientes. 299 BIBLIOGRAFÍA PRELIMINAR 1. AGUIRRE, Juan: “Auditoría y Control Interno”, Edición MMVI, Madrid, España 2005. 2. CÓDIGO DE TRABAJO 3. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO: Manual de Auditoría de Gestión, Quito – Ecuador, 2003 4. ESTUPIÑÁN, Rodrigo: Administración de Riesgos E.R.M. y la Auditoría Interna, Primera Edición, Ecoe Ediciones, Colombia, 2006 5. FLANKLIN, Benjamín: “Auditoría Administrativa”, Segunda Edición, Pearson Prentice Hall, México, 2006 6. MANUALES DE LA EMPRESA 7. MANTILLA, Samuel. CANTE, Sandra: Auditoría del Control Interno, Primera Edición, Ecoe Ediciones, Colombia, 2005 8. MENDIVIL, Víctor: “Práctica elemental de auditoría”, ediciones contables, administrativas y fiscales, 13ª Reimpresión, México 2000. 9. WHITTINGTON, O. Ray y PANY, Kart: Auditoría un Enfoque Integral, 14a. Edición, Editorial Mc Graw- Hill, Colombia, 2004. 300 PÁGINAS WEB www.geocities.com www.wikilearning.com www.utpl.edu.ec www.iess.gob.ec www.contraloria.gob.ec www.uv.es